檔案信息化管理策略分析論文
所謂檔案信息化，就是指在國家檔案刑偵管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，合理應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案資源進行處置和管理，提高檔案管理效率，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務，促進檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。檔案管理化過程就是檔案管理模式的轉(zhuǎn)變過程，不再以檔案實體為重心，逐漸發(fā)展為以檔案信息為重心。檔案信息化要求檔案管理充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)，以提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
1 檔案信息化所面臨的風險問題
館藏檔案數(shù)字化是開發(fā)和提供檔案利用的主要手段，數(shù)字化加工可能引起檔案原件磨損、檔案丟失、檔案信息泄密、以及因參數(shù)設置或操作工序等問題引起從模擬到數(shù)字轉(zhuǎn)換過程中檔案信息的不完整、不準確、不標準等風險。
數(shù)字檔案信息依附的軟硬件網(wǎng)絡環(huán)境存在先天不足和技術(shù)方面的風險。網(wǎng)絡、計算機、服務器、存儲設備、系統(tǒng)軟件和檔案管理信息系統(tǒng)是數(shù)字化檔案信息賴以生存的IT基礎環(huán)境，也是引發(fā)檔案信息安全問題的風險基地。
檔案信息化應用系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)性和知識綜合性，以及以指數(shù)方式快速增長的電子文件的存儲與保管，要求對檔案信息實施科學組織、合理存儲、有效管理和安全備份，這對具有傳統(tǒng)知識結(jié)構(gòu)的檔案工作者而言是個挑戰(zhàn)，若不及時參與繼續(xù)教育，更新知識結(jié)構(gòu)，了解和研究電子文件及其工作機理，檔案人員將會面臨難以應對電子文件管理工作之風險。
2 保證檔案管理信息化安全建設的有效措施
2.1 提高檔案管理人員的信息化意識，并加強人才隊伍建設
檔案信息化管理具有一定特殊性，與傳統(tǒng)檔案管理相比，其通過對計算機技術(shù)的有效運用，促進了檔案信息的自動登記、歸檔、查詢和傳遞的實現(xiàn)，有效的提高了檔案管理效率。但檔案信息化管理對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和崗位技能都提出了嚴格的要求，檔案管理人員應當全面了解電子文件的特征和電子檔案的全程管理模式，熟練運用網(wǎng)絡安全防護系統(tǒng)，切實提高檔案信息化管理效率，保障檔案信息化管理的安全性。檔案管理人員應當不斷學習新知識和新技術(shù)，豐富自己頭腦，積極參與單位組織的培訓活動，切實提高檔案管理人員自身信息化意識和專業(yè)能力，切實提高檔案管理的有效性。
檔案信息化管理過程中，檔案管理人員始終是檔案管理的主體，是影響檔案現(xiàn)代化管理水平的重要因素，因此檔案管理人員應黨堅持與時俱進，全面提高檔案管理人員自身的檔案管理意識，加強人才隊伍建設，推進檔案信息化管理的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展形勢下，高素質(zhì)的檔案信息化管理人才應當具備專業(yè)的檔案管理意識，并具備合理運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，因此相關(guān)部門應當定期組織檔案管理人員參加檔案信息化管理培訓，不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，增強責任意識和崗位技能，加快推進檔案信息化管理的人才隊伍建設，推進檔案信息化建設的順利開展。
2.2 建立技術(shù)保障體系，保障應用軟件安全
為保障檔案信息資源的安全，應當對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全防護，不同類型的信息技術(shù)產(chǎn)品的使用，應當從系統(tǒng)保護、信息保存等多個方面入手，建立規(guī)范的技術(shù)保障體系，為檔案信息化管理提供可靠的技術(shù)支持。與此同時，應當結(jié)合檔案信息化管理的實際情況，研發(fā)身份識別認證系統(tǒng)，合理設置檔案權(quán)限，確保只有合法用戶才有權(quán)限進入系統(tǒng)內(nèi)查詢相關(guān)檔案信息資源，以保證系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，提高檔案信息化管理的有效性。一旦出現(xiàn)內(nèi)部檔案管理人員非法操作查看檔案信息資源的情況，應當采取有效措施進行處置，并充分做好檔案數(shù)據(jù)信息的加密工作，保證應用軟件運行的安全性。
2.3 加強檔案信息安全保障體系建設
當前國家層面上對電子文件管理的要求是同時保管紙質(zhì)文檔和電子文檔。
《電子公文歸檔管理暫行辦法》中指出，電子公文形成單位應當將具有長期保存價值的電子公文制作成紙質(zhì)公文，并連同電子公文原載體一同歸檔保存，并建立有效的聯(lián)系，便于后期查詢和利用。電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，為提高其保存和管理效率，應當加強檔案信息安全保障體系建設，積極采取有效技術(shù)措施保障信息安全。當前檔案信息化管理中比較常用的安全技術(shù)主要有密鑰技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗證、防火以及水印等技術(shù)，而在管理方面，主要以異地備份和存用分離的方式加強對檔案信息資源的安全管理，全面提高檔案信息化管理的安全性和可靠性。
檔案信息化管理的主體是人，電子文件的制作和管理也是由人來完成的，因此在檔案信息化管理過程中，應當對參與電子檔案的制作和管理的相關(guān)人員加強思想道德教育和素質(zhì)、資質(zhì)審查，堅決不允許責任意識差、思想道德品質(zhì)差的人員參與到電子檔案的制作和歸檔過程中，切實保障電子檔案與歸檔電子文件的真實性和安全性。在日常檔案信息化管理工作中，應當定期組織開展活動，培養(yǎng)檔案管理人員的思想品質(zhì)和道德意識，調(diào)動其工作積極性，強化檔案管理人員的責任意識，提高其檔案管理水平，為檔案信息化管理工作的順利開展打下堅實的基礎。與此同時，應當積極建立電子檔案管理的崗位責任制，堅決落實工作責任，保證檔案信息化管理全過程的真實性和有效性。
2.4 加大投入，增配軟、硬件設施
高質(zhì)量檔案信息化的實現(xiàn)必須投入大量的人力、財力、物力。根據(jù)檔案管理的實際需求配置相應的軟硬件設施。當前的檔案管理資金主要來自政府撥款，為了加快改造的步伐，也可以采取收入資金的方式。如果遇到一些阻礙，也可以向上級主管部門溝通，并商榷解決辦法，加強檔案信息化的發(fā)展。
2.5 病毒防范與治理
病毒對檔案管理具有一定的威脅，所以信息化檔案管理人員應該根據(jù)實際情況建立起高級病毒防范網(wǎng)，對不斷升級的病毒都提出相應的解決辦法。對相關(guān)管理人員的信息技術(shù)培訓十分必要，有利于提高其安全意識。
2.6 建立監(jiān)督執(zhí)行體系
對檔案信息化管理工作進行監(jiān)督能夠提高檔案工作的質(zhì)量。一方面要強化對整個檔案信息化管理工作的過程控制和跟蹤，保證每一個步驟都能夠有效落實，實現(xiàn)信息化管理的要求和目標。檔案管理工作的信息化保障工作通過監(jiān)督分析和管理，進一步推進相關(guān)標準和規(guī)范的升級。
結(jié)束語
總而言之，檔案信息化管理是檔案管理形式上的新突破，是推進檔案信息化建設的重要前提和基礎，在推進社會發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。為進一步提高檔案信息化管理效果，應當從檔案管理制度、人才以及設施等多個方面加強管理，提高檔案信息的安全性和保密性，從而促進檔案信息資源的實際應用價值的有效發(fā)揮，更好的為社會群體提供檔案信息服務。
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