企業(yè)檔案管理新方法新思路論文
摘要：檔案的管理工作對(duì)維護(hù)社會(huì)和諧.促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的作用。良好的檔案管理工作是保證企業(yè)健康發(fā)展的重要前提。文章通過(guò)分析新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性的措施，以期從根本上提升檔案管理的水平。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；管理辦法；新方法新思路
1當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題及其原因
1.1對(duì)檔案管理工作重視程度不夠
目前，我國(guó)雖在《檔案法》和《企業(yè)檔案管理辦法》中對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了一定的要求，并給出了相應(yīng)的工作指示，但大多數(shù)企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史文化財(cái)富，加之企業(yè)本身對(duì)檔案管理不夠重視，致使檔案管理的各項(xiàng)措施無(wú)法順利執(zhí)行，這不僅使得檔案管理工作浮于表面，更讓檔案管理工作陷于一片混亂，從而在一定程度上影響了檔案管理的效率。
1.2檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱
目前，我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作較為薄弱，一部分企業(yè)雖制定了檔案管理制度，卻沒(méi)有構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督體系去督促落實(shí)。從而導(dǎo)致檔案的整理既不規(guī)范也不符合組卷的要求，甚至還有個(gè)別企業(yè)未經(jīng)法律允許便擅自銷毀本應(yīng)歸檔保存的文件材料。
1.3檔案管理人員的素質(zhì)不高
當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員在接手檔案管理工作前，都尚未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)。企業(yè)的檔案管理是一項(xiàng)極為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑢?duì)工作人員的各方面素養(yǎng)均有著較高要求。然而，當(dāng)前大部分檔案管理工作人員并不具備過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng)，從而無(wú)法勝任當(dāng)前的檔案管理工作。同時(shí)，還有一部分檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的理解不全面，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
1.4檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作不夠完善
大部分企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，錯(cuò)誤地認(rèn)為只要做好了檔案的收集.整理.保管等工作，便算完成了檔案管理任務(wù)，從而忽略了檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。檔案作為企業(yè)發(fā)展的文化財(cái)富，檔案管理部門應(yīng)加大開(kāi)發(fā)力度，將這些資源充分利用起來(lái)，讓檔案資源能夠更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
2做好企業(yè)檔案管理新方法新思路探究
2.1充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視程度
為保證企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性，首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能夠推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展，從而為檔案管理工作創(chuàng)造更多的有利條件；其次，還應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投資力度，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建良好的檔案管理工作模式，有效提升檔案管理工作的實(shí)效性，從而全面提升企業(yè)的檔案管理工作水平。
2.2創(chuàng)新檔案管理業(yè)務(wù)，充分發(fā)揮檔案資源應(yīng)用率
檔案的管理工作不僅包括檔案的建立.保存與維護(hù)，而且還涉及到科技以及技改項(xiàng)目。尤其是科技檔案，其所涉及的文件資料除了企業(yè)生產(chǎn)的內(nèi)容，還有企業(yè)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)的內(nèi)容，與推動(dòng)企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。針對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，主要是歸納并整理檔案中企業(yè)各個(gè)細(xì)節(jié)的業(yè)務(wù)，做好數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)與分析工作。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題便需要及時(shí)做好變更記錄，以保證企業(yè)檔案管理工作的連續(xù)性和有效性。此外，針對(duì)檔案管理的數(shù)字化管理工作內(nèi)容，各企業(yè)應(yīng)積極建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，以創(chuàng)新管理業(yè)務(wù)，從而最大限度地發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。
2.3提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，構(gòu)建高素質(zhì)管理隊(duì)伍
為了從根本上提升檔案管理工作水平，則需要從提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)入手，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，增強(qiáng)檔案管理人員的管理能力，從而打造一支高水平的檔案管理隊(duì)伍。若在企業(yè)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)人員變動(dòng)等情況，應(yīng)在保證檔案管理人員整體管理水平不降低的前提下進(jìn)行，從而不斷完善企業(yè)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以便更好地滿足新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的需要。
2.4加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，改善保管條件和管理手段
在新形勢(shì)下做好檔案管理工作，則需要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保存環(huán)境與創(chuàng)新管理手段。首先是硬件設(shè)施建設(shè)方面，要建立專門的檔案存放室，以改善檔案的保管條件。其次是創(chuàng)設(shè)良好的檔案保存環(huán)境。不僅要滿足存放面積的需求，還要保持良好的通風(fēng)條件。其中，紙質(zhì)檔案必須存放于檔案袋中，以防止紙質(zhì)材料被腐蝕，提前購(gòu)置切刀.打孔機(jī).剪刀等物品，嚴(yán)格按照組卷整理的相關(guān)要求，保持組卷.排架合理。同時(shí)，為了能夠更好地滿足現(xiàn)代化辦公與檔案管理現(xiàn)代化的需求，企業(yè)還應(yīng)配備相應(yīng)設(shè)備，以微機(jī)檢索的方式升級(jí)原有管理軟件，從而有效提升檔案管理的科技含量。最后，還需做好檔案存放室的安全防范工作，如保持檔案室內(nèi)的清潔.整齊。定期更換滅火器.防霉藥劑，全面做好檔案的防火.防潮工作，以確保檔案的安全性與完整性。只有齊全的設(shè)施與設(shè)備，才能滿足檔案安全保管的要求，從根本上提升企業(yè)檔案管理的水平。
2.5創(chuàng)新檔案管理思維，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值
企業(yè)檔案管理的主要目的就是為了更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。因此，企業(yè)檔案管理人員在開(kāi)展檔案的收集.保存.管理等工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守企業(yè)的保密政策，任何工作都應(yīng)以保密為前提，全面做好企業(yè)檔案的保密工作。此外，企業(yè)還要不斷完善檔案資料的利用工作制度，以拓寬檔案資源的應(yīng)用范圍，充分發(fā)揮檔案資料的重要作用，以便更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
2.6檔案信息開(kāi)發(fā)利用
工作中筆者發(fā)現(xiàn)到庫(kù)房查找文件還是存在查找難的現(xiàn)象。因此筆者將庫(kù)房中所有文件準(zhǔn)確記錄擺放位置，將其整理記錄在EXCEL表格，形成一個(gè)平面的電子立體庫(kù)，并以“超鏈接”的模式，鏈接每卷每件，使庫(kù)房中的每份文件活靈活現(xiàn)地展現(xiàn)在電腦上，展現(xiàn)在自己的工作視野中。當(dāng)借閱者需要某一份文件，只需在檔案系統(tǒng)或卷內(nèi)目錄索引中查找出相關(guān)檔案號(hào)，在離線備份中打開(kāi)電子文件立體庫(kù)就能很快找到文件并將其打開(kāi)。
參考文獻(xiàn)：
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