信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策探討論文
摘要：高校檔案管理有著通用性、系統(tǒng)性、綜合性以及社會(huì)性等多方面的特征，集中體現(xiàn)了學(xué)生在思想道德、文化生活、學(xué)歷、學(xué)業(yè)等方面的綜合素養(yǎng)。當(dāng)前高校的科研課題以及相關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)，都是源自于社會(huì)實(shí)際的，相應(yīng)的成果最終也是服務(wù)于社會(huì)，相關(guān)工作都會(huì)應(yīng)用到檔案信息內(nèi)容。在很長(zhǎng)時(shí)間里，不管是學(xué)生自身、學(xué)校和社會(huì)，都對(duì)檔案內(nèi)容比較重視，在數(shù)據(jù)龐大以及種類(lèi)繁多的檔案信息中，如何建設(shè)獨(dú)特、全新的檔案管理模式，有效引入信息化管理手段，是當(dāng)前重點(diǎn)研究的內(nèi)容。
關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案 管理 危機(jī)
信息化和數(shù)字化是當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)，在當(dāng)前的背景下，我國(guó)在教育、建筑以及醫(yī)療等多個(gè)方面都加強(qiáng)了信息化技術(shù)的應(yīng)用，目的是提升相關(guān)領(lǐng)域的核心競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)水平。對(duì)于教育信息化來(lái)說(shuō)，指的是在教育領(lǐng)域深入和全面引入現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)教育改革的進(jìn)步和發(fā)展，這個(gè)過(guò)程具有共享性和開(kāi)放性、協(xié)作性和交互性，可以融合多媒體、智能化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化，這樣可以促進(jìn)教育的跨越式發(fā)展。在當(dāng)前的檔案管理工作中，學(xué)校需要掌握具體信息，進(jìn)而發(fā)揮這些信息的作用和價(jià)值。
1 高校檔案管理存在的危機(jī)
當(dāng)前的檔案管理中，存在一定的潛在危機(jī)因素，所以在實(shí)際的檔案管理中需要關(guān)注這些危機(jī)因素。具體的危機(jī)因素包括：一是檔案的實(shí)體安全因素，二是管理技術(shù)方面的危機(jī)。這里所說(shuō)的實(shí)體安全隱患，指的是地震和高溫高濕等自然因素的影響，也包括檔案丟失和無(wú)意破壞等人為因素。當(dāng)前的高校檔案中，還存在較多的紙質(zhì)文件，所以更加容易受到人為因素的影響。在當(dāng)前信息化和數(shù)字化的背景下，管理方面的技術(shù)影響因素比較多，必須引起重視。
1.1安全危機(jī)方面的因素
引發(fā)檔案管理安全危機(jī)的因素比較多，主要包括外部環(huán)境的突然變化以及漸進(jìn)性變化，這些變化會(huì)導(dǎo)致檔案受到嚴(yán)重的影響，蟲(chóng)害以及高溫潮濕都是比較常見(jiàn)的。還包括自然災(zāi)害等等，例如庫(kù)房電線短路、雷擊意見(jiàn)地震等等，這些因素可能導(dǎo)致可燃物品燃燒，讓信息化電子設(shè)備受到影響。對(duì)于這些因素，檔案管理人員需要做好相關(guān)的防護(hù)措施。對(duì)于雷擊、地震等因素，需要提起重視，盡可能防患于未然。檔案庫(kù)房的設(shè)計(jì)需要符合標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)需要定期檢查相關(guān)電器設(shè)備，避免電器超負(fù)荷運(yùn)行，同時(shí)盡可能淘汰存在安全隱患的設(shè)備，避免出現(xiàn)不安全因素。
1.2電子檔案危機(jī)
當(dāng)前檔案屬于信息化檔案管理的重要內(nèi)容，是重要信息資源。電子檔案具有獨(dú)特的管理規(guī)范以及管理方式。以往的檔案管理都是依靠人工，但是電子檔案的管理需要借助于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。軟件和計(jì)算機(jī)的性能對(duì)檔案管理和文件處理的效率和質(zhì)量有著直接影響，不兼容的應(yīng)用軟件和計(jì)算機(jī)在生成文件的利用和交換中存在一定的困難因素。與此同時(shí)，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，信息并不固定于特定的物理位置上的，所以沒(méi)有文件實(shí)體的概念。這種非實(shí)體化的特點(diǎn)，使得這些電子檔案的完整性存在問(wèn)題，缺乏紙質(zhì)檔案的真實(shí)性。所以，在電子檔案管理的具體環(huán)節(jié)中，需要引入完善的管理措施。同時(shí)，需要確保這些檔案的真實(shí)性，因?yàn)殡娮訖n案都是容易修改并且不會(huì)留下痕跡的，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)之后，文件的簽署和信息控制都需要應(yīng)用專(zhuān)門(mén)的技術(shù)。在技術(shù)層面，電子檔案的管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備，不同格式的文件需要使用不同的軟件進(jìn)行查閱，電子文件具有的這些復(fù)雜性提升了管理的難度，在實(shí)際的檔案資料開(kāi)發(fā)、利用和管理方面都出現(xiàn)了一定的問(wèn)題。
