淺議等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中檔案管理上等達(dá)標(biāo)論文
等級(jí)醫(yī)院評(píng)審是一個(gè)醫(yī)院綜合實(shí)力和整體水平的具體表現(xiàn)，它從“質(zhì)量、安全、服務(wù)、管理、績(jī)效”等不同方位，多個(gè)角度、各個(gè)層次對(duì)醫(yī)院進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，而檔案管理又是等級(jí)醫(yī)院評(píng)審中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。作為醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理以及其他和活動(dòng)中形成的歷史記錄，醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院工作的脈絡(luò)和骨架，是醫(yī)院管理的重要依據(jù)和重要信息。所以，做好檔案資料的收集、整理、分類、組卷工作，是確保等級(jí)醫(yī)院評(píng)審成功的重要步驟。
1醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
1. 1醫(yī)院檔案管理工作各級(jí)管理人員重視不夠
在醫(yī)院建設(shè)中，各級(jí)管理人員大多關(guān)注醫(yī)療技術(shù)的提高，對(duì)檔案工作的重要性沒(méi)有足夠的重視，也沒(méi)有對(duì)檔案管理提出具體的計(jì)劃和要求。主要體現(xiàn)在:一是不注意保存，由于部門檔案是各自保存，分散管理，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用:二是部分管理人員缺乏檔案管理的基本常識(shí):三是不善于合理利用，一些部門把檔案資料作為科室甚至是個(gè)人的資料，據(jù)為己有，甚至發(fā)生人離開(kāi)原崗位資料就帶走了的現(xiàn)象，使得檔案資料的利用沒(méi)有得到最大化。
1.2醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)檔案管理
是一項(xiàng)面廣量大的工作，工作枯燥但對(duì)責(zé)任心的要求還特別高。目前醫(yī)院檔案管理人員突出表現(xiàn)為專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面狹窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理等。部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡(jiǎn)單地理解為把文件材料收集起來(lái)，裝訂一下，認(rèn)為什么人都能干得好，忽視檔案管理工作者也需要一定的專業(yè)知識(shí)，需要建章立制，依法保管與利用，更需要借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平。
1.3醫(yī)院檔案管理信息化程度不高目前檔案檢
索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低，傳統(tǒng)的檔案利用方式已不適應(yīng)檔案用戶和檔案信息加工的需要，雖然許多醫(yī)療單位也已經(jīng)開(kāi)始嘗試使用電子檔案，但由于在軟件設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)過(guò)程中檔案管理者參與較少，導(dǎo)致軟件開(kāi)發(fā)者不能將檔案管理的專業(yè)要求很好地實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生了信息輸入困難、信息歸類不嚴(yán)謹(jǐn)、搜索結(jié)果錯(cuò)誤等問(wèn)題。
2醫(yī)院檔案管理上等達(dá)標(biāo)的途徑
2. 1重在平時(shí)全力加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理建設(shè)
一是建立健全醫(yī)院檔案管理制度。醫(yī)院檔案由于內(nèi)容廣泛，專業(yè)性強(qiáng)，保管要求及保密性高等原因，所以必須建立一套行之有效的管理制度，并不斷地加以完善，特別是要重視建立和完善檔案材料的收集、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核制度，一旦發(fā)現(xiàn)缺失遺漏，應(yīng)及時(shí)查補(bǔ)，確保檔案的完整性。
二是開(kāi)展醫(yī)院檔案管理技術(shù)培訓(xùn)。我院明確檔案管理專職人員，安排參加檔案行政主管部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，滿足實(shí)際工作需要，并組織了各個(gè)職能處室的檔案管理人員到檔案工作先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們先進(jìn)的管理模式和操作流程。為了更好地做好檔案工作，醫(yī)院還專門請(qǐng)檔案局的老師來(lái)院進(jìn)行培訓(xùn)，按照評(píng)審新規(guī)定自查，發(fā)現(xiàn)了缺乏日常資料系統(tǒng)的收集和整理、計(jì)劃和制度與實(shí)際工作脫節(jié)，以及發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后缺乏改進(jìn)措施等，針對(duì)問(wèn)題及時(shí)整改。
三是加強(qiáng)醫(yī)院檔案硬件和軟件設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，改善檔案室環(huán)境，閱檔室、工作室、庫(kù)房分開(kāi)，是目前醫(yī)院檔案管理迫切需要解決的問(wèn)題。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加大檔案工作的資金投入，規(guī)劃了新的檔案室，切實(shí)做到“三室分開(kāi)”、達(dá)到“八防”要求，并按照星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)要求，建立院史檔案館。在軟件方面，醫(yī)院信息處設(shè)立檔案工作專用服務(wù)器，開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)檔案管理軟件，進(jìn)行在線歸檔與管理，在內(nèi)部局域網(wǎng)和OA辦公系統(tǒng)中建立管理模塊，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索、查閱等功能。
2. 2以評(píng)促優(yōu)全面提高醫(yī)院檔案管理水平
