科技檔案在城市測繪管理中的地位和作用論文
科技檔案工作是生產管理、技術管理、以及科研活動的重要組成部分。如何管好用好科技檔案,發揮科技檔案的巨大潛能,對城市經濟的發展有著舉足輕重作用。對此,筆者結合城市測繪工作就科技檔案在城市測繪管理中的作用談點粗淺的體會,不當之處,敬請指正。
一、科技檔案在城市測繪管理中的地位
科技檔案是城市測繪管理中心必不可少的一項重要的技術基礎工作。就城市測繪工作而言是在測繪生產活動中形成的,應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字、計算材料。它反映的是測繪生產單位的科技活動,而不是隨意編制的;具有較高的保存價值。它作為一種技術資源的儲備形式而存在,不僅對城市測繪的生產經營,技術進步有作用,而且對明天開拓新的生產,科研領域同樣具有重要意義。同時對科技檔案充分,合理的應用還能促進測繪生產任務的完成和經濟效益的提高。因此,加強對科技檔案的管理是非常必要的。
二、科技檔案的作用
1、科技檔案是測繪生產決策的重要依據。所謂決策,就是確定測繪生產經營活動的目標。一個正確的決策取決于
多種因素,但是決定的因素是對客觀實際,對未來行動及其后果的正確判斷。而正確的判斷則要依據大量全面的,準確的、可靠的資料,這些資料的主要來源之一就是科技檔案。因此決策正確,測繪部門就興旺,效益就顯著;決策失誤,測繪部門就衰敗,沒有效益。可見決策的正確與否,是我們生存和發展的關鍵。
2、科技檔案是測繪部門進行技術改造,實現擴大再生產的重要條件國擴大再生產的形式有兩種:一種是外延擴大再生產,一種是內涵的擴大再生產。根據我國現階段的情況,測繪部門應走以內涵為主的擴大再生產道路。所謂內涵擴大再生產就是主要領先改善提高生產效率而實現擴大再生產。
實行以內涵為主的擴大再生產,主要是通過測繪行業內部的技術改造、革新、挖潛、提高勞動生產力來實現的。
然而,測繪部門的技術改造是離不開科技檔案的。因為技術改造是在現有的技術水平基礎上的提高,若沒有科技檔案技術改造就很難進行。擴大再生產的實現需要相應的儀器設備,先進的科學技術,而這些生產要素的適應與改善,都要以科技檔案為依據。
3、科技檔案是科學研究工作和設計工作的必要前提。科技檔案作為科研和設計工作的必要前提是因為科研和設計是在前人工作的基礎上而繼續深入進行創新的活動,尤其表現在復用原設計即在新設計中直接采用某項設計的憶有成果。據國內有關資料報道,在一些新工藝和新產品的設計中,科技檔案中的圖紙復用率占40%;有的可高噠70%以上,這對提高設計效率少走彎路提供了必要的前提。
4、科技檔案是測繪部門進行生產經營,科技交流的基礎和工具。無論在本部門內,還是在部門之間,其生產經營,科技進行都是在相互影響,相互作用下進行的。而科技檔案就是在它們之間起著傳遞,交流信息的重要作用的。
第一、科技檔案是測繪部門內組織生產經營活動的工具。測繪部門是一個多層次的組織結構可分為科室、作業隊、班組。它們從各自不同角度的測繪部門這個整體承擔著不同的任務。但是他們所從事的設計生產、計劃、管理、材料供應等一系列經營活動都是相互聯系的。這樣就需要有一個中間的“媒介”把它們所從事的活動有機的協調在一起,這個“媒介”就是科技檔案是測繪部門進行生產經營活動中一個重要的傳遞工具。
第二、科技檔案也是各測繪部門之間相互聯系和交流的工具。科技檔案不僅是信息傳遞的工具,而且還是一種信息交流的重要工具。
當前,科學技術發展的速度之快,規模之大,難度之深,滲透性之強都是空前的。這就使得測繪部門的科學研究出現了相互交叉,相互推動,相互影響的局面,測繪部門之間的這種相互聯系,同樣也是靠科技檔案作為交流工具而實現的。
三、如何管理好用好科技檔案
正因為科技檔案在城市測繪管理中具有十分重要的作用,因而我們要進一步加強管理,促進科技檔案的充分利用,以適應新形勢下測繪行業發展的需要。
1、加強領導,提高對科技檔案重要性的認識。從以上的論述中,我們可以看到科技檔案在城市測繪管理中的作用是很大的。因此,提高對科技檔案管理工作的認識,加強對這一工作的領導是非常必要的。
首先,領導要重視,把科技檔案的管理納入到城市測繪生產經營活動的日程一,并配備有專長有專業技術人員,經常地檢、指導和督促,使科技檔案的作用得以充分的發揮。
其次,測繪部門的領導要舍得花本錢,培養一支思想好、懂業務、會管理的科技檔案管理隊伍。只有這樣才能管好用好科技檔案,服務于城市測繪各項管理工作,為城市經濟的發展作出貢獻。
再次,還應提供必要的設備。科技檔案的收集、整理、統計等工作最終目地是為了提供利用,只有充分利用才能充分發揮其作用,取得經濟效益。但是沒有符合要求的庫房,必要的設施。即便收集、整理好的檔案資料,也會由于庫房窄小,存放不合理等外界因素而造成擠壓損毀。
2、開展培訓,提高管理人員的素質。科技檔案作用的大小與檔案管理人員的素質有著密切的關系。學習現代化的管理方法。總之,要切實地提高業務管理水平,適應新形勢,新任務的需要。
科技檔案管理人員素質的提高要采取多層次,多渠道的培訓方法來實現。當今,科學技術的飛速發展,一方面將會產生和形成大量新的科技檔案,另一方面又需要利用大量已有的科技檔案,同時各方面將會對科技檔案利用提出更高,更多的要求,新的要求將迫使我們檔案管理人員的知識盡快更新,加快業務水平的管理水平的提高。
3、運用現代化管理方法,提高科技檔案的利用率。隨著科技事業的發展,檔案的庫存數量將會急劇增加,相應的查閱頻率也越來越高。對查準率、查全率及查閱速度的要求也會越來越嚴格,若不改變傳統的管理模式采用現代化的管理方法,勢必浪費時間影響檔案的被利用。
現代化管理方法,是科技檔案管理發展的必然趨勢和主攻方向。因此,檔案管理人員要盡快掌握現代化的管理方法,為科技檔案的充分利用創造條件。
4、全面運用科技檔案,促進城市測繪部門各項管理工作。現在,科技檔案在城市測繪部門的各項管理工作中被普遍利用。如計劃管理、生產管理、質量管理、技術管理、勞動管理、設備管理等。科技檔案的管理是這些管理活動的基礎,因此全面地運用科技檔案,必將促進測繪部門各項管理工作。所以說科技檔案在城市測繪各項管理及管理的每個環節上都發揮著巨大的作用。
總之,科技檔案將隨著社會的發展而發展,隨著測繪部門的騰飛而被充分的利用。因此加強對科技檔案的管理,是擺在我們面前的一項十分重要的任務。
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