商務(wù)信函的寫法介紹

時間：2024-10-26 02:23:53 信函

商務(wù)信函的寫法介紹

　　信函是公司的臉面，它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。以下是小編整理的商務(wù)信函的寫法介紹，希望對大家有所幫助。

商務(wù)信函的寫法介紹

　　信頭：

　　一般來講，商業(yè)信函均使用印有"letterhead"的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。

　　信內(nèi)地址：

　　寫在信紙的左上角，編號和日期下方。

　　順序是從小到大：

　　公司名稱或收信人姓名、職務(wù)

　　房屋或大樓名稱

　　大樓號碼及所在街道或路的名稱

　　省市名稱及郵編

　　國家名稱

　　稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dear sir, dear madam, 也可用：to whom if may concern。如對方職務(wù)較高，則最好用其職務(wù)名稱，如： dear prof. smith, dear dr. henson等。稱呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。

　　正文

　　結(jié)束敬語：如稱呼用 dear sir/dear sirs/dear madam", 結(jié)束敬語就應用yours faithfully。如稱呼用dear mr. john/dear mr. smith, 結(jié)束敬語就應用yours sincerely。

　　署名

　　英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰( clearness )、簡明( conciseness )、完整( completeness )和禮貌( courtesy )。信函的語調(diào)也是同樣重要的，它表達了你對收信人的態(tài)度，適當?shù)恼Z調(diào)將會給雙方創(chuàng)造良好的溝通氣氛。

　　商務(wù)信函簡介

　　《商務(wù)信函》一書正是為了適應這種形勢需要而編著的，本書用英語寫成的，其目的是讓具備一定經(jīng)驗的商務(wù)工作者的經(jīng)貿(mào)院校高年級本科生能通過對本書的學習和訓練，了解商務(wù)信函寫作的基本原則和方法，掌握其中的技巧，寫出有效的書信，更好地解決國際商務(wù)活動中發(fā)生的實際問題。本書通過大量的實例及詳細的講解，為學習者提供其可能面臨的各種商務(wù)情景的范文，使其結(jié)商務(wù)情景中最常見的和最常用的各種書信有一個總的了解，幫助學習者尺快掌握商務(wù)信函的寫作技巧和寫作方法，提高其使用英語進行書面商務(wù)溝通的能力同時，本書也可使商務(wù)工作者在商務(wù)信函的寫作中舉一反三，得心應手，在從事商務(wù)活動時更加順利。本書以實際應用為出發(fā)點，引用了生動的商務(wù)寫范例，書中范例均選自地道的英文原作，范例分析使學習者易于理解和套用。本書包括16章，內(nèi)容涉及有關(guān)商務(wù)信函寫作的各個方面，包括商務(wù)信函的寫作原則、各類商務(wù)信函、便函、電子郵件的寫作方法以及職業(yè)寫作。

　　商務(wù)信函寫作特點

　　口語化

　　每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“i am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“it is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

　　語氣語調(diào)

　　由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。

　　真誠

　　不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。

　　直接

　　跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。

　　禮貌

　　我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。

　　特別要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。

　　還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

　　簡潔

　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

　　精確

　　當涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進程。

　　針對性

　　請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“dear sirs” or “dear sir or madam”。

　　語言樸實

　　前面我們說過，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據(jù)西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務(wù)溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。

　　回復迅速及時

　　給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

　　標題

　　這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，e-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。

　　校對

　　寫完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一下您所提供的事實，數(shù)據(jù)等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。

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