一是知曉等級(jí)醫(yī)院評(píng)審查閱的檔案內(nèi)容。根據(jù)評(píng)審要求，評(píng)審專家以查看近3年的醫(yī)院管理和醫(yī)療質(zhì)量的檔案資料為主線，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)檢查、操作考試等途徑進(jìn)行全方位評(píng)審。內(nèi)容涉及醫(yī)院管理的各個(gè)方面，每1類又細(xì)化為幾十項(xiàng)專項(xiàng)指標(biāo)，比如醫(yī)療安全、核定床位、人員配比、人才建設(shè)、院務(wù)公開(kāi)、滿意度調(diào)查、信息管理等等，從制度、法規(guī)的制定到執(zhí)行落實(shí)情況，從最原始記錄到匯編，無(wú)一不納入評(píng)審內(nèi)容。評(píng)審中，各個(gè)資料組成員根據(jù)要求提供原始檔案。
二是完善等級(jí)醫(yī)院評(píng)審所需的檔案資料。一是嚴(yán)格按照《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》的要求，做好各類原始資料的收集整理工作，以往的檔案更加側(cè)重于醫(yī)院大事記、人員檔案、年度報(bào)表等。通過(guò)等級(jí)評(píng)審工作，將醫(yī)療質(zhì)量管理、專科醫(yī)師培訓(xùn)等專題也作為檔案工作的重要內(nèi)容。二是科學(xué)有效地收集整理，分門別類地利用好各類檔案資料，做好各類臺(tái)賬資料備查。等級(jí)醫(yī)院評(píng)審涉及部分指標(biāo)是醫(yī)院日常的工作，但卻并不在原有的歸檔范圍之列。
3進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)思考
等級(jí)醫(yī)院評(píng)審是對(duì)醫(yī)院整體實(shí)力的一次綜合評(píng)定，要真正做到“以評(píng)促改，以評(píng)促建，以評(píng)促優(yōu)”的目的，必須進(jìn)一步提高檔案管理的認(rèn)識(shí)，完善醫(yī)院的檔案管理制度，使醫(yī)院檔案工作更趨制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。
3. 1理念先行提高檔案管理全員化認(rèn)識(shí)等級(jí)
醫(yī)院評(píng)審對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了一個(gè)區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的新要求，檔案工作不再僅僅局限于辦公室、人事處、病案室、財(cái)務(wù)處等幾個(gè)部門，它對(duì)各個(gè)職能處室都提出了要求，通過(guò)這次等級(jí)醫(yī)院評(píng)審，雖然彰顯了檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性，但也暴露了各部門檔案收集意識(shí)的薄弱，很多部門在評(píng)審資料準(zhǔn)備階段才發(fā)現(xiàn)許多原始資料如會(huì)議記錄、演練記錄等不完全，工作都做了但是什么記錄都沒(méi)有，既沒(méi)有留計(jì)劃、簽到、講課內(nèi)容，也沒(méi)有留影像記錄等，許多第一手資料就這么缺失了。所以，在今后的工作中，醫(yī)院除了要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，還要強(qiáng)化檔案工作重要性的宣傳，努力營(yíng)造檔案工作人人重視和參與的氛圍。
3. 2建章立制確保檔案管理機(jī)制化運(yùn)行在醫(yī)
院評(píng)審中將PDCA模式應(yīng)用于醫(yī)院自我評(píng)價(jià)工作中，其流程是:(1) P (Plan)—計(jì)劃。醫(yī)院要組建以院長(zhǎng)為一把手、科室主任為成員的醫(yī)院評(píng)審委員會(huì)，精讀標(biāo)準(zhǔn)，掌握標(biāo)準(zhǔn)，制定各個(gè)科室的迎評(píng)方案，即做什么，什么時(shí)間做，怎么做，誰(shuí)來(lái)做，做到什么程度等都要計(jì)劃明確，并形成制度。(2) D( DO )—執(zhí)行，確定目標(biāo)后，落實(shí)到位，責(zé)任到人。科室和個(gè)人按規(guī)定實(shí)施計(jì)劃，包括個(gè)人自主執(zhí)行與科室主任督促執(zhí)行。(3) C (Check)—檢查，醫(yī)院評(píng)審委員會(huì)定期派工作人員檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況，要以《評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》為出發(fā)點(diǎn)，將已經(jīng)完成的計(jì)劃同目標(biāo)值進(jìn)行比較，看是否達(dá)到了預(yù)定目標(biāo)，并找出未完成的原因。(4) A (Action)—處理，對(duì)實(shí)施的效果進(jìn)行總結(jié)和歸納，對(duì)不能完成的，總結(jié)原因，重新修訂計(jì)劃，進(jìn)入下一輪PDCA循環(huán)。
3. 3信息支撐構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化平臺(tái)為了
滿足檔案數(shù)量急劇增加和現(xiàn)代化醫(yī)院對(duì)檔案利用頻繁的需求，醫(yī)院必須大力改變和更新檔案利用的方法，加強(qiáng)檢索工具體系建設(shè)，建立檔案目錄中心。同時(shí)，樹(shù)立檔案信息資源共享意識(shí)，全面提高檔案現(xiàn)代化管理水平。要建立區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的模式，使傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館發(fā)展。數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍運(yùn)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行收集、管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的超大規(guī)模、分布式的數(shù)字信息系統(tǒng)要想實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，就必須積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)全文信息查詢、資源共享，充分利用現(xiàn)代科技，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。
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