高校檔案信息化管理模式論文

時間：2023-03-24 02:47:51 檔案管理畢業論文

高校檔案信息化管理模式論文

　　摘要：隨著互聯網的發展，地方高校在教學檔案管理中存在的一些問題也日益突出，包括檔案管理質量不高、數字化建設不足、管理模式落后、檔案利用率低下、檔案建設投入不足等。文章對高校教學檔案管理的傳統模式、混合模式、信息化模式進行了分類研究，并對教學檔案信息化的基本內容進行了梳理，包括教學檔案數字化建設、信息系統建設、體系建設和信息化利用等。同時，對教學檔案信息化管理創新中的融合、共享、安全、過程管理等關鍵問題進行了討論。文章最后指出，要強調檔案服務，重視檔案利用，讓教學檔案工作真正成為服務師生、服務決策的得力幫手

高校檔案信息化管理模式論文

　　關鍵詞：教學檔案；信息化；管理模式；數字化

　　隨著計算機和網絡技術的深入發展，地方高校教學檔案管理也面臨著諸多的挑戰與機遇。如何通過先進的檔案管理手段，達到規范教學過程、提升教學質量的目的，是擺在教學管理部門特別是教學檔案管理部門面前的一項急待解決的問題。以信息化為手段，對教學檔案管理模式進行改革創新成為提升教學檔案管理效率、保障教學質量的重要途徑。

　　一、地方高校教學檔案管理現狀分析

　　教學檔案是高校在教學管理過程中所形成的具有保存價值的材料，包括物理實體檔案（主要是紙質檔案）、電子數據或者是相關紙質材料的電子化數據（如光介質檔案、磁介質檔案等）。隨著地方高校辦學規模的不斷擴大和辦學層次的持續提升，教學檔案建設受到一定程度的重視，也取得了明顯的成效，教學檔案收集工作已經形成較為規范的運行機制，檔案收集數量有了較大發展，教學檔案保管和利用工作也取得了一定的成績。但是，地方高校在教學檔案管理中仍舊存在許多問題，有些已嚴重影響到教學工作的有效開展。一些突出的問題主要表現在以下幾個方面。

　　（一）教學檔案管理質量有待提升

　　一方面，教學檔案的原始質量不高。由于絕大多數教學檔案來自于一線教師，但他們卻缺少檔案方面的專業知識，提交的教學材料也很難有較高的檔案專業水平。另外，這些檔案在經過檔案管理人員簡單核查后，直接歸檔，沒有進行必要的規范化處理，檔案管理更多的僅僅是一種低質量低層次的“檔案保管”。

　　（二）教學檔案數字化建設仍需加強

　　傳統檔案的主要載體是紙質檔案，收集、處理和利用的速度較慢，從而導致檔案管理效率低下。教學檔案數字化是提高教學檔案管理水平的必要途徑。所謂教學檔案數字化就是將教學過程或結果性材料轉化為可以為計算機識別和處理的數字檔案。目前，教學檔案的實體仍然主要為紙質文檔，教學檔案數字化建設進展緩慢。這里的主要原因是，教學過程材料和結果性材料基本是以紙質檔為主，傳統教學模式下的檔案介質很難在短時間內發生根本性的變化。而且，許多紙質教學檔案數量龐大，進行數字化處理的工作量非常巨大。

　　（三）教學檔案管理模式落后

　　一方面，教學檔案管理模式主要還是“收繳、保管”模式。檔案管理人員的主要精力集中在把材料“收上來、保管好”，而很少考慮如何將檔案工作做得更有效率，把檔案質量做得更好。此外，教學檔案管理的規范體系尚未形成。由于教學檔案主要是在教學部門層面進行的，檔案專業化程度較低，檔案工作缺少嚴格的規范體系，制度也不完善，從而導致基層教學檔案管理呈現一種粗放式的狀態，管理模式落后。

　　（四）教學檔案利用率低下

　　由于教學檔案記錄了教學及管理的過程和歷史，只有學習歷史才能從歷史中發現規律，吸取經驗和教訓，從而更好地為當前的各項教學管理工作服務。如果教學檔案不能有效地為教學工作服務，檔案管理就會流于形式，而失去其應有的意義。目前，許多地方高校由于采用的主要是傳統檔案介質，從而導致其共享和利用困難。同時，教學檔案管理仍采用落后的“收繳保管”模式，而且缺乏有效的檔案信息管理系統，檔案管理效率低下。

　　（五）教學檔案建設投入不足

　　地方高校在教學檔案建設上，存在投入不足的問題。首先是空間投入不足，教學檔案室普遍存在面積不足的問題，這給教學檔案的保管、整理和利用帶來了困難。有些教學檔案室環境較差，導致紙質檔案極易受到損壞。其次是，資金投入不足，教學檔案管理的辦公設備落后，環境設施不能滿足檔案保管的基本要求，信息系統建設更是嚴重滯后，影響了檔案管理的效率。再一個就是，人員投入不足，許多地方高校的教學檔案管理人員是二級學院的兼職人員，普遍存在管理專業化水平不高、崗位責任不明確的問題，使得教學檔案管理責任很難落實到位。

