檔案管理信息技術的論文電科論文
1在檔案管理內容中的應用
檔案管理內容繁瑣復雜,一般都是管理人員人工完成檔案內容,在檔案內容管理中運用電子信息技術能夠有效改善工作質量,提高工作效率,具體的應用有幾方面的內容:存儲文件目錄、復制、檢索;存儲檔案內容信息和檢索;統計、編目和匯總檔案文件;標引文件關鍵詞;管理借閱,提供借閱咨詢服務;打印文件目錄;管理保管室安全;傳輸數據,進行系統維護。
2在構建檔案信息管理系統中的應用
為了提高管理效率,可以開發多種現代化技術集于一身的檔案信息管理系統,可以將電子信息技術大量應用其中。可以使用InternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器,采用微軟SQLServer2003來構建后臺數據庫。很多管理系統都是模塊化的,這些系統同樣大量的應用了電子信息技術,運用電子信息技術將各個模塊的功能緊密連接起來,形成一個完整的信息管理系統。因此,在檔案管理工作中,信息技術是無處不在的,而信息技術也有效促進了信息化檔案管理的發展。
3在備份恢復中的應用
電子檔案是以計算機數據的形式存在的,因此同樣會發生丟失、損壞等問題,目前計算機病毒、軟件等問題帶來了嚴重的網絡安全問題,也威脅到了電子檔案的安全性,如果發生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況,將會引發嚴重的后果。因此在管理檔案的過程中,勢必要使用信息技術備份電子檔案,發生意外情況則要恢復檔案。一般的備份恢復包括幾個部分,如軟件備份、硬件備份和恢復計劃等,要完成備份需要使用應用軟件、系統軟件以及驅動等,現在一般用硬盤保存備份,硬盤容量大、價格低,恢復速度較快,體積小易于保存。
4推動信息化檔案管理的進一步發展
可以從以下幾個方面著手:首先要將紙質檔案電子化,調查結果顯示,已經有軟件開發商開發出了一種系統,實現將圖文資料批量數字化,簡單來說,就是將紙質文件掃描到硬盤或者光盤中,在使用時可以檢索關鍵字或者關鍵詞;第二,電子檔案要進行歸檔保護,環境會對電子檔案產生一定程度的影響,因此對電子檔案要進行定期維護和檢測,建立完善的電子檔案管理制度,電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄;第三,加強電子檔案的安全管理,對管理人員要進行安全教育,督促其改善管理方式,妥善解決檔案管理工作中可能出現的安全問題,針對可能出現的問題,制定完善的安全防范措施。
5結束語
綜上,分析了信息技術的內涵,介紹了信息技術的優勢和當前檔案管理工作中存在的若干問題,最后詳細分析了信息技術在檔案管理中的具體應用。
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