商務信函的格式

時間：2024-06-15 17:23:15 方宇信函

商務信函的格式

　　信函指以套封形式按照名址遞送給特定個人或單位的緘封的信息載體。以下是小編精心整理的商務信函的格式，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

商務信函的格式

　　1、事務書信的格式

　　事務書信通常由下面七部分組成：信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結尾套語、簽字及其他。另外，有的事務書信還有下列項目：投遞說明、收件人或注意事項、事由、備查、抄送說明。

　　2、事務書信的寫作要求

　　信頭：

　　信頭位于信紙的中上方，印有包括公司名稱、地址、電話號碼、傳真號、電報掛號，以及公司負責人的姓名等。信頭的設計要美觀、簡潔。

　　如臨時打印信頭，則寄信人的名稱和地址，應打在信紙的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭，其他續頁可用空白信紙，只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。

　　日期：

　　事務書信的日期不可漏寫。日期應打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數字來代表，必須完整地寫出來。有兩種寫法：英式為19(th)April，1995;美式April 19，1995。英式寫法日在先，月在后，而美式則相反。如全部使用數字表示日期，容易引起誤解，應避免使用。

　　收信人名稱及地址：

　　信內名稱地址仍應重寫一次，并與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊，低于日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽名下約二至四行處。

　　收信人的單位名稱如何排列，應嚴格按收信人所定的方式，出于禮貌和準確性，切勿擅自更改。

　　敬語的用法及略寫也有一定習慣。比如，Mr.

　　(Mister)冠于男子姓氏前。Messrs.(Messiears)是英語 Mr.的復數，相當于Gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱，均不用Messrs.在英國，如公司行號含人名時，多用Messrs.。例如：Messrs. Lake Kane& Co.，Ltd;Mrs.為已婚女子，則在后面寫其夫姓，Mrs. Judd;Miss為未婚女子，其復數為Misses;Dr.(Doctor)冠于博士姓名前;Rev(Reverend)用于神職人員姓名前，可加定冠詞the。另外還有市長、內閣部長、議員、大使、法官姓名前用Hon.，總統、總經理、會長、大學校長的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.

　　信內地址寫法，英美格式差別較大。美式寫法：門牌號前沒有No.字樣，后面也沒有逗點。而英式寫法則相反。如：

　　Mr. Clark Cooper

　　No.8，Queen Victoria Street

　　London，E.C.2

　　England

　　注：E.C.2指倫敦東區2。

　　稱謂：

　　事務書信中的稱謂應是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼：Sirs。公司行號等商業書信多用Dear sirs，英國人在其后還要加上逗號;美國人多數用Gentleman稱呼公司行號，但僅限于復數，在其后用冒號，Gentleman和Dear Gentleman根本不用。當收信人只有職稱而無姓名時，不能單獨用單數Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear Sir。也可寫上姓，如“Dear Sir Lewes：”。

　　正文：

　　正文就是信的內容、主體。正文在稱謂下兩行開始，頂端書寫(不像中文信要空兩格);段落之間空雙行。正文的文字不要太長，尤其是頭尾兩段，一定要簡短一些。正文在打字時，普通紙占用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當的邊緣，下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊，右邊則盡可能整齊。

　　結尾套語：

　　結尾套語相當于中文書信信末的“xx敬上”等詞。通常緊貼信文最后一行下一二行書寫，并加逗號。較常見的有：Yours truly，Yours very truly，Truly yours，Very truly yours，Yours faithfully，Faithfully yours。如果收信人是個人，則可用：Yours sincerely，Sincerely yours。

　　簽署：

　　簽署就是簽上發信人的姓名。因是代表筆者，所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般事務書信，常在結尾語下面空五行處簽名，然后將發信人的姓名用打字形式打出，也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規則如下：

　　簽名者代表公司、行號名義時，應在結尾套語下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽署。

　　女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。

　　當負責人不在而由經辦人員代簽名時，要加上by、for或perpro字樣。

　　其他事項：

　　其他事項包括：注意事項、事由、備查、附件、附言等。

　　注意事項(Attention，縮寫：Attn)，這是發信人要求特定的人注意時用的，謂指“請某人親閱”、“請某人注意”。通常放在信內“姓名及地址”下面，或與稱謂同一行之右邊。

　　事由(Subject)，其作用是便于收信人迅速了解信的主要內容，它位于正文的上方，以提醒閱信人注意。

　　備查，為明確責任，便于日后查考，在信紙下端寫上發信人和打字員姓名的第一個字母。其排列方式很多，發信人的姓名縮寫要大寫并要排在前面。

　　附件(Enclosure，縮寫為Encl)，在“發信人及打字員姓名首字”下面，應附注表明有幾個附件，以方便收信人查點。如：Encl.：One check(指附有一張支票);Encl，a/s(指附件如信中所述，a/s即As stated)。

　　附言(Postscript的縮寫P. S.)。“附言”要用得合理，一般情況下不要用。如附言的主體與信文分開時，或信文寫完后，又有新情況而又必須通知對方時，才能使用。它通常用P.S.開頭，寫在信的最后一行，附件下一行處。

　　英文商務信函的書信格式

　　1.the top part of a business letter

　　日期：date: 23 december XX

　　地址：mr. james green

　　sales manager

　　bbb plc

　　55-60 old st, london e6 6hg

　　稱謂：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

　　2.the body part of a business letter

　　標題(可以不要)

　　正文

　　3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

　　(1)please let me know if this is convenience.

　　i look forward to hearing from you.

　　best wishes

　　yours sincerely,

　　(signature)

　　ms. gillian janes

　　personnel nanager

　　(2)please phone us to confirm the details.

　　we look forward to receiving your comments.

　　yours faithfully

　　(signature)

　　for ms. gillian jones

　　personnel manager

　　中文商務信函的寫作格式

　　如同一般信函，商業信文一般由開頭、正文、結尾、署名、日期等5個部分組成。

　　(1)開頭

　　開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。

　　(2)正文

　　信文的正文是書信的主要部分，敘述商業業務往來聯系的實質問題，通常包括：

　　①向收信人問候;

　　②寫信的事由，例如何時收到對方的來信，表示謝意，對于來信中提到的問題答復等等;

　　③該信要進行的業務聯系，如詢問有關事宜，回答對方提出的問題，闡明自己的想法或看法，向對方提出要求等。如果既要向對方詢問，又要回答對方的詢問，則先答后問，以示尊重;

　　④提出進一步聯系的希望、方式和要求。

　　(3)結尾

　　結尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。

　　(4)署名

　　署名即寫信人簽名，通常寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。重要的商業信函，為鄭重起見，也可加蓋公章。

　　(5)日期

　　寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業信函的日期很重要，不要遺漏。

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