大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理要點探討論文
摘要：在大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案管理工作發(fā)生了一定的變革，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展需求，檔案管理人員應(yīng)合理應(yīng)用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合檔案管理資源，并明確檔案管理內(nèi)容與要求，樹立正確工作觀念，全面提升檔案管理工作的先進性與可靠性，滿足當(dāng)前的工作要求。
關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 時代背景 檔案管理 工作要點
在大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案關(guān)聯(lián)工作人員需合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，明確具體的重要內(nèi)容，并在先進技術(shù)的支持下，提升檔案管理工作水平，優(yōu)化管理體制，為其后續(xù)發(fā)展與進步奠定基礎(chǔ)。
1 大數(shù)據(jù)的基本闡述
對于大數(shù)據(jù)而言，在社會數(shù)據(jù)信息增多、數(shù)據(jù)類型增長中產(chǎn)生的技術(shù)，其中含有龐大的數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)信息的類型很多，處理速度較快，在各個行業(yè)中，工作人員可應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對海量數(shù)據(jù)信息進行收集與整理，提升數(shù)據(jù)利用效率，并打破傳統(tǒng)工作模式的局限性，確保工作效果。當(dāng)前，我國在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展中，已經(jīng)取得了良好的成就，可根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)形式與內(nèi)容，創(chuàng)新工作方式，協(xié)調(diào)技術(shù)之間的關(guān)系與內(nèi)容，并形成先進的數(shù)據(jù)體制。因此，在實際發(fā)展中，應(yīng)關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)建多元化的發(fā)展機制。
2 大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理的必要性
當(dāng)前，我國在檔案管理工作中，已經(jīng)開始實現(xiàn)信息化建設(shè)工作，并在時代的發(fā)展與進步期間，融入云計算技術(shù)、云處理技術(shù)與計算機技術(shù)等，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，打破傳統(tǒng)技術(shù)的局限性。在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)實施檔案管理工作的過程中，起到積極的作用，可促進檔案管理工作的數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的發(fā)展，整合數(shù)據(jù)資源，提升數(shù)據(jù)共享管理工作效果，并轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工操作方式，科學(xué)使用計算機技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)針對數(shù)據(jù)信息進行整合與管理，提升管理工作水平，優(yōu)化當(dāng)前的工作內(nèi)容。具體重要性表現(xiàn)為：
2.1 有利于促進智慧城市的建設(shè)
在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可促進智慧城市的建設(shè)與發(fā)展，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的積極作用。在建設(shè)智慧城市的過程中，國家提倡節(jié)約能源、減少信息災(zāi)害的原則，多使用有利于群眾發(fā)展的信息，并結(jié)合當(dāng)前的工作情況，創(chuàng)建現(xiàn)代化信息類型的機制。而檔案中記錄著城市的歷史信息，是凸顯城市形象與發(fā)展的良好依托，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作，可針對信息數(shù)據(jù)進行全面的整合，提升信息流的整合管理效果，科學(xué)實施決策工作，并在檔案中挖掘?qū)氋F的知識財富，創(chuàng)建現(xiàn)代化的技術(shù)體系，借助先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)方式，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)信息的處理模式，依據(jù)當(dāng)前的發(fā)展情況，提升檔案數(shù)據(jù)信息的儲存效果，總結(jié)豐富的經(jīng)驗，挖掘檔案數(shù)據(jù)信息，促進檔案管理工作的良好實施。
2.2 有利于實現(xiàn)電子文件的檔案管理工作
在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子文件的發(fā)展速度逐漸加快，能夠為電子文件的管理提供機遇，但是，在實際管理期間，也面臨著很多挑戰(zhàn)。雖然在電子文件中蘊含很多有價值的數(shù)據(jù)，但是，在尋找有價值數(shù)據(jù)的過程中，會面臨很多難點與困境，不能確保電子文件數(shù)據(jù)信息管理工作效果，甚至出現(xiàn)鑒定方面的問題。如果文件鑒定工作人員使用閱讀方式鑒定，不僅無法解決問題，還會影響檔案管理工作效果。然而，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，可利用宏觀鑒定方式針對電子文件內(nèi)容進行嚴格的分析，更好地判斷電子文件價值，并合理處理數(shù)據(jù)信息，形成現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理機制。