2 信息化時(shí)代高校檔案管理的對(duì)策
2.1關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)
對(duì)于高校管理層來(lái)說(shuō)，需要把檔案信息化建設(shè)當(dāng)作學(xué)校的主要發(fā)展策略，并且明確當(dāng)前的內(nèi)部治理機(jī)構(gòu)，把這方面的建設(shè)當(dāng)成基礎(chǔ)工作內(nèi)容。高校檔案管理信息化建設(shè)中，需要遵循先進(jìn)的理念和原則，否則難以發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。所謂的頂層設(shè)計(jì)，包括結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)以及功能設(shè)計(jì)。這里所說(shuō)的功能設(shè)計(jì)，涉及到學(xué)校的主要發(fā)展策略，需要遵循為師生服務(wù)的宗旨，統(tǒng)籌后勤保障、人事、科研以及教學(xué)方面的工作，這樣可以有效發(fā)揮檔案管理中心的作用，進(jìn)而建設(shè)重要的信息維護(hù)、處理、歸檔以及匯總平臺(tái)。這里所說(shuō)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，指的是依據(jù)當(dāng)前的學(xué)校內(nèi)部治理機(jī)構(gòu)變革，明確當(dāng)前的學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)架構(gòu)，進(jìn)而合理配置相關(guān)資源、管理權(quán)限以及信息流服務(wù)。當(dāng)前的實(shí)踐證明，建設(shè)有效的信息化管理制度，可以切實(shí)提升信息化發(fā)展水平，促進(jìn)信息化服務(wù)效率以及質(zhì)量的提升，進(jìn)而構(gòu)建維護(hù)成本和運(yùn)行成本較低的體制，這樣可以科學(xué)指導(dǎo)當(dāng)前的檔案管理信息化工作。
2.2重視檔案管理的安全措施
在安全措施方面，需要制定嚴(yán)格和完善的檔案信息安全保密制度，進(jìn)而持續(xù)強(qiáng)化和培養(yǎng)從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防護(hù)水平。同時(shí)，高校需要引進(jìn)比較先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而落實(shí)嚴(yán)格的流程化處理機(jī)制，這樣可以把具體責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，進(jìn)而構(gòu)建完善的監(jiān)控機(jī)制，落實(shí)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全管理策略。依據(jù)當(dāng)前的電子檔案信息數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的數(shù)據(jù)使用和管理中，需要引入相應(yīng)的權(quán)限。在實(shí)際的數(shù)據(jù)管理中，需要對(duì)數(shù)據(jù)審核、編輯、采集落實(shí)權(quán)限要求。在實(shí)際的數(shù)據(jù)查詢中，需要考慮到相關(guān)查閱者的具體查詢范圍、訪問(wèn)權(quán)限以及資格等等。
2.3構(gòu)建數(shù)字化檔案信息庫(kù)
對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，需要重視自身的檔案信息資源庫(kù)建設(shè)，要根據(jù)我國(guó)相關(guān)部門(mén)的檔案規(guī)定，明確相應(yīng)的檔案工作要求以及檔案服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需求，進(jìn)而明確檔案信息源端口，進(jìn)而采集信息。與此同時(shí)，學(xué)校功能拓展的過(guò)程中，需要加強(qiáng)對(duì)用戶端口的實(shí)際需求分析，進(jìn)而調(diào)整相關(guān)檔案信息的具體采集方向，構(gòu)建特色鮮明的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。這些檔案信息資源可以為學(xué)校的發(fā)展和改革服務(wù)，可以為當(dāng)前的師生服務(wù)，可以切實(shí)提升學(xué)校的管理效率和質(zhì)量，在持續(xù)的維護(hù)、整理和保存過(guò)程中，可以形成學(xué)校的文化軌跡以及精神材料，進(jìn)而記錄學(xué)校在發(fā)展中的不同數(shù)據(jù)信息，成為學(xué)校文化建設(shè)的重要內(nèi)容。這些檔案內(nèi)容都是學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的基因文化庫(kù)。在當(dāng)前的通信技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)條件下，具有較快的速度以及較大的儲(chǔ)存容量，出現(xiàn)了許多信息處理的技術(shù)內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的先進(jìn)性周期持續(xù)縮短，所以，信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)際價(jià)值主要體現(xiàn)在信息資源的應(yīng)用和建設(shè)層面上，需要加強(qiáng)在這個(gè)方面的信息資源建設(shè)投入[1]。