　　二、高校教學檔案管理模式

　　根據教學檔案實體對象的形式和管理方式，教學檔案管理經歷了這樣幾個階段：紙質檔案的人工管理階段、紙質檔案的電子化管理階段、電子檔案的信息化管理階段。由此，可以歸納出高校教學檔案管理的三種基本模式：傳統模式、混合模式、信息化模式。

　　（一）傳統模式

　　教學檔案管理的傳統模式是指檔案載體以教學第一手的紙質文檔為主，而且檔案管理為人工方式。傳統模式在檔案載體和檔案管理上均采用了“傳統”模式，表現為檔案載體沒有從紙質形式有效轉化為數字形式，檔案管理也沒有從人工形式轉化為計算機管理形式。在教學檔案管理的傳統模式中，檔案形式陳舊、信息存儲效率低下、管理方法落后、檔案的可利用性不高。目前，許多地方高校在教學檔案管理上基本上還處于傳統模式。

　　（二）混合模式

　　混合模式是指紙質與數字的檔案載體混合、人工與計算機的檔案管理混合的一種模式。在混合模式下，教學檔案中已經出現一定的數字化檔案，但是數字化檔案的體系不完善，標準不健全，從而導致檔案形式多樣化且呈現一定的混亂狀態。同時，在教學檔案管理方面，使用了一定程度的計算機輔助管理工具，但是層次不高，有些工具僅僅是一些基本的記錄功能，比如Excel、Word等一些簡易的軟件系統。在混合模式下，教學檔案管理有了一定的進步，但是檔案建設的質量仍然不高，教學檔案的利用效率仍需進一步提升。

　　（三）信息化模式

　　檔案信息化是以計算機信息技術為手段，對傳統檔案及檔案管理業務進行變革，實現從紙質檔案向數字檔案的載體形式轉變、人工管理向計算機管理的管理模式轉變，從而提高檔案收集、處理、保管、利用等各個環節的效率。在教學檔案管理的信息化模式下，所有教學檔案均以數字內容或數字目錄的形式存儲在計算機系統中，檔案管理各項工作將高度自動化、網絡化，檔案管理效率得到極大提升。

　　三、高校教學檔案管理信息化的基本內容

　　教學檔案管理的過程環節包括檔案收集、分類編目、檔案處理、保管維護、檢索利用等。對于教學檔案管理信息化來講，其基本內容也就是對這些環節進行信息化改造和完善，主要包括以下幾個部分。

　　（一）教學檔案數字化建設

　　教學檔案數字化是信息化建設的基礎和條件。對于地方高校來講，許多基礎性的教學數據都是以紙質文檔提交的，這阻礙了檔案信息化工作的深入開展。為此，必須優先做好教學檔案的數字化工作。一方面，要做好教學檔案的直接數字化，即引導教學檔案的提交者（主要是一線教師）按照數字化要求提供電子歸檔材料，包括課程教學材料、電子試卷、教研成果等。另一方面，要做好教學檔案的二次數字化，即通過數字轉換設備將非數字化的教學材料轉化成數字化的檔案，或者是建立數字化的索引目錄。

　　（二）教學檔案管理信息系統建設

　　教學檔案管理信息系統是對數字化教學檔案進行有效管理的必備工具。最初的信息化管理工具可以是一些通用的計算機軟件，如Excel等，可以幫助檔案管理人員有效記錄、查找、存儲檔案信息，還可以進行一些基礎性的統計分析。也有一些高校采用了一些簡單的檔案管理系統來進行輔助檔案管理，促進了教學檔案管理的效率。隨著互聯網的進一步深化發展，基于網絡的教學檔案管理系統成為許多地方高校的首選。這些檔案管理線上系統，在檔案管理的各個環節發揮了重要作用，比如，它可以讓教師隨時通過網絡遞交第一手的教學材料，并由教師直接進行數字化錄入，極大地提高了數字化檔案收集的效率。各個地方高校可以根據自身教學檔案建設的實際需要，選擇購買或自行開發適用的管理平臺，并配備相應管理人員，提升教學檔案管理的層次和效率。

　　（三）教學檔案信息化體系建設

　　教學檔案的基礎材料形成于各個教學部門，因此，教學檔案體系建設應以教學部門為主要責任部門，以教師為基本主體，結合教學質量評價體系，對教學檔案進行梳理，形成切合信息化要求的檔案體系。檔案信息化體系不但要符合檔案建設的基本規范要求，更要體現教學工作的基本需求，還要滿足信息化建設的各項要求。在對教學檔案的內容結構進行明確分類的同時，還要對檔案的歸檔質量要求進行說明。只有形成清晰的體系結構，才能有高質量的檔案內容，也才能使得信息化系統高效地發揮作用。

