企業檔案管理的網絡信息化及其開發和利用論文
摘 要：知識經濟興起，信息產業技術盛行。同時現代企業檔案系統管理中也逐步順應當前產業經濟與科技迅猛發展的形勢需求，由傳統檔案實體管理走向了以信息為媒介的網絡信息化管理。可以說企業檔案網絡信息化建設進程大力開展，一是順應時代經濟與科技時勢背景下的建設發展需求，二是為了使得企業管理模式趨于完善化方向發展，即由傳統粗放形式逐步走向于集約化管理模式，是企業檔案管理走向與國際接軌必不可少的重要實施戰略。
關鍵詞：企業檔案管理；技術；網絡信息化；建設
檔案是企業、政府機關單位、事業單位等多個組織機構的重要歷史記錄，其主要以圖表、數據、文獻等多種形式作為載體。而網絡信息化下的檔案主要是一種信息資源，即能夠實現網絡共享，并以信息和多種載體形式一同呈現出來，即這種檔案信息包括與檔案載體有關的信息資源，能夠使檔案內容更加真實完整及可靠。而隨著我國社會形態，經濟與科技的迅猛發展，檔案管理模式逐步走向了信息化、網絡化、數字化等的多種檔案管理形態，使得檔案資源能夠充分開發，便于企業等多種組織機構辦公作業。
一、檔案管理實現網絡信息化的現實意義與重要價值體現
檔案管理實現網絡信息化必須要以信息產業技術作為主要媒介，通過計算機、網絡硬件平臺等多種設備或渠道體現出來。簡單來說，它最為重要的現實意義與價值就是使得檔案管理由紙質管理走向了信息化形態下的整合管理模式，使其實用性與可靠程度大有提高。具體體現在以下幾個方面：
（一）工作效率大幅度提升
檔案管理由紙質管理時代過渡為微機網絡化形式后，能夠輕松的將過去以立卷形式為主的檔案管理轉變為實時文件歸檔管理形式。這樣不僅使得以往的工作量大幅度降低，同時還能隨時查缺補漏，將遺漏之處或整合管理不足之處加以彌補，如可以隨時插入辦公所需的其他信息文件，從而能夠滿足現代化檔案管理辦公所需，提高工作效率與質量。同時，網絡信息化形態下的檢索功能的體現也能夠使得辦公作業更加方便與實用。
（二）檔案能夠實現可靠與完整
網絡信息化下的檔案管理能夠利用現代辦公作業自動化所需的掃描儀與數碼影像等設備進行掃描，掃描后的圖片還能與原檔案進行對比，從而起到了完善檔案文件內容這一目的，而不會向傳統紙質檔案管理時那樣繁縟，即整理不好或工作疏漏時造成檔案文件腐爛與丟失等。
（三）調用檔案文件更加實用與方便
以往在使用辦公所需的檔案文件時，要先查閱檔案記錄簿以找出檔案文件所在區間，從而才能調出檔案。而網絡信息化形態下的檔案調用，可以利用模糊搜索、結果查找、以及高級檢索等功能去篩選檔案信息。這樣不僅使得檔案使用更加實用與方便，還利于異地查閱相關檔案文件，即實現了檔案遠程管理與調用，能夠更為充分地體現檔案的使用價值。
（四）分級管理與權限設置能夠保障檔案保密程度
網絡信息化形態下的檔案查閱可以設置登陸查閱權限。這種權限設置，一是明確了使用者自身可查閱文獻資料的權限級別，二是能夠將使用者的登陸情況與調取文獻資源情況進行在案。也就是說，使用者通過查閱權限等級的設定，能夠保障文獻資源的保密性及完整性，在其使用文獻資源的基礎上，將使用情況及時反饋給檔案庫相關工作人員，以便利于掌握檔案工作的執行情況。
二、檔案管理網絡信息化建設進程中存在的主要問題
網絡信息化形態下，檔案文件的相關數據與信息資源等能夠存儲于光盤、磁盤、優盤等多種媒介中；即以數字化代碼形式載體依賴于存儲媒介、計算機軟件、網絡硬件平臺等，從而真正體現其重要價值。所以，檔案管理實現網絡信息化有著它實用方便的特性的同時，還存在著自然因素與人為因素影響著它的操作安全程度。另外，信息產業技術下的檔案信息資源或電子數據等，對操作設備與操作環境的依賴程度較高，所以在檔案網絡信息化管理形態下的檔案安全為之重要。相比檔案紙質管理時，檔案管理網絡信息化的實現更加方便實用，而傳統紙質檔案管理時可能會出現自然耗損與人為管理不當造成的檔案資料、重要文獻的損失與破壞。由此看來，檔案網絡信息化管理更加看重于信息資源的絕對安全。除此之外，檔案管理辦公人員的操作不當或相關計算機應用體系知識欠佳，也會造成重要文件資源的損壞，即安全性或者說是檔案可靠程度難以保證。
三、檔案管理網絡信息化的必要實行舉措
（一）提高檔案信息安全程度
檔案信息安全程度必須得以保證，以此才能實現檔案使用階段的充分價值，且使得網絡信息化建設進程的開發效率與質量更進一步。所以，檔案管理工作必須要做好殺毒軟件的安裝以及防火墻的安全設置與維護。利用殺毒軟件和防火墻定期對電腦進行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對于數據載體的物理故障和設備的技術故障，就必須要管理人員在管理的過程中定期對數據載體和設備進行檢查，從而避免發生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，還應該加強檔案數據資源與重要文獻信息等的保密工作；在管理時應該制定管理制度，使檔案管理網絡信息化建設工作進程能夠有章可循；為了防止人為的破壞，可以采用進入系統時輸入密碼的方式對網絡進行管理，讓登陸系統的人都進行身份驗證，預防了一些蓄意破壞資料的人入侵系統。
（二）開發自身單位所需的檔案管理軟、硬件設施
要加快檔案信息化的建設，就要配置與檔案管理信息化相適應的軟、硬件調教，從而使企業檔案信息化建設加快發展。企業等組織機構要開發適合本部門、本行業使用的專門的檔案利用軟件。企業實現檔案信息化管理的主要軟、硬件設施包括計算機軟硬件基礎環境和各類輔助設施，如信息高速公路和寬帶網，各種通信子網，內部局域網及與之配套的軟硬件設備如交換器、路由器、大容量儲存設備、高性能服務器，以及操作系統、高可靠性的信息安全系統、數據庫管理系統等。
（三）打造一支技術團隊
任何行業都需要人才作為先進技術生產力，尤其是當前競爭異常激烈的知識經濟時代。同樣，檔案管理由以往紙質時代過渡為信息網絡化應用進程時代，檔案管理工作的技術含量也大幅度提升
。另外，當前網絡信息化檔案管理的人才也很金貴，人力資源稀缺程度較高。這是因為檔案信息化管理需要大量的信息處理、技術研發、計算機語言編程人員、數據維護人員等多種崗位工作人員，并且需求這幫人才的專業知識儲備程度夠強，能夠滿足現代化檔案工作所需。為此，企業應當打造一支專業技術與自身素質水準較高的工作團隊。要求其能夠熟練操作計算機信息管理系統與做好檔案管理工作的基礎上，樹立起責任意識及保持好健康工作心態，以此才能滿足網絡信息化檔案管理工作所需的各項要求。
結 語：
總之，檔案信息管理的工作任務在現代企業管理角度看來十分艱巨，并且責任重大。這是因為當前信息產業技術盛行，企業必須在滿足市場需求的前提下，還要兼具滿足自身所處發展環境下的各項建設作業進程的開發技術需求，以此才能實現穩定經營與健康發展。
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