2.4提升管理人員管理理念
如今的社會(huì)背景下，信息化的發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)涉及方方面面，高校的教育管理也需要大量應(yīng)用信息技術(shù)，高校檔案管理也需要跟隨發(fā)展的步伐，積極地創(chuàng)新和提升自身的檔案信息管理能力，這樣可以為學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有著重要的意義。在實(shí)際工作中，應(yīng)該完美結(jié)合信息技術(shù)和檔案管理工作，提升管理人員的管理理念屬于重要前提。當(dāng)前背景下，許多高校的檔案管理者還是應(yīng)用傳統(tǒng)的管理思路和模式，一些高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)于當(dāng)前檔案管理工作的深度認(rèn)識(shí)，僅僅片面完成相關(guān)的數(shù)據(jù)處理任務(wù)，檔案管理工作者受到傳統(tǒng)思想和體制的影響比較大，所以僅僅把工作中心放到excel和word數(shù)據(jù)處理和編目方面，缺乏對(duì)于新服務(wù)方式和方法的規(guī)劃和思考。對(duì)于這些檔案管理者來(lái)說(shuō)，需要接受信息化管理思路的灌輸。學(xué)校可以組織針對(duì)性培訓(xùn)，并且積極和各個(gè)院校進(jìn)行溝通和互動(dòng)，同時(shí)可以引入一些新技術(shù)。引入技術(shù)內(nèi)容屬于重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容，如果條件允許的話，可以邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員基于技術(shù)講解和思想方面的培訓(xùn)和灌輸。
2.5加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)
檔案管理人員的素質(zhì)，直接影響整體的檔案管理工作。因?yàn)橐恍n案管理人員長(zhǎng)期缺乏必要的培訓(xùn)，所以他們的素質(zhì)和能力無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，需要加強(qiáng)對(duì)他們的教育和引導(dǎo)，積極拓展這些人員的知識(shí)面，確保管理人員提升自己的技能和知識(shí)掌握程度，進(jìn)而了解微縮攝影、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)，了解現(xiàn)代科技、管理、經(jīng)濟(jì)方面的業(yè)務(wù)技能。與此同時(shí)，還需要落實(shí)優(yōu)惠政策，鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，引導(dǎo)他們主動(dòng)地探索相關(guān)的工作內(nèi)容，確保信息的快速更新，讓管理人員處于最佳工作狀態(tài)，進(jìn)而精通他們平時(shí)接觸的業(yè)務(wù)。如此一來(lái)，這些管理人員可以為高校的管理、科研以及教學(xué)等工作良好服務(wù)。
2.6積極引入數(shù)字化技術(shù)手段
當(dāng)前的高校檔案管理中，存在管理內(nèi)容繁瑣和管理方法比較落后的問(wèn)題。對(duì)于檔案管理中的儲(chǔ)存、記錄、快速檢索工作，需要投入大量的精力，消耗的物力和人力都比較多，而且工作的準(zhǔn)確率也得不到保證。高校可以積極引入信息技術(shù)，進(jìn)而構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的電子檔案庫(kù)，如果到了檔案記錄的特別時(shí)期，可以公開(kāi)進(jìn)行使用，指導(dǎo)學(xué)生自主完成自己的檔案，而后指導(dǎo)員進(jìn)行針對(duì)性審核，如果通過(guò)審核，可以記錄備案，檔案管理員則需要進(jìn)行統(tǒng)一整理。通過(guò)這種方式，可以減少檔案管理者的實(shí)際工作量，可以提升記錄的質(zhì)量，學(xué)生也可以全面了解自己的信息和數(shù)據(jù)，在實(shí)際填寫(xiě)中會(huì)比較認(rèn)真。通過(guò)引入數(shù)字信息化技術(shù)，學(xué)生的個(gè)人信息可以對(duì)應(yīng)二維碼或者條形碼等標(biāo)識(shí)，如果用人單位或者學(xué)生想要查閱學(xué)生的信息，可以利用掃描的方式來(lái)了解相關(guān)信息，如果想要提升安全性，可以在相關(guān)信息查閱窗口設(shè)置密碼。
3 結(jié)束語(yǔ)
高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是重要發(fā)展方向，屬于當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容和組成，信息化建設(shè)屬于自身發(fā)展的必要工作內(nèi)容。但是在實(shí)際的建設(shè)中，需要涉及多方面、多方位的工作，同時(shí)具有見(jiàn)效慢和投資多的問(wèn)題。對(duì)此，高校需要積極引入相關(guān)設(shè)備，更新管理思路和觀念，確保高校教育事業(yè)和檔案工作的同步發(fā)展和進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
[1] 張莉莉.高校檔案信息化建設(shè)之安全問(wèn)題與完善策略[J].通化師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，（12）：136- 138.
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