創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理機制之我見管理論文
一、建立健全各種管理機制
1.創(chuàng)建競爭激勵機制創(chuàng)建競爭激勵機制是管理手段創(chuàng)新的重要內(nèi)容，它是由管理工作內(nèi)在的需要決定的，主要包括管理觀念的創(chuàng)新、管理內(nèi)容的創(chuàng)新、管理功能的創(chuàng)新和管理手段的創(chuàng)新。從當前一些房產(chǎn)檔案管理部門的現(xiàn)狀看，影響其發(fā)展的最大制約因素是在工作中沒有形成競爭激勵機制，致使整個房產(chǎn)檔案管理工作缺乏生機與活力。因此，要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職等嚴格掛鉤。這樣可以有效地激發(fā)員工的創(chuàng)造性，使其潛能充分地發(fā)揮出來.
提高員工素質(zhì)是創(chuàng)建競爭激勵機制的前提。員工是房產(chǎn)檔案管理工作諸要素中最活躍的、起決定作用的因素，決定著檔案管理部門的工作效率和質(zhì)量。只有不斷提高全體員工的專業(yè)知識、業(yè)務技能和管理素質(zhì)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，具備工作崗位需要的知識結(jié)構(gòu)，才能保證房產(chǎn)檔案管理信息化、數(shù)字化建設的順利進行.
2.規(guī)范各種管理機制應該改革內(nèi)部分配制度，對所有干部職工實施按件計酬分配模式。例如，可以根據(jù)工作難易程度確定相應的業(yè)務系數(shù)作為計件取酬的標準，所屬崗位人員每月完成的業(yè)務總量，扣除其差錯部分的業(yè)務量后，按實際業(yè)務量計件考核取酬。把個人能力素質(zhì)和工作業(yè)績作為計酬的主要依據(jù)，按能定崗、按崗定責、多勞多得。筆者所在單位就采取類似做法，這項制度激發(fā)了各崗位人員的工作積極性，提高了檔案整理質(zhì)量.
特別是檔案館整理科，對12名在崗人員進行優(yōu)化組合，因人制宜分設3個崗位：檔案接收工作崗位；整理、掃描、裝訂工作崗位；綜合崗位。各崗位既分工又合作，充分發(fā)揮每個人的特長，形成了人人爭創(chuàng)佳績的良好氛圍.
二、提高檔案管理服務意識1.服務方式由被動向主動轉(zhuǎn)變隨著信息時代的到來，社會對房產(chǎn)檔案信息的需求日益增強，檔案工作人員應提高服務意識，在服務方式、服務機制、服務手段等方面不斷完善和提高，改變“等客上門”的傳統(tǒng)服務方式，積極主動開展檔案信息的各種服務，只有這樣，才能適應社會發(fā)展的需要.
另外，要大力開展房產(chǎn)檔案宣傳服務工作，增強社會公眾對房產(chǎn)檔案管理的認識，使更多的公眾熟悉檔案管理的內(nèi)容及其價值。如提供功能全、效率高、使用方便的檢索系統(tǒng)；加強房產(chǎn)檔案信息研究工作，將檔案的價值系統(tǒng)、全面、集中地向社會公布，向檔案信息利用者提供有效的利用途徑；拓展檔案信息的中介服務機構(gòu)等.
2.服務手段由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變利用網(wǎng)絡技術(shù)提供遠程服務。實現(xiàn)與其他檔案機構(gòu)聯(lián)網(wǎng)，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”.
三、創(chuàng)新房產(chǎn)檔案管理技術(shù)1.房產(chǎn)檔案管理信息化隨著城市建設的快速發(fā)展及房屋產(chǎn)權(quán)變動日益頻繁，房產(chǎn)檔案藏量飛速增長，檔案利用頻率越來越高。因此，房產(chǎn)檔案館要積極開展房屋產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化建設，進一步提高管理水平和查詢服務效率.
房產(chǎn)檔案館要進行歷史檔案數(shù)字化加工及綜合管理系統(tǒng)開發(fā)工作，如在房產(chǎn)圖文信息數(shù)據(jù)庫中增設檔案查閱登記，詳細規(guī)定并公示查閱檔案需提交的資料、流程等。內(nèi)部調(diào)用檔案時，工作人員根據(jù)授權(quán)直接通過房地產(chǎn)圖文信息管理系統(tǒng)查詢，根據(jù)所掌握的信息，可采用單向查詢、模糊查詢等多元化查詢方式。外部人員查閱房產(chǎn)檔案時，一律進行查閱登記，提交有關(guān)證明材料，注明查閱事由、內(nèi)容、范圍等信息，獲得查檔許可后，通過檔案室的查檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查閱調(diào)用，查檔人不直接接觸原始檔案，只能根據(jù)被授權(quán)和范圍查閱相關(guān)房產(chǎn)信息，這樣可以延長房產(chǎn)原始檔案的使用壽命，保證原始檔案的完整性、準確性和安全性.
2.建立檔案管理網(wǎng)絡制度應該完善檔案網(wǎng)絡管理制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使利用工作有章可循。同時，要確保不泄密及文件的完好無損。各類檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。
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