在非結(jié)構(gòu)化電子文件處理工作中，需科學(xué)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這是因為大數(shù)據(jù)的種類很多，主要為：半結(jié)構(gòu)化、結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而在互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)發(fā)展中，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)數(shù)量有所增加，而人們在數(shù)據(jù)管理期間，通常會使用關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與傳統(tǒng)技術(shù)相較，無法提升檔案管理工作水平，不適合應(yīng)用在海量數(shù)據(jù)處理工作中。然而，在大數(shù)據(jù)的支持下，可拓寬數(shù)據(jù)規(guī)模，并容納龐大的文件，可提升非結(jié)構(gòu)化電子文件的處理效果，保證擴展性能，形成現(xiàn)代化的管理機制。
2.3 有利于滿足檔案數(shù)據(jù)儲存與備份工作需求
在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展中，可以利用海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)與處理系統(tǒng)，拓寬檔案存儲空間，針對數(shù)據(jù)信息進行整合，并建立檔案數(shù)據(jù)庫，以此提升信息的利用率，確保工作效果。隨著信息技術(shù)時代的到來，檔案中的數(shù)據(jù)信息量逐漸增加，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)飽和的現(xiàn)象，嚴重影響著檔案管理工作良好實施，不能促進檔案信息的更新。然而，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，可創(chuàng)建海量的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，增加數(shù)據(jù)的存儲空間，并解決當(dāng)前的檔案數(shù)據(jù)信息處理問題，創(chuàng)新技術(shù)形式，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，節(jié)約檔案管理成本，并提升工作效率。
2.4 能夠滿足檔案館的發(fā)展需求
在傳統(tǒng)檔案館工作中，檔案管理人員只能利用計算機系統(tǒng)進行處理工作，不能改革具體的工作事項與內(nèi)容，難以創(chuàng)建溝通與協(xié)調(diào)機制，甚至出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息分割與封閉的現(xiàn)象，無法創(chuàng)建開放式與協(xié)同性的架構(gòu)機制，難以提升管理效果，導(dǎo)致檔案館的工作受到嚴重制約性影響。然而，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后，可以創(chuàng)建現(xiàn)代化與多元化的檔案管理機制，提升檔案館的服務(wù)水平，優(yōu)化具體的工作內(nèi)容與模式，在先進管理方式的支持下，維護檔案館的良好發(fā)展與進步，全面提升檔案管理工作效果，并針對服務(wù)內(nèi)容進行全面的創(chuàng)新與協(xié)調(diào)，在不同檔案管理模式的支持下，形成不同的管理機制，滿足當(dāng)前的發(fā)展需求。
2.5 能夠協(xié)調(diào)知識與實體管理關(guān)系
在檔案管理工作中，管理人員應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于協(xié)調(diào)知識與實體管理之間的關(guān)系，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的實體管理模式，提升數(shù)據(jù)與文件的利用效果，并挖掘數(shù)據(jù)背后有價值的信息。在檔案利用服務(wù)工作中，工作人員應(yīng)用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)，可將知識服務(wù)作為核心內(nèi)容，創(chuàng)建新型的知識服務(wù)引擎，主要為：學(xué)術(shù)類型、資源類型與服務(wù)類型的引擎系統(tǒng)，可針對知識服務(wù)模式進行全面的分析與整合，提升檔案數(shù)據(jù)信息管理與協(xié)調(diào)水平，在多維度獲取檔案資源的情況下，增強組織引擎的應(yīng)用力度，充分使用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理工作水平，滿足當(dāng)前的發(fā)展需求。
3 基于大數(shù)據(jù)的檔案管理要點
