高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策論文

時(shí)間：2022-10-07 17:56:24 檔案管理畢業(yè)論文

　　論文摘要：強(qiáng)化學(xué)生檔案工作是提高高校學(xué)生管理水平的一個(gè)重要手段。這項(xiàng)工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。本文指出了高校學(xué)生檔案管理存在的問題：學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應(yīng)有的活力。同時(shí)提出提高高校學(xué)生檔案管理水平的對(duì)策。

高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策論文

　　論文關(guān)鍵詞：高校,學(xué)生檔案工作,問題,對(duì)策

　　強(qiáng)化學(xué)生檔案工作是提高高校學(xué)生管理水平的一個(gè)重要手段。這項(xiàng)工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。目前，高校學(xué)生檔案管理存在的問題是：學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應(yīng)有的活力。

　　一、高校學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄的表現(xiàn)

　�。ㄒ唬⿲W(xué)生方面

　　通過大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大學(xué)生們的“學(xué)生檔案意識(shí)”非常模糊。如有61.3%的大學(xué)生不清楚“學(xué)生檔案”包括哪些內(nèi)容；有47.1%的大學(xué)生對(duì)“學(xué)生檔案”的重要性持否定看法。再從大學(xué)畢業(yè)生對(duì)自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學(xué)校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉(zhuǎn)到了學(xué)校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業(yè)生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉(zhuǎn)回了原籍，還是留在了學(xué)校，或是轉(zhuǎn)到了人才市場。很多大學(xué)生畢業(yè)后，不清楚自己在校學(xué)習(xí)期間所形成的“學(xué)生檔案”會(huì)在自己畢業(yè)后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會(huì)隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對(duì)此事不關(guān)注。因此可以看出：當(dāng)代大學(xué)生的“學(xué)生檔案意識(shí)”淡薄甚至缺失。

　�。ǘ└咝９芾碚叻矫�

　　高校管理者“學(xué)生檔案管理意識(shí)”不強(qiáng)。具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

　　1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學(xué)生檔案，有的雖然配有專職人員，但數(shù)量過少或需要兼做其他工作，無論時(shí)間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不�！钡膯栴}較為明顯。

　　2．從業(yè)務(wù)培訓(xùn)上講，多數(shù)學(xué)生檔案管理人員未接受過檔案管理專業(yè)知識(shí)和相關(guān)法律知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的基本知識(shí)和基本技能。

　　3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規(guī)范的學(xué)生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學(xué)生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應(yīng)付上級(jí)主管部門的檢查。

　　4．從設(shè)施設(shè)備上講，由于資金投入少，沒有專門的學(xué)生檔案庫房，現(xiàn)代辦公設(shè)備不足，很多高校都沒有配套的學(xué)生檔案管理軟件及電腦，設(shè)施設(shè)備都沒有達(dá)到應(yīng)有的技術(shù)要求，“舊而缺”的問題較為普遍。

　　這些普遍存在的問題，直接導(dǎo)致學(xué)生檔案工作質(zhì)量不高，錯(cuò)、漏、假、亂等情況時(shí)有發(fā)生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯(cuò)填年齡、身份證號(hào)等基本數(shù)據(jù)，或是畢業(yè)生檔案錯(cuò)寄、錯(cuò)投等。還有就是本該裝入學(xué)生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學(xué)生檔案資料殘缺不全。由于平時(shí)管理不規(guī)范，有的不能按照規(guī)定進(jìn)行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續(xù)不嚴(yán)，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯(cuò)亂等。

　　二、提高高校學(xué)生檔案管理水平的對(duì)策

　　1.普及學(xué)生檔案知識(shí)，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)

　　國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出要對(duì)大學(xué)生普及檔案知識(shí)的教育，組織學(xué)生學(xué)習(xí)本校結(jié)合自己實(shí)際情況制定的《高校學(xué)生檔案管理辦法細(xì)則》，讓學(xué)生知道學(xué)生檔案的歸檔范圍。因此，在學(xué)生管理實(shí)踐中，高校應(yīng)發(fā)揮自身的優(yōu)勢,利用系部櫥窗、班級(jí)黑板報(bào)、校園廣播、主題團(tuán)日活動(dòng)、舉行學(xué)生檔案知識(shí)競賽等多種形式,廣泛、深入地加強(qiáng)宣傳教育。

　　其次，可以通過舉辦相關(guān)講座，對(duì)學(xué)生宣傳與普及檔案知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)。如，充分發(fā)揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優(yōu)勢，邀請(qǐng)具有高、中級(jí)檔案職稱的專業(yè)技術(shù)人員和檔案工作的一線人員來我校開設(shè)講座，讓學(xué)生更多了解檔案知識(shí)，產(chǎn)生興趣，增強(qiáng)檔案意識(shí)。

　　再次，可以通過開設(shè)相關(guān)課程強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)，如開設(shè)檔案基礎(chǔ)公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業(yè)、法律事務(wù)專業(yè)已開設(shè)檔案管理基礎(chǔ)課程。

　　只有通過多種形式，讓學(xué)生更多地、更全面地了解檔案知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，才能使他們成為熱愛、支持學(xué)生檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。只有通過宣傳學(xué)習(xí),使全校師生員工充分認(rèn)識(shí)到高校學(xué)生檔案的重要性，使大學(xué)生對(duì)自身檔案有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí),積極主動(dòng)地豐富充實(shí)學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容。例如，參加學(xué)校的大學(xué)生文化藝術(shù)節(jié)、社團(tuán)組織，競爭學(xué)生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內(nèi)容，同時(shí)提高了大學(xué)生的綜合素質(zhì)。大學(xué)生在填寫個(gè)人檔案材料時(shí),做到準(zhǔn)確、工整、規(guī)范、真實(shí),從源頭上解決學(xué)生檔案歸檔材料內(nèi)容少、質(zhì)量差的問題。

