高校人事檔案管理信息化探究論文
摘要：高校的人事檔案管理一直是人事管理的一項重要工作，它關(guān)乎廣大教職工的切身利益。隨著機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度的改革與實施，人事檔案對職工的工作年限、養(yǎng)老保險的視同繳費年限的證據(jù)作用更是得到空前凸顯。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對高校人事檔案進行信息化管理、發(fā)掘和利用，對提高人事管理部門的服務(wù)水平具有重要的實踐意義。
關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理；信息化
高校的人事檔案管理一直是人事管理的一項重要工作，因為人事檔案包含有個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)。在實際人事管理中，人事檔案的作用通常通過個人工資待遇、社會勞動保障組織關(guān)系等方面表現(xiàn)出來。人事檔案不僅僅是個人發(fā)展軌跡的官方表述，更是國家對于個人動態(tài)信息的正式認可，受到法律保護，具有法律效用。2015年6月，隨著機關(guān)事業(yè)單位基本工資標準的上調(diào)、個人養(yǎng)老保險和職業(yè)年金的代扣預留，全國機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革正式啟動。由于此次改革前的工作時間視同養(yǎng)老保險的繳費年限，因此，人事檔案對工作履歷及工作年限的證據(jù)作用更是得到空前凸顯，對人事檔案的發(fā)掘和利用也將變成人事管理新的常規(guī)工作。隨著人事管理及社會保障部門對職工人事檔案信息的共享需求與日俱增，現(xiàn)代信息技術(shù)對社會各行業(yè)無孔不入地滲透，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理高校人事檔案，是信息技術(shù)在人事管理領(lǐng)域的延伸，對高校人事檔案價值的發(fā)掘和利用有著重大意義。正因如此，人事檔案信息化管理已經(jīng)成為人事檔案管理工作的必然趨勢。
一、人事檔案信息化管理的內(nèi)涵和歷史沿革
人事檔案信息化是在組織人事部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人事檔案管理活動中應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進行組織、管理和提供利用，做好人才信息基礎(chǔ)保障工作，是運用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案的過程。對高校干部人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，以實現(xiàn)高校干部人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式的并存，根據(jù)需要實現(xiàn)紙質(zhì)與屏幕的人事檔案查閱，進而完全實現(xiàn)高校干部人事檔案管理的科學化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。
在人事檔案信息化發(fā)展過程中，大致經(jīng)歷了以下幾個階段：
第一階段是單機檢索。20世紀80年代，一些企業(yè)和事業(yè)單位開始利用計算機管理本部門的職工信息，建立起一個個以單機為處理工具的人事檔案信息檢索系統(tǒng)。大多采用dBASE、BASIC、C、FoxPro等語言作為編程工具，在DOS操作系統(tǒng)下運行。這一時期的信息管理系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)簡單，沒有統(tǒng)一的格式，檢索內(nèi)容單一，數(shù)據(jù)處理能力有限，通用性差，但推進人事檔案管理軟件的普及應用積累了寶貴的經(jīng)驗。
第二階段是20世紀末期，單機與局域網(wǎng)相結(jié)合的管理系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)工具主要有Visul Foxpro、PowerBuilder和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)Oracle、Sybase等，操作系統(tǒng)平臺為Windows、Unix、Linux等，并建立了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準和其它技術(shù)標準，為后來人事檔案信息數(shù)據(jù)的交換和管理軟件的共享奠定了堅實的基礎(chǔ)。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，推動了人事檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)范圍和服務(wù)水平的提高。
