檔案數字化管理理論及應用論文
摘要：檔案數字化管理是檔案管理發展的必然趨勢，是實現檔案管理的科學化、現代化、規范化的必由之路。本文擬對檔案數字化管理的理論和應用進行論述，作為對檔案數字化管理知識的科普宣傳，希望能為早日全面實現檔案數字化管理作出微薄貢獻。
關鍵詞：檔案數字化管理；理論；應用
隨著社會發展和技術進步，數字技術已廣泛應用于社會生活的各個領域，各行各業。檔案管理現代化已成為發展趨勢，對增加檔案存儲量，提高傳播速度，提升檔案社會效益和經濟效益有著極其重要的意義，是實現檔案管理的科學化、現代化、規范化的必由之路。
一、檔案數字化管理概念和意義
1.概念：數字化,是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號,或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，再以微型計算機對數字編碼進行壓縮、調制與解調的信息處理技術,通常稱為數字化技術。檔案數字化管理就是將數字技術應用于檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發利用各個環節，改變傳統紙質、影像、實物檔案管理手段，實現檔案信息資源數字化，存儲集成化，傳遞網絡化，開發利用共享化，管理現代化。2.實現檔案數字化管理的意義：一是使傳統的檔案管理搭上電子科技發展現代化快車，實現了檔案管理的科學化和現代化。二是增大檔案信息存儲量，提高了查找檢索速度，全面提高了檔案管理工作效率。三是檔案信息傳輸網絡化，為檔案信息開發利用共享和極大的提高檔案行業的社會效益創造了條件。
二、檔案數字化管理內容
1.檔案信息數字化。所謂檔案資源信息數字化，就是將傳統紙質、文字、圖像、電子文件、非數碼影像等檔案信息資源轉化為數字信號和數字編碼，生成數字化檔案。這是檔案數字化管理的基礎。檔案資源信息數字化一般分兩個大的方面：一是對館藏傳統的紙質文字、圖像等檔案資源有選擇性的使用數字模擬整合技術將各種檔案信息數字化；運用計算機、掃描儀、數碼照相機、語音輸入等技術將檔案原件等多媒體技術對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進行處理并再次顯示，從而實現檔案的數字化。有選擇性，就是對于大量的歷史檔案資源不能全部轉化，而是進行科學性選擇，體現系統性和特色性原則。二是對現實中新生成的紙質、電子、非數碼圖像，依靠以上技術直接轉化為數字檔案。兩者形成完整的數字化檔案數據庫。2.數字化檔案存儲、傳輸安全防護技術。檔案存儲、傳輸安全是檔案管理的基本要求。實行檔案數字化管理首先解決好存儲和傳輸安全問題，克服數字化存儲和網絡傳輸中的泄密現象。在檔案數字化管理中采取加密技術確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術確保用戶為網上合法用戶；簽署技術是證實該文確實出自作者，且內容未被他人改動；防寫技術確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術使本機構網絡與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上技術措施，設置檔案信息存儲和網絡傳輸安全保護屏障，實現檔案數字化管理安全化。3.檔案信息網絡化傳輸和信息資源的共享。檔案數字化管理為提升檔案信息社會化服務的效率和效益創造了條件，檔案信息通過網絡傳輸，實現多地檔案信息快速傳遞和共享是檔案數字化管理的重要內容。通過創建檔案自身網絡平臺，以寬帶網為傳輸通道，在高速網絡化的基礎上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務。并極大的提高信息轉播速度，擴大傳播范圍。另一方面，由于各級、各地區檔案館或企事業的檔案各具特色，在高速發達的網絡上只是一個節點，單獨的數據庫，不能滿足全社會用戶的信息需求，而通過網絡升級就能實現各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。
三、實現檔案數字化管理的必備條件
目前，我國國家級和省級專業檔案館或知名高校實現或部分實現了檔案數字化管理，多數地方專業檔案館和基層企事業單位檔案室還沒有實現數字化管理，還不具備應有的條件。但檔案數字化管理是方向是發展趨勢，全國檔案部門都要積極努力，創造條件，早日實現檔案數字化管理。推動我國檔案事業的現代化發展進程。就目前而言，實現檔案數字化管理應該具備以下三個主要條件。1.具備系列數字模擬整合、數字編碼、存儲、傳播設備。具體設備包括：計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設備等。這就要求檔案管理部門領導要對于實現檔案數字化管理給予重視，增加投入，升級現有設備，改善現有工作條件，以符合檔案數字化管理要求。2.國家統一制定并嚴格執行檔案信息化管理標準，包括運行管理性標準、業務性標準和技術性標準，規定統一使用的硬、軟件系統、電子文件格式。以消除檔案信息網絡傳輸、接受使用、共享檔案信息中的技術障礙和區域壁壘。實現檔案信息網絡快速準確傳輸和充分共享。3.配備符合檔案數字化管理的復合型檔案管理人員。檔案數字化管理需要新型管理人員隊伍，由于檔案數字化管理應用涉及多個專業技術領域，包含：檔案學、計算機科學、電子網絡技術、文學、堅定的政治立場和原則等。因此，檔案管理人員應是具備以上知識專業和政治要求的復合型人才。配備復合型管理人員要通過對現有檔案管理人員進行專業培訓提高和引進人才等多種方式逐步配備到位。對于符合條件的在崗檔案管理人員要給予一定的政治、經濟待遇，增強其做好工作的積極性，激發其創造性。
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