知識經(jīng)濟時代企業(yè)檔案管理策略論文
【摘要】知識經(jīng)濟時代背景下，企業(yè)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。為了更好地解決應對新型經(jīng)濟帶來的難題，保證企業(yè)更好地發(fā)展，本文首先分析了檔案管理對企業(yè)的重要作用，然后對企業(yè)檔案管理策略提出了幾點思考和建議。
【關(guān)鍵詞】知識經(jīng)濟；檔案管理；管理策略
檔案是記錄個人、團體、社會等行為活動的重要形式，是使得整個人類社會在時間上關(guān)聯(lián)的重要基礎。從古至今，檔案記錄工作經(jīng)歷了各種各樣的形式，如繩結(jié)法、刻木法、甲骨等，發(fā)展到現(xiàn)在以文本記錄和電子記錄為主的檔案記錄形式。這些發(fā)展無處不體現(xiàn)著人類智慧和高速發(fā)展的科學技術(shù)。在科技迅速發(fā)展的現(xiàn)代社會，“知識”的價值越來越凸顯出來，對經(jīng)濟社會的發(fā)展起著重要作用，不言而喻，我們已經(jīng)步入了知識經(jīng)濟時代，知識不論在個人價值、社會生產(chǎn)總值等方面發(fā)揮著重要作用，提高了各行業(yè)產(chǎn)品、服務等的質(zhì)量和價值。在知識經(jīng)濟時代環(huán)境下，檔案和檔案管理工作也發(fā)生著轉(zhuǎn)變。隨著我國經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，檔案工作也由單一的國家機構(gòu)形式，向著多元化的方向發(fā)展。檔案不僅在國家方面，在記錄企業(yè)、團體、個人等活動也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展。為了更好地理解知識經(jīng)濟時代背景下，企業(yè)檔案管理工作的變化及企業(yè)檔案管理策略的調(diào)整，本文首先分析了檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要作用，然后根據(jù)時代和社會發(fā)展的需求，對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作展開了思考。
一、檔案管理對企業(yè)的重要作用
檔案工作是人類社會的重要工作之一，國家、團體、企業(yè)、個人都將檔案工作看的至關(guān)重要。目前，國家機構(gòu)也對該方面工作進行了系統(tǒng)的規(guī)范化調(diào)整，目的也是保留人類智慧的結(jié)晶，對后人的研究和社會的發(fā)展也有重要價值。在政府機構(gòu)中，檔案是其建立、生存和發(fā)展的基礎，是不可或缺的重要工作。同樣在企業(yè)中，檔案工作具有記錄企業(yè)業(yè)務、文化、發(fā)展等各方面的重要使命，檔案記錄了企業(yè)各個機構(gòu)、各個時間段重要工作的開展和發(fā)展遇到的各類問題，可以提供寶貴經(jīng)驗和教訓，是企業(yè)賴以生存發(fā)展、制定合理的發(fā)展方向的重要參考依據(jù)，是保證企業(yè)高效、可持續(xù)健康發(fā)展的重要保障，有利于提高企業(yè)決策者決策水平。
�。ㄒ唬⿺�(shù)據(jù)價值。檔案記錄了企業(yè)各項活動精確地數(shù)據(jù)、過程等，這些單靠人腦是不足以長久記憶的，并且不能提供更加直觀有效的表現(xiàn)形式。而對于檔案，不僅可以利用文字永恒的記憶企業(yè)相關(guān)活動，而且其呈現(xiàn)形式可以多樣化，有利于企業(yè)決策者更好的獲取歷史數(shù)據(jù)，做出更為客觀的評論。同樣的，這些記錄數(shù)據(jù)可以作為企業(yè)的憑證，當企業(yè)出現(xiàn)問題時，可以采用這些記錄的數(shù)據(jù)作為重要依據(jù)，為矛盾的解決提供證據(jù)。
（二）保密價值。除了企業(yè)基本的活動記錄外，檔案還可以記錄企業(yè)的私密數(shù)據(jù)，或是獨有技術(shù)，或是項目競標底價，這些一般具有很高的商業(yè)機密價值，不能對外公開。因此，企業(yè)應當充分利用好檔案的保密價值，管理好該部分內(nèi)容，一旦泄露，會造成不可估量的損害，甚至導致企業(yè)一蹶不振。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理策略調(diào)整
從檔案工作對企業(yè)的重要作用可以看出，檔案工作對于企業(yè)具有不可替代的作用，而對于一些企業(yè)，并沒有將檔案工作放在重要的位置，因此需要制定合理有效的管理措施，以適應社會發(fā)展的需要。在知識經(jīng)濟時代背景下，企業(yè)檔案的管理策略也面臨著很多新的問題，因此需要針對性的進行調(diào)整檔案管理策略。
（一）加強員工的檔案意識。由于企業(yè)機構(gòu)復雜、人員混亂，各部門的資料相對散亂。如果對相關(guān)材料不能及時歸類整理，很可能造成重要信息的丟失，從而為檔案整理帶來很大的麻煩。因此，增強員工的檔案整理意識，對于提高檔案管理水平和效率具有重要作用。只有每個人意識到檔案的重要性，才能使得檔案資料的收集、整理、歸類更加高效，同時也提高了檔案的完整性。
（二）提高人員的辦公能力。在知識經(jīng)濟時代，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，采用信息化辦公的方式，可以大大提高檔案管理的水平，但同時也對人員的辦公能力提出了更高的要求。信息化辦公方式打破了以往以紙質(zhì)文件為主的方式，不但可以有效提高檔案的整理效率，還有利于相關(guān)資料的查找和搜集。因此，最重要是根據(jù)公司實際，建立健全、安全的檔案管理信息化標準，對招聘人員的工作能力提出新的要求。應聘人員不但須具備基本的檔案工作知識，還需要熟練使用基本的辦公軟件。除此之外，在提高人員信息化辦公能力的同時，還需要注重檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。這可以通過建立監(jiān)測、檢查、核算等方式，在每一環(huán)節(jié)杜絕檔案數(shù)據(jù)泄露的可能。
�。ㄈ┙∪珯n案管理體制機制。企業(yè)的檔案是企業(yè)資料整合、管理的重要形式，因此企業(yè)要建立專門的檔案工作室，用于保管本企業(yè)重要的檔案數(shù)據(jù)。除了一般性的保存企業(yè)運營數(shù)據(jù)外，隨著現(xiàn)代企業(yè)技術(shù)方面的競爭逐步加大，對于檔案管理館，最重要的還是保存企業(yè)獨有的技術(shù)資料。在企業(yè)建立檔案館，主要負責企業(yè)內(nèi)部資料的整理和搜集，有利于不斷推進企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、信息化管理，提高企業(yè)檔案管理水平。檔案管理的水平的提高，就可以更好地為企業(yè)提供服務，提高企業(yè)決策者的決策水平。此外，檔案管理的持續(xù)性發(fā)展，是企業(yè)一脈相承又與時俱進的基礎，是提高企業(yè)文化影響力的重要保證。
結(jié)束語
針對知識經(jīng)濟時代背景下，企業(yè)檔案管理面臨的新的問題和挑戰(zhàn)，本文分析了檔案工作對企業(yè)的數(shù)據(jù)價值和保密價值兩個重要作用；然后根據(jù)時代發(fā)展需要，提出現(xiàn)代企業(yè)管理需要提高員工檔案意識、提高人員的辦公能力和健全企業(yè)檔案管理體制機制三個重要方面的內(nèi)容。只有大力提高檔案管理水平，才能使得檔案為企業(yè)更好地提供服務。
參考文獻：
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