第三階段是20世紀末至今。由于檔案信息化的推動，各單位和機構(gòu)開始開發(fā)和應用人事檔案信息管理系統(tǒng)來管理人事檔案。從當前主要應用來看，人事檔案信息管理系統(tǒng)，采用基于B/S模式的全文數(shù)據(jù)庫居多，這使得人事檔案管理信息系統(tǒng)的開放性、擴展性、集成性、人性化等都有更大的改善。但是，如何利用Internet技術(shù)進行CA認證并提供遠程服務(wù)以及人事檔案信息管理系統(tǒng)的共享方面還有大量工作要做。
縱觀近年來國內(nèi)應用較多的人事檔案信息管理系統(tǒng)，越來越符合當代人事檔案信息化管理的需求，其功能也越來越完善，這不僅提高了管理效率，而且優(yōu)化了人力資源配置。
二、人事檔案信息管理中需要協(xié)調(diào)的幾組關(guān)系
改善干部人事檔案管理的方式，主要應從兩個方面入手，一是針對干部人事檔案管理的流程進行重新的界定，以確保干部人事檔案管理的流程化、制度化；另一方面則是針對干部人事檔案管理，應將先進的管理技術(shù)引入到其中，以提高干部人事檔案管理的效率。人事檔案信息化為人事檔案管理提供了新的途徑和方法，對提高人事檔案管理效率大有裨益。當然，信息化過程對人事檔案管理也存在著潛在的風險。如何將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應用于人事檔案管理，必須協(xié)調(diào)好以下幾對關(guān)系：
1、實用性與規(guī)范性
實用性是指在人事檔案管理信息化過程中注重切實解決客觀存在的問題，并能在實踐中產(chǎn)生積極效果。一方面要在引入信息管理系統(tǒng)后，人事檔案的管理效率得以大大提高，另一方面要保證人事檔案信息的安全性，考慮到人事檔案的隱私權(quán)。人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)計要在實用性基礎(chǔ)上，引進IT行業(yè)的人才和技術(shù)，結(jié)合本單位財力與技術(shù)基礎(chǔ)，采取合作開發(fā)或引進方式，避免低水平重復建設(shè)。
規(guī)范性是指人事檔案信息化建設(shè)所建立的系統(tǒng)需要符合行業(yè)規(guī)范。以《全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)》、《信息結(jié)構(gòu)體系》為例，它是為實現(xiàn)干部信息的規(guī)范化及全國范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機構(gòu)管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。在信息化過程中，文本文件、圖像文件、掃描文件、聲音文件等的采集與管理都應遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T，8894-2002）所規(guī)定的格式，以減少轉(zhuǎn)換與重新制定的難度，同時也是人事檔案信息化規(guī)范性的客觀要求。
2、安全性與開放性
為了防止將人事檔案信息泄露給無關(guān)用戶，必然要對人事檔案中的隱私信息加以嚴密保護。在信息化過程中，加強對人事檔案方面的電子文件的管理與審核，通過技術(shù)手段來達到保密的目的。同時，還要確保網(wǎng)絡(luò)的安全性，做到人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)+對公共信息網(wǎng)實行物理隔離，涉密及隱私檔案信息不能存儲在與公共信息網(wǎng)相連的信息設(shè)備上，更不能儲存在公共信息網(wǎng)的服務(wù)器上，能夠建立人事檔案專網(wǎng)則是最理想的選擇。
建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，很大程度上是為了科學管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這就決定了人事檔案信息開放的必然性。長期以來，人們一直習慣地認為人事檔案屬于保密內(nèi)容，除了負責收集和保管人事檔案的管理者能接觸到人事檔案外，其他人包括檔案當事人是不能接觸到人事檔案的。在當代條件下，人事勞動關(guān)系由行政隸屬關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)槠降鹊钠跫s關(guān)系，人事檔案的管理權(quán)、處置權(quán)也從完全交給用人單位轉(zhuǎn)變?yōu)橛萌藛挝缓蛡�人共同管理。
人事檔案作為當事人“德、能、勤、績、廉”的客觀記錄，部分信息也變得公開透明，信息開放已成為時代的必然趨勢，尤其是對高校專業(yè)技術(shù)人員而言，他們在專業(yè)上的學術(shù)水平、學術(shù)成就、個人簡介等基本信息都已完全公開，對用人單位和各級部門做到“知人善任”起到了至關(guān)重要的作用。當然，這種檔案信息的開放并不是對所有人都無限制的開放，是在保證當事人隱私不被泄露的條件下的有限開放。
三、人事檔案信息管理系統(tǒng)的需求分析與設(shè)計
1、需求分析