在大數(shù)據(jù)時代之下，檔案管理工作人員應(yīng)樹立正確觀念，合理應(yīng)用先進技術(shù)實施檔案管理工作，提升自身工作效果。第一，檔案館應(yīng)建設(shè)高素質(zhì)技術(shù)人才隊伍，聘用專業(yè)素質(zhì)較高且具備豐富技術(shù)經(jīng)驗的檔案管理人才，要求工作人員具備一定的信息素養(yǎng)與專業(yè)素養(yǎng)，可針對檔案數(shù)據(jù)信息進行合理的管理，提升檔案服務(wù)工作水平。第二，需針對檔案管理人員進行大數(shù)據(jù)技術(shù)的培訓(xùn)，在階段性培訓(xùn)的過程中，使得檔案管理人員掌握軟件技術(shù)知識，建設(shè)大數(shù)據(jù)技術(shù)時代下的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，融合檔案數(shù)據(jù)信息，提升管理工作效率與水平。同時，在培訓(xùn)過程中，檔案館需與當(dāng)?shù)馗咝Ｏ嗷ズ献鳎餐囵B(yǎng)大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理技術(shù)人才，并創(chuàng)建良好的合作機制，滿足當(dāng)前的檔案管理需求。第三，需針對管理系統(tǒng)進行完善，全面提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性與可靠性，營造和諧的發(fā)展空間與氛圍。在創(chuàng)建管理系統(tǒng)的過程中，需加大安全防御力度，根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)之下的安全隱患問題，合理使用先進的信息技術(shù)，建設(shè)專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，合理防御安全隱患問題，在病毒防控的情況下，安裝使用效率較高的殺毒軟件系統(tǒng)，并協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用，完善大數(shù)據(jù)時代之下的檔案管理內(nèi)容，提升數(shù)據(jù)信息的使用效率與水平。在信息技術(shù)時代之下，還需重點關(guān)注信息技術(shù)的使用情況，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)特點與具體形式，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容，總結(jié)豐富的經(jīng)驗[1]。
4 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理需注意的問題
在大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案管理人員需注意檔案管理期間常見的問題，創(chuàng)新管理工作內(nèi)容與形式，結(jié)合當(dāng)前的工作內(nèi)容實施管理工作。具體注意問題為以下幾點：
4.1 做好檔案數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管理與備份工作
檔案管理人員在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，需制定統(tǒng)一管理與備份方案，創(chuàng)新系統(tǒng)管理內(nèi)容與形式，加大管理力度，營造大數(shù)據(jù)技術(shù)氛圍。在檔案數(shù)據(jù)信息儲存與備份期間，應(yīng)遵循安全性的工作原則，提升管理工作效率，并實現(xiàn)科學(xué)化與信息化的管理工作，建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提升檔案資源的掌控與協(xié)調(diào)效果[2]。
4.2 加大與大數(shù)據(jù)開發(fā)企業(yè)之間的合作力度
檔案管理人員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，需與大數(shù)據(jù)開發(fā)企業(yè)相互合作，建立多元化的合作機制與方案，明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用特點與要求，全面提升技術(shù)應(yīng)用水平，確保在新時期發(fā)展背景之下，取得良好的技術(shù)成就。同時，檔案館在與大數(shù)據(jù)開發(fā)企業(yè)相互合作期間，需明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的具體使用特點與內(nèi)容，提升技術(shù)實用性，全面了解行業(yè)情況，結(jié)合當(dāng)前的工作內(nèi)容與技術(shù)形式，創(chuàng)新檔案管理方式方法。
4.3 明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用目的與標準
在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)實施檔案管理工作的時候，應(yīng)明確具體的目的與標準，結(jié)合當(dāng)前工作特征，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容，營造良好的發(fā)展氛圍。在此期間，需科學(xué)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)針對檔案目標數(shù)據(jù)進行查找與分析，避免出現(xiàn)工作盲目的現(xiàn)象，節(jié)約檔案管理資源與時間。
在大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案管理人員要科學(xué)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)建海量數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，針對檔案數(shù)據(jù)信息進行嚴格的分析與管理，創(chuàng)新大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用形式與內(nèi)容，協(xié)調(diào)管理工作之間的關(guān)系，形成現(xiàn)代化管理機制。
參考文獻：
[1] 楊士春.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2016（47）：103.
[2] 洪亮.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（5）：79.
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