　　（四）教學檔案信息化利用

　　教學檔案信息化的目的是提高檔案利用效率，促進教育教學質量的提升。檔案收集、檔案記錄、檔案保管都不是目的，檔案利用才是檔案信息化的關鍵。如何使檔案利用效果更好，信息化手段是必備的工具。通過建立教學檔案管理的信息系統，特別是線上系統，可有效保障教學檔案的管理和利用。同時，借助于檔案管理的站或移動服務系統，檔案管理者和使用者也可全天候、全空間進行檔案的管理和利用。通過對檔案系統不同用戶的角色分配和權限設置可以明確檔案使用的層次，使得檔案系統使用者能各取所需，最大限度發揮檔案信息化帶來的便利。

　　四、教學檔案信息化管理模式創新的關鍵問題

　　教學檔案信息化是在檔案數字化基礎上通過檔案管理信息系統對現有紙質檔案和電子檔案進行管理。對于地方高校來講，教學檔案信息化管理創新還面臨許多問題，其中關鍵問題包括融合問題、共享問題、安全問題、過程檔案管理問題、以人為本問題等。

　　（一）傳統檔案與數字檔案的融合問題

　　從教學檔案的形式來講，主要分為以紙質材料為代表的傳統檔案和以電子文檔為代表的數字檔案兩種。隨著教學檔案管理的發展，數字檔案所占比例在不斷擴大，其在檔案信息化管理中的作用也日趨明顯和突出。但是，數字檔案不可能占據教學檔案的全部，有相當一部分紙質教學檔案是不可能轉化成數字檔案的或者是沒有必要轉化成數字檔案的，比如傳統課堂教學過程中形成的紙質學生作業、實驗報告、教師授課記錄等。這就需要在信息化系統中對這些傳統檔案進行部分的數字化處理或者建立數字化索引，從而使得系統中能存儲全部教學檔案的目錄數據，避免在檔案信息系統之外形成孤立的僵尸檔案。只有在檔案信息系統中做到傳統檔案與數字檔案的高度融合，才能整合全部教學檔案資源，使教學檔案更好地為教學工作服務。

　　（二）數字檔案的共享問題

　　和傳統檔案相比，數字檔案的最大優勢就是其高效的共享性。因此，教學檔案在進行檔案數字化處理之后，其核心工作就是設計、實現檔案的共享機制。這種共享機制至少應包括三個方面的內容：數字檔案的共享等級分類、檔案利用者的角色和權限設計、檔案管理系統共享功能的設計與實現。進入檔案數據庫的檔案必須進行分類，以確定其開放共享的程度。使用者也只能根據預設的角色，被賦予相應的檔案使用權限。此外，信息系統也應該具有對應的功能模塊，以保證檔案共享功能的實現。

　　（三）數字檔案的安全問題

　　傳統檔案的安全問題主要表現為檔案的無意損害及遺失等。數字檔案在開放共享的同時，其安全問題也顯得較為突出。分類管理、角色設置、權限控制等是解決數字檔案安全問題的主要途徑。此外，修補系統漏洞、安裝防火墻、殺毒軟件也是保障數字檔案安全的重要手段。在教學檔案信息化過程中，既要堅持檔案的開放共享，也要保障檔案系統的安全可靠。要在教學檔案管理中，強化安全意識，特別是要強化數字檔案的網絡安全，最終通過技術手段和人為措施來改善安全環境，使得教學檔案信息化管理不但開放、高效，而且安全可靠。

　　（四）過程檔案管理問題

　　由于傳統檔案管理觀念的影響，教學檔案的收集通常是在某一階段的教學環節完成之后進行的。這樣，教學檔案保存的往往是一些結果性的材料。實際上，在整個教學過程中，有許多過程性材料也是非常重要的，具有較高的保存價值。因為，過程材料往往更能說明教學工作的進展情況，也更能解釋教學質量產生的根本原因。所以，教學檔案信息化管理不但要重視結果檔案，更要重視過程檔案。同時，要堅持檔案數字化與教學管理過程的高度融合，在教學過程中實現檔案的數字化收集和利用，讓教學過程得到有效的記錄，從而便于分析，有效指導后續的教學管理工作實踐。

　　（五）以人為本的檔案管理

　　教學檔案存在的根本目的是服務于教學工作、服務于人才培養。也就是說，教學檔案管理本身不是目的，只是一種提高教學管理效率的手段。地方高校教學檔案管理應該堅持“服務教學，以人為本”的基本原則，不但要注重檔案收集和保管，更要強化檔案服務和利用。教學檔案存放的是教學部門的教學歷史，是教學評價和教學改進的主要依據，對于教學管理者的決策工作具有十分重要的意義。

　　五、結語

　　教學工作是高校工作的中心，教學檔案工作同樣也是高校檔案管理的核心。教學檔案信息化管理是提升管理效率的重要路徑。在教學檔案信息化管理中，一定要強調檔案服務，重視檔案利用，不能為了檔案而檔案，要讓教學檔案工作成為服務師生、服務決策的得力幫手，讓教學檔案管理成為推動教學改革、促進人才培養的有效手段。

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