人事檔案信息管理系統(tǒng)功能需求是指人事檔案管理系統(tǒng)在面向?qū)嶋H應用時所應具備的各種功能。開發(fā)一套人事檔案管理系統(tǒng)并非一朝一夕之事，如果功能設(shè)計存在缺陷，將浪費大量人力、物力和財力。因此，和其它軟件產(chǎn)品一樣，人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求分析是第一位的，是人事管理信息系統(tǒng)的核心，也是解決用戶客觀問題的關(guān)鍵。人事管理系統(tǒng)的功能一般分為基本功能和拓展功能，基本功能是人事檔案管理系統(tǒng)中必備的功能，拓展功能則是人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計過程中，根據(jù)實際需要添加的功能，以輔助人事檔案信息的管理。
2、功能設(shè)計
一般而言，定制開發(fā)一套人事檔案管理系統(tǒng)的初衷是基于互聯(lián)網(wǎng)平臺，將學校的日常管理、人員管理、人員考核、信息統(tǒng)計等工作集于一體，將教職工人事檔案中的基本信息、工作履歷、職稱評審、職務(wù)晉升、年度考核、獎懲管理等信息進行電子化，并上傳到網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，避免每次查詢紙質(zhì)人事檔案這種低級重復的體力勞動，這將極大地提高管理部門服務(wù)師生的效率。設(shè)計的系統(tǒng)一般應有兩種不同權(quán)限的用戶，分別為管理員和普通用戶。管理員（人事部門工作人員）具有全局信息審核和修改的權(quán)限，普通用戶（教職工）只具有修改個人信息的權(quán)限。系統(tǒng)所有用戶都從統(tǒng)一界面登錄，普通用戶可以用個人身份證號碼作為用戶名，初始密碼由系統(tǒng)統(tǒng)一設(shè)置為身份證號碼最后六位，首次登錄后要求自行修改初始密碼。如圖1所示：
登錄系統(tǒng)后，應該將系統(tǒng)的主要功能清晰地呈現(xiàn)在教職工面前。根據(jù)用戶需求設(shè)計出來的系統(tǒng)，一般來說，主要功能應包含機構(gòu)管理、崗位設(shè)置、人員管理、人員變動、職稱評審、培訓進修、年度考核、合同管理、請假管理、檔案管理、文件管理、信息統(tǒng)計、報表管理等模塊，如圖2所示：
點擊進入系統(tǒng)首頁后，通過事務(wù)提醒、通知公告等功能區(qū)，除了向教職工展示相關(guān)信息及通知外，還具有溫馨提示等功能，只要教職工用戶登錄即可收到系統(tǒng)彈出的信息及提示。機構(gòu)管理主要是用于校內(nèi)機構(gòu)的增加、撤并、更名等工作。崗位設(shè)置模塊則可以將學校的崗位設(shè)置情況，如各崗位等級的總數(shù)、結(jié)構(gòu)比例、競聘條件等信息集成到系統(tǒng)中，在新一輪的崗位聘任工作開展時，讓教職工登錄系統(tǒng)進行相關(guān)電子表格的填寫和提交。
人員管理模塊則將全校職工根據(jù)人員狀態(tài)分為在職人員、離休人員、退休人員、離職人員、死亡人員等類型分別管理。人員變動模塊則用于處理平時校內(nèi)人員的增加、減少、調(diào)動等業(yè)務(wù)，對于相關(guān)工作的檔案材料電子化，重要檔案信息則進行紙質(zhì)打印歸檔，使管理部門在相當長一段時期內(nèi)的工作得到延續(xù)和完善。職稱評審和培訓進修模塊主要用于教師的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審以及教學科研水平的提升培訓。年度考核是人事管理部門重要工作之一，每年讓教職工填寫大同小異的紙質(zhì)表格不僅費時，而且各年度的個人基本信息可能被誤填，引起教職工反感，通過此模塊功能，教職工只需改動少量信息即可自動生成年度考核表，打印成功后只需簽名確認即可，人性化的功能設(shè)計，省時省力。
合同管理模塊主要用于對每位教職工，尤其是學校的教學科研骨干人才的合同管理，比如待遇信息、服務(wù)年限等，新引進的人才可以快速查閱參照，即將離職的人員可以快速計算出合同履約金額，所有這些工作的完成幾乎是自動化的，在無異議的情況下，一般不需費時費力地翻閱紙質(zhì)文本合同。檔案管理模塊極其重要，教職工個人檔案除了紙質(zhì)版外，該系統(tǒng)內(nèi)的職工個人檔案電子版具有同樣準確的信息。除了平時調(diào)閱檔案之用外，還可在該系統(tǒng)中新增電子檔案，再紙質(zhì)化并存檔，同時對職工檔案進行動態(tài)管理，如哪些員工的檔案在校，哪些被調(diào)閱或調(diào)出等，只需在系統(tǒng)查詢欄輸入姓名，即可快速知曉職工的檔案保存狀態(tài)及具體內(nèi)容。
請假管理、文件管理、信息統(tǒng)計、報表管理是方便教職工查詢學校相關(guān)政策文件，對學校的基本數(shù)據(jù)有常規(guī)性的了解，對日常用到的報表進行自動生成，既有利于讓教職工動態(tài)掌握學校相關(guān)政策的變化，又有利于更好地服務(wù)廣大師生。
總體來說，高校人事檔案管理工作任務(wù)繁重，而且對教職工影響極其深遠。借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對高校人事檔案管理工作進行信息化管理，提供科學、規(guī)范、人性化的管理與服務(wù)，對學校及至整個教育事業(yè)的發(fā)展都是極具重要意義的。
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