高校檔案管理創(chuàng)新措施論文
摘要：本文分析了數字時代對高校檔案管理工作的要求，并對河南信息統(tǒng)計職業(yè)學院檔案管理工作存在問題進行深入、詳細分析，提出了相應的解決方案，以期為相關領域的研究提供參考。
關鍵詞：數字時代；高等學校檔案；管理創(chuàng)新
在數字時代，數字化、網絡化已成為人類社會邁入信息網絡社會的兩大基本趨勢。社會網絡化進程的加快，高等學校檔案載體的多元性、信息源的多樣性、內容描述的豐富性、管理方式的靈活性等日益突顯。這些變化給高校檔案管理現(xiàn)代化提出了一個新的標準，即高等學校文件、檔案管理的網絡化、多元化、復雜化。但是，河南信息統(tǒng)計職業(yè)學院的檔案資源管理還沒有適應數字時代的步伐和要求，檔案的價值和功能尚沒有得到充分發(fā)揮。
1數字時代對高校檔案管理工作的要求
1.1數字時代發(fā)展的需求。隨著數字時代的發(fā)展，信息成為比物質和能源更為重要的資源，以開發(fā)和利用信息資源為目的信息經濟活動迅速擴大，以數字化校園、智慧校園為主體的信息化建設，全面融入到了高校教學、科研、管理等各個方面，檔案信息化建設成為檔案管理的必然趨勢。1.2校園建設的要求。隨著高校事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案工作呈現(xiàn)新的發(fā)展態(tài)勢。一是檔案內容不斷增加，內涵不斷豐富，學校在數字時代發(fā)展的大潮中，也要求檔案管理者能及時地收集檔案，提供準確、有效的信息，以不斷豐富檔案內容。二是隨著辦公自動化水平的提高，辦公檔案的載體也發(fā)生了變化。圖片、音像、磁盤等多種檔案載體類型并存，逐步取代了單一的紙質檔案，載體的類型數字化程度日益提高。必須利用豐富的檔案信息資源，挖掘校園文化內涵，凝練和傳播大學精神，發(fā)揮數字資源效用。1.3師生員工對檔案的需求。高校作為重要的人才培養(yǎng)和社會服務基地，居于科學研究的前沿，在知識傳播和獲取方面有先天的優(yōu)勢，更應該重視檔案資源的開發(fā)利用，不斷提高檔案信息化水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經不能滿足高校的使用需要，不能實現(xiàn)檔案信息的快速查詢與訪問，無法適應現(xiàn)代檔案信息化的管理要求。
2河南信息統(tǒng)計職業(yè)學院檔案管理現(xiàn)狀
2.1檔案管理制度的健全性和執(zhí)行力問題。目前，河南信息統(tǒng)計職業(yè)學院盡管都制訂了相關的檔案管理制度，然而，這些管理制度仍不太完善。主要表現(xiàn)在如下幾個方面：一是數字檔案管理不規(guī)范。數字時代背景下，檔案管理工作人員的工作任務和工作職責沒有明確、具體的規(guī)定，只是規(guī)定了一些簡單、粗糙的內容，檔案歸檔時間、歸檔范圍上的相關規(guī)定則特別簡陋、模糊，對于檔案在查閱、借閱時的登記更沒有十分完善的規(guī)定，由此造成檔案材料的損毀、丟失等現(xiàn)象時常出現(xiàn)。二是檔案原始材料歸檔制度不健全。歸檔制度不健全導致檔案原始材料收集難、收集的材料不完整，甚至不準確和不系統(tǒng)，不能完全滿足數字時代背景下高校檔案管理工作的需求。目前，學院教師對于檔案收集、管理工作也不夠重視，甚至不太認可檔案管理工作。在日常檔案材料的收集、整理、保存過程中，部分檔案材料收集不全的現(xiàn)象時有發(fā)生，如有的檔案材料只收集了文字部分，對于影像、圖表、表格等部分內容沒有很好地記錄下來；又如在教學材料收集過程中，教學科研成果是教師自己在教學過程中取得的成就，應該由其保管自己的勞動成果，以便日后查閱、使用，然而，有的教師擔心檔案管理部門會把自己辛苦取得的科研成果材料弄丟，也有的教師認為一旦自己的科研成果材料上交給學校后，自己以后使用起來不方便，還需要辦理各種各樣的繁雜手續(xù)，影響到自己對科研成果材料的使用。三是數字檔案材料整理不規(guī)范。目前，由于河南信息統(tǒng)計職業(yè)學院檔案工作管理制度不太完善，在檔案收集、整理過程中，對檔案材料的重要性沒有更好地認識，直接導致檔案管理人員沒有責任感、主動性，缺乏認真、負責的工作態(tài)度。在實際操作中，檔案管理人員往往只注意對紅頭文件的收集與整理，往往忽視了一些零散材料的收集與歸檔，對于一些管理工作材料的收集和整理不夠認真，歸檔也不太規(guī)范，忽視了對原始文稿、資料的收集整理，認為這些材料都不太重要，利用的價值也不高，沒有認真進行相關材料的歸類、存檔，導致在以后的管理使用中，查閱困難，甚至遺失的現(xiàn)象經常發(fā)生，嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展。