水利工程建設項目檔案管理的幾個問題論文
水利工程在其工程準備、建設實施、施工過程及竣工驗收時會產生數量較多的文件資料,該類文件資料即水利工程檔案,其載體形式十分豐富,包括文字、圖片、音像制品、單據、憑證等。由于其是伴隨著工程建設的過程而產生的,其內容記錄了建設活動的各項內容,包括活動、業績、施工經驗、出現的各類問題及原因,能夠直接反映出工程建設的具體過程。因此其的真實性、全面性、及時性對于工程在投產使用后的管理工作、日常維護、工程的擴建或者改造等,均有著較為深遠的影響,因此需要對其進行科學的管理。
1 水利工程建設項目檔案管理中存在的問題
由于水利工程一般規模較大,其信息資料也相對數量較多且十分繁雜,在管理中也出現了許多問題,具體有以下幾點:①檔案資料收集不及時、資料的全面性及真實性不佳工程的參與單位會由于各種原因在建設的過程中未完全收集相關資料或者信息,而是在竣工驗收時才開始進行該項工作,或者僅僅為了應對驗收才進行檔案的管理事宜,資料收集不及時,會直接造成資料的不全面、完整性不佳,真實性無法保障;②人員對檔案工作的意義沒有深刻的認識,許多管理人員僅僅注重工程的施工質量,而認為檔案管理是工程的附屬工作,對其不重視,管理態度也較為隨意,僅僅為了應對檢查而采取突擊整理的方式,給檔案的管理工作造成了較大的阻礙與困難;③管理水平較低,設備落后檔案管理部門的設備較為落后,計算機性能不佳,無法適應現代工程建設的發展,使得許多檔案的分類、管理等存在許多漏洞,管理水平較低;④管理人員的技能素質有限許多單位由于人員配置及人力資源管理的原因,許多單位并沒有配備專業的檔案管理人員,由其他部門的人員進行該項工作,事實上,該類人員并不具備相關的專業知識及技能,或者對于資料并不熟悉,降低了檔案整理的效率及質量[1]。
2 相應管理措施
2.1 完善檔案管理制度
根據工程項目的各種情況及基本管理規律,制定出完整的檔案管理制度,檔案管理的各項均受到該制度的有效約束,貫穿整個檔案管理的過程,包括信息的收集、整理、建立檔案、分類管理、檔案的使用、安全保密等。在一個工程竣工驗收完畢后,即將該項目的各種檔案資料歸檔,并建立專門的項目,使水利工程建設項目的檔案管理工作逐步實現科學化、規范化,提高檔案管理水平,并制定相應的監督機制,如建立專門的監督小組,對檔案管理工作進行檢查,或者不定期核查檔案等,保障制度的落實到位,使之能夠真正發揮出應有的作用[2]。
2.2 明確各個單位職責范圍
水利工程項目需要在各個單位的共同努力與協調配合下才能完成,水利工程建設項目的檔案也是來自于該類參與單位,因此對其的管理也需要各個單位一同參與,做好四納入工作,完善檔案管理工作的責任制度。先根據工程項目的各項信息及所屬關系,將檔案管理工作根據其形成的環節,包括信息收集、資料整理、核查、鑒別、歸檔、分類管理等,將責任細化,分別劃分至行政人員、項目經理、財務人員、質量監督人員、工程技術人員、建設資料專門管理人員等各個部門工作者的工作范圍,并將該責任直接收作項目經濟合同書的條款內容,建立完善的檔案工作責任制度,從責任機制上來提高檔案管理工作的水平,保障工程檔案的質量。
2.3 保持檔案管理工作與工程建設工作的同步性
由于水利工程的形成特點,其是在工程建設的工作過程中產生的,且其各類信息會隨著水利工程建設工作的發展而不斷更新,因此在落實好水利工程檔案管理工作的四納入,保障檔案信息的全面性及真實性的基礎上,使工程的檔案管理工作與工程的建設工作保持一致,有利于保障各類信息的及時性,為了達到上述目標,需要進行一系列的保障措施,具體有以下幾種:①準備階段的管理要求在項目進行籌備時,即應該直接提出各類文檔信息材料的收集要求,并做好思想工作。在項目的設計階段,應將相關設計圖紙、計劃方案等文件妥善保存;在施工監理、招標投標階段需要將各項要求納入合同條款或者協議內容,包括各項資料的產生、保存、積累、建檔的規章制度等;②施工階段的管理要求在施工中一般需要對施工進度、施工質量等進行檢測,可以在該過程中加入各項文件材料產生情況的檢查,不僅能夠保障檔案形成的合理性,兩項工作同步進行也能提高管理工作的效率;③竣工驗收后的措施項目在施工完畢后,竣工驗收時,也需要將工程檔案的核查編入工作范圍。
2.4 引進先進管理技術
社會在不斷進步,各項科學技術也在不斷的更新換代,現代水利工程項目的檔案管理也需要適應新的社會形勢,達到使用者的要求而與時俱進的利用新型的管理技術管理各種檔案資料,更加方便于檔案資料的使用,使之能夠快速的發揮其基本功能。檔案管理部門應引進先進的管理設備,如性能優越的電腦,檔案管理系統等,并開展各項工作,推行電子文件檔案、縮微檔案、磁介質檔案等檔案形式代替傳統的紙質檔案形式,逐步實現檔案管理的電子化、信息化,并能夠更好的開展檔案管理工作的監督工作,規范檔案的產生、收集、整理及分類等工作,并保持上述工作與電子檔案的一致性,提高檔案的全面性及準確性。
2.5 定期組織人員培訓
在引進先進設備的同時,還需要相應的提高人員的技能素質,便于掌握相關設備及系統的操作方法,不斷的提高工作效率及質量。檔案管理部門應定期組織人員進行相關培訓活動,如知識講座、進修、外派學習等活動。學習的內容不僅需要涵蓋檔案管理工作的基本理論、計算機及管理系統的操作技巧、常見問題及注意事項,還需要包括英語學習、檔案管理工作的積極及重要性,不斷將管理人員的知識面擴寬、完善知識結構閉關提高其在、思想覺悟,深刻認識到自身工作的意義及作用。
3 結束語
我國現代社會的發展,國家對于公共建設事業的重視程度逐步加深,建設工程的數量及規模都有了較大的提升。水利工程建設作為其中重要的組成部分,其在建設的各個階段均會產生的各種形式的信息資料,其即為水利工程的檔案。其作為水利工程建設、投產使用、今后的管理、日常維護等活動的重要依據,對于工程質量及后期的安全使用有著重要意義,因此進行科學有效的管理措施是十分有必要的。在實際的管理工作中,管理人員需要全面把握工程的各項要素,如性質、規模、人員結構、管理水平、組織形式等,探索出適合實際工程的檔案管理辦法,提高管理水平,保障建設工程的質量、今后的安全使用及日常管理維護,實現更大的經濟效益及社會效益。
參考文獻
[1]張艷鈴.淺析水利工程建設項目檔案管理[J].科技情報開發與經濟.2011,21(10):133-135.
[2]魏軍霞.加強水利工程檔案管理實現檔案管理的現代化[J].科技資訊.2009(15):154.
作者簡介:趙光明(1986-),男,漢族,內蒙古赤峰市人,助理工程師,主要從事水利工程項目建設管理,涉水企業經營管理等工作。
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