　　2.樹立正確的檔案管理理念，增強(qiáng)高校學(xué)生管理者的學(xué)生檔案管理意識(shí)

　　為使學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)新形勢的需要,必須增強(qiáng)高校學(xué)生管理者的學(xué)生檔案管理意識(shí)，樹立正確的學(xué)生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》,增強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作人員的檔案意識(shí)，明確學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容，充分認(rèn)識(shí)到搞好學(xué)生檔案管理工作的重要性。在學(xué)生管理實(shí)踐中，搞好學(xué)生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進(jìn)學(xué)生的發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。高校管理者在現(xiàn)實(shí)工作中應(yīng)重視高校學(xué)生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎(chǔ)上，做好學(xué)生檔案管理工作，并進(jìn)一步合理開發(fā)和利用學(xué)生檔案的建檔工作，督促學(xué)生，提升學(xué)生的綜合素質(zhì)。

　　3.重視學(xué)生檔案管理，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

　　要想搞好高校學(xué)生檔案工作,就必須建立一支強(qiáng)有力的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。各個(gè)系部配備具有高度責(zé)任心的專職人員從事學(xué)生檔案管理工作，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平,以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。每年邀請(qǐng)上級(jí)檔案主管部門專家、學(xué)生檔案管理的先進(jìn)單位來校介紹經(jīng)驗(yàn)，高校檔案室的專業(yè)技術(shù)人員每月對(duì)學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，各系部進(jìn)行學(xué)生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，還應(yīng)掌握學(xué)生檔案管理方法。高校專職學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高文化素質(zhì)。新時(shí)期高校檔案面臨許多新問題，同時(shí)也給高校學(xué)生檔案管理工作提出了更高的要求。學(xué)生檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，在工作實(shí)踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學(xué)生檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)學(xué)生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

　　4.發(fā)揮學(xué)生檔案管理功能，重視學(xué)生檔案信息的研究與開發(fā)

　　齊全、規(guī)范、完整、有序的學(xué)生檔案，不僅能真實(shí)生動(dòng)地記錄這所學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展進(jìn)程，而且能反映出其辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的優(yōu)劣。這時(shí)的學(xué)生檔案，就成了歷史的見證，成了學(xué)校管理全過程中最真實(shí)、最可靠的信息來源。高校學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)在高等教育發(fā)展的新形勢,從加強(qiáng)創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,有針對(duì)性地對(duì)學(xué)生檔案資料進(jìn)行分類匯編,認(rèn)真研究開發(fā)大學(xué)生信息資源,在知識(shí)、能力、品德等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點(diǎn),為學(xué)生在大學(xué)的發(fā)展提供指導(dǎo)，為學(xué)生的未來發(fā)展提供豐富的檔案資料。

　　5.加大學(xué)生檔案管理工作的投入，更新學(xué)生檔案管理技術(shù)、手段和設(shè)備

　　隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加,檔案內(nèi)容更加完善,傳統(tǒng)的手工管理已不能適應(yīng)快速發(fā)展的高教事業(yè)。這就需要加大對(duì)高校學(xué)生檔案工作的硬件投入。一是實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。當(dāng)前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發(fā)適合我校學(xué)生管理的學(xué)生檔案管理軟件,把高校學(xué)生檔案管理從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理已是勢在必行。二是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案檢索內(nèi)容的數(shù)字化,使其各部門學(xué)生檔案信息資源共享,從而達(dá)到更加快速、系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確地提供每個(gè)學(xué)生檔案材料的目錄。

　　綜上所述，高校學(xué)生檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程。檔案管理工作者要根據(jù)當(dāng)前高等教育發(fā)展的新形勢,從加強(qiáng)創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,認(rèn)真研究開發(fā)大學(xué)生檔案信息資源,在知識(shí)、能力、人格、素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點(diǎn)和長處,以便于因材施教。這對(duì)于加強(qiáng)學(xué)生管理,幫助學(xué)生成才,指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實(shí),科學(xué)規(guī)范工作,就能更好地管理好學(xué)生檔案,就能最大限度地發(fā)揮高校學(xué)生檔案的作用,從而為高校學(xué)生的教育管理起到應(yīng)有的作用。

　　參考文獻(xiàn)

　　1 董娟,李紅梅,張傳新.高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2003,(4).

　　2 周冀,潘玉駒.也談高校學(xué)生檔案的管理與開發(fā)利用[J].浙江檔案,2005.

　　3 朱維華,李濤安.信息的市場化趨勢與高校圖書館信息資源的開發(fā)[J].圖書館論壇,1999,(5).

　　4 柳衛(wèi)莉.地方院校圖書館為地方經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展服務(wù)的思考[J].圖書館論壇,2003,(3).

　　5 劉萍.開發(fā)檔案信息提高人才素質(zhì)[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊,2000,(2).

　　6 徐頻.高校學(xué)生檔案的現(xiàn)代功能及其實(shí)現(xiàn)[J].天府新論,2006(3).

　　7 陳慧.高校學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式初探[J].科技信息,2006(3).

　　8 常欣.高校學(xué)生檔案管理之我見[J].忻州師范學(xué)院學(xué)報(bào),2006(12).

　　9 孫康燕.新形勢下的高校學(xué)生檔案工作[J].教育與教學(xué)研究,2006(10).

　　10 陸蘇榕.當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理的新問題[J].九江學(xué)院學(xué)報(bào),2006(3).

　　11 解利.高等院校學(xué)生檔案管理新思路[J].內(nèi)江科技,2006(9).