2.2管理職責劃分的明晰性與協(xié)同性問題。檔案管理工作人員的工作任務和工作職責沒有明確、具體的規(guī)定，導致工作人員在檔案管理過程中不負責，推三諉四，沒有責任感的現(xiàn)象時有發(fā)生，使檔案管理工作得不到有效開展，很多學校就會投入大量的人力、物力與財力，做表面性的工程，忽視了日常的積累，嚴重降低了檔案的應用價值。同時，由于檔案管理涉及方方面面的內容，檔案管理內容繁多，檔案較為分散，每個職能部門均直接（間接）承擔著檔案保存及管理工作。這樣的多頭管理特別容易造成范圍不清，職責不清。2.3技術應用素質的綜合性和專業(yè)性問題。檔案管理人員極少數是檔案學專業(yè)出身的，主要表現(xiàn)在計算機水平落后，實際操作能力差，對工作流程不熟悉，業(yè)務范圍不明確等方面，這樣的檔案管理隊伍無法滿足檔案管理現(xiàn)代化工作的要求。工作人員的綜合素質不高，直接影響高等院校檔案管理工作水平。專業(yè)性檔案管理人才缺失是檔案管理工作中一個十分嚴重、棘手的問題，隨著數字時代的到來，必須建立一個專業(yè)性強、綜合素質高的檔案管理人才隊伍。
3創(chuàng)新高等院校教學管理模式的具體措施
面對數字時代電子計算機的飛速發(fā)展，應當樹立檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新意識，從培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)化、規(guī)范化檔案管理知識能力入手，幫助其徹底轉變傳統(tǒng)的、陳舊的檔案整理觀念，樹立面向未來的現(xiàn)代化檔案管理意識，全面樹立檔案管理創(chuàng)新、服務意識，不斷提升檔案管理工作人員技術水平、業(yè)務素質。3.1建立高等院校檔案管理標準。高等院校檔案信息資源建設是我國數字時代背景下，高等院校檔案管理現(xiàn)代化工作的重點與關鍵點，實現(xiàn)高等院校檔案信息化需要各項管理規(guī)定的保障。目前，在檔案管理實踐過程中，河南信息統(tǒng)計職業(yè)學院存在管理方法簡單、管理手段落后等問題，影響檔案管理規(guī)范化進程。為了提升高等院校檔案的建設質量，適應我國高等院校檔案現(xiàn)代化管理的規(guī)范化要求，高等院校應結合自身實際情況，建立一套規(guī)范、操作性強的檔案管理制度，選擇符合學校實際的先進、可靠和適用的檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案管理工作順利推進。3.2規(guī)范高等院校檔案信息平臺。逐步推行檔案信息平臺建設工作，做好數字時代高等院校檔案信息化、系統(tǒng)化、網絡化工作。建立數字化的檔案信息庫，方便職能部門、教師、檔案工作人員查閱檔案；通過網絡化的檔案服務，實現(xiàn)不同院校教學資源之間的共享，提升檔案的利用率。3.3建立高等院校檔案管理體系。基于目前檔案管理部門工作職責不清、任務不明的現(xiàn)狀，應建立由學校負責人、二級學院負責人、專職檔案管理工作人員組成的檔案管理體系，具體制訂數字時代背景下，每個崗位的工作職責，避免出現(xiàn)問題后的“推諉扯皮”現(xiàn)象發(fā)生。轉變檔案管理的創(chuàng)新方式，重點應包括由實體檔案管理為主轉向以數字化檔案管理為主、資源管理為主，促進技術應用管理由區(qū)域性管理向全方位、網絡化管理模式轉變的創(chuàng)新。3.4加強高等院校檔案管理隊伍建設。一是提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。一方面要加強檔案管理人員專業(yè)理論知識的學習，做到對檔案專業(yè)知識了然于胸；另一方面要密切關注數字時代背景下，高等院校檔案管理的新動態(tài)，及時更新先進的管理技術與手段。二是提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。營造積極向上、正能量的工作氛圍，努力培養(yǎng)和增強高等院校檔案管理工作人員的責任感與榮譽感，弘揚無私奉獻的為人民服務精神。三是加強在職人員的職業(yè)培訓力度，提升檔案管理人員的業(yè)務水平，使其能熟練、高效地操作掃描儀、照相機、計算機、移動硬盤等電子設備。
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作者：朱曉杰
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