信息化下企業(yè)檔案管理模式的不足及創(chuàng)新論文
近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)很多企業(yè)在信息化的背景下都面臨著不小的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。企業(yè)的檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展是十分重要的。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)為了能夠在這種環(huán)境下很好的生存下去，從而更進(jìn)一步的發(fā)展，就需要對(duì)自身的特點(diǎn)與所處的環(huán)境進(jìn)行深入的了解，充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，堅(jiān)持不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
1 傳統(tǒng)檔案管理模式的現(xiàn)存問題
1.1 檔案管理意識(shí)薄弱
很多的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)程度不到位，檔案管理意識(shí)相對(duì)較為薄弱，這也就使得與檔案管理相關(guān)的資金投入也就相對(duì)的較少，檔案管理所配置的設(shè)備就相對(duì)的落后和不到位。與檔案管理相關(guān)的工作人員其本身的專業(yè)素質(zhì)也對(duì)企業(yè)的檔案管理是否合理起到非常重要的作用。目前，我國(guó)很對(duì)企業(yè)的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)并不強(qiáng)，他們有的還屬于半路出家，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于企業(yè)以及市場(chǎng)的發(fā)展都不能及時(shí)的進(jìn)行了解，使得企業(yè)的檔案管理跟不上時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。
1.2 技術(shù)相對(duì)落后
企業(yè)檔案信息化管理離不開科學(xué)技術(shù)的支持，雖然，我國(guó)的很多企業(yè)都建立有屬于他們自己的電子信息檔案管理系統(tǒng)，但是，他們所采用的技術(shù)手段都相對(duì)的比較落后，甚至還有一些企業(yè)仍然使用者傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式（經(jīng)驗(yàn)管理以及人工管理），檔案的優(yōu)勢(shì)得不到充分的發(fā)揮，企業(yè)的額發(fā)展也會(huì)受到影響。
1.3 缺乏一個(gè)健全的管理制度
企業(yè)檔案管理制度的不健全也是當(dāng)下很多企業(yè)檔案管理所必須解決的問題，檔案管理的不健全主要表現(xiàn)在：①檔案的整理不規(guī)范，很多的企業(yè)對(duì)于檔案的收集和整理的重視程度不夠，使得有些檔案不能及時(shí)的進(jìn)行整理，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象，檔案的整理效率及其低下，而且有些企業(yè)的檔案整理工作人員的專業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低，也使得檔案的整理存在很多不規(guī)范的地方。②企業(yè)在檔案的利用已經(jīng)評(píng)估方面也存在不合理的地方，因?yàn)闄n案的收集和整理都存在著不合理的地方，這很容易造成檔案缺失，極大的降低了檔案的利用價(jià)值，很多的企業(yè)也沒有一個(gè)合理的檔案評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)于檔案的收集整理等方面的工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，不能及時(shí)的對(duì)其進(jìn)行了解，不利于提高企業(yè)的檔案利用率以及利用價(jià)值，從而嚴(yán)重的影響了企業(yè)的發(fā)展。
2 信息背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新分析
2.1 管理理念的創(chuàng)新
一個(gè)企業(yè)的檔案信息記錄著整個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，它既包含著企業(yè)發(fā)展的技術(shù)投入，也有企業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。所以，企業(yè)的檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是十分重要的，是保證企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重要條件。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的背景下，企業(yè)的檔案管理工作需要適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，其中檔案管理產(chǎn)業(yè)化對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是十分有益的。企業(yè)檔案管理產(chǎn)業(yè)化需要檔案管理的工作人員本身需要較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，而且檔案管理工作人員也需要具有與時(shí)俱進(jìn)的思想，在當(dāng)前信息化時(shí)代的大背景下，不斷的提高檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的作用，充分發(fā)揮出檔案在企業(yè)中的意義。
2.2 體制創(chuàng)新
第一，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行一體化管理。一體化管理能夠有效的提高企業(yè)檔案的利用率，將檔案、信息、資料等一切信息資源進(jìn)行集中管理，也有利于不同信息管理部門的交流合作。
第二，加強(qiáng)全過(guò)程控制。全過(guò)程控制就是將原來(lái)的檔案管理模式向檔案材料全過(guò)程管理模式轉(zhuǎn)變。這就需要在進(jìn)行檔案管理的工作中，將檔案信息的生成、收集、處理、入庫(kù)、利用等整個(gè)過(guò)程進(jìn)行記錄，對(duì)其進(jìn)行全程管理。
第三，將考核機(jī)制運(yùn)用到檔案管理工作中來(lái)。檔案管理工作人員本身應(yīng)該具有較強(qiáng)的知識(shí)能力，尤其是在信息化時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)應(yīng)用以及信息化管理等方面的能力是必不可少的。將考核機(jī)制引用到檔案管理工作中來(lái)，對(duì)培養(yǎng)以及激勵(lì)檔案管理工作人員起到促進(jìn)作用。
2.3 創(chuàng)新管理模式
信息技術(shù)已經(jīng)深入到我們生活的方方面面中，而且信息技術(shù)也受到了很多企業(yè)的歡迎，將信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)檔案管理中來(lái)是檔桿管理發(fā)展的趨勢(shì)。在現(xiàn)代化的檔案管理中，通過(guò)建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，將那些紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行處理后，將其轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，并將其儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，當(dāng)使用的時(shí)候，指需要通過(guò)計(jì)算機(jī)或者其他設(shè)備連接到數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以快速的查找到，這極大的提高了檔案的利用率，同時(shí)電子檔案也非常的方便保存，也能有效的保證檔案的完整性。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在信息化時(shí)代的大背景下，企業(yè)的檔案管理工作對(duì)于一個(gè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展起到十分重要的作用。所以，在現(xiàn)代化的企業(yè)管理工作中，要對(duì)檔案管理又足夠的重視，對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，從而不斷的完善企業(yè)的檔案信息管理，發(fā)揮檔案的真正作用，最終為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。
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