水利工程檔案的建設(shè)和管理論文
水利工程檔案是水利部門在從事各種活動及水利工程在建設(shè)運行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實的歷史記錄，是在工作中進(jìn)行查考、研究、決策的重要依據(jù)，更是信息的源泉。在重大早、澇災(zāi)面前，國家財產(chǎn)、人民生命受到威脅的時候，檔案中一個小小的數(shù)字，一句簡單的文字，就能幫助決策者們做出正確的抉擇，以保護(hù)國家財產(chǎn)、人民生命的安全，所避免的損失無法用數(shù)字衡量。
首先，要提高基層水利單位主管領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識。水利部門要把基層水利單位建檔、升級工作作為年終先進(jìn)單位考評之一，而基層水利單位的檔案成績好壞也要作為領(lǐng)導(dǎo)政績的考核條件。同時，水利主管部門要建立健全工作責(zé)任制，要指定每個基層水利單位的主管領(lǐng)導(dǎo)為檔案負(fù)責(zé)人，每個單位設(shè)一個檔案員，做到一級抓一級，層層抓落實。其次，基層單位主管領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中，要監(jiān)督檔案員肩負(fù)起檔案資料收集的責(zé)任。最后，要健全檔案工作的各項規(guī)章制度，如各種檔案的管理制度、崗位責(zé)任制、查閱制度等。
一、領(lǐng)導(dǎo)重視，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性
水利工程一般都是國家重點工程，其建設(shè)規(guī)模大、時間長、要求嚴(yán)，在施工中還會創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設(shè)和運行管理將會造成不可彌補的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過程，并及時收集歸檔，沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，沒有檔案人員的勤奮敬業(yè)，是不可能做到的。
二、把好建章立制關(guān)，為工程檔案規(guī)范管理提供可靠依據(jù)
水利工程建設(shè)項目的各參建單位必須建立、健全項目檔案各項管理制度，明確項目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門職責(zé)分工，將項目文件的形成、積累和管理列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、人員的職責(zé)范圍或崗位責(zé)任制。在工程建設(shè)開始，就應(yīng)根據(jù)國家《檔案法》及水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》，結(jié)合本項目管理的特點，編制本項目詳盡的檔案收集、整理、分類編號、竣工圖編制以及檔案的利用、保管、保密等制度。只有通過制定項目檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與要求并加以落實，及時指導(dǎo)各施工監(jiān)理單位，才能使檔案收集歸檔有序開展，分類整理有章可循，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量有保證，資料真實可靠，竣工圖與實物相符。
(一)為改善檔案保管條件，加強檔案室建設(shè)，配備了檔案密集架、滅火器等一系列設(shè)備，保證檔案管理達(dá)到防盜、防鼠、防蟲等“八防”要求。同時。還配備了錄像機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，基本上實現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理規(guī)范，從未發(fā)生過檔案資料的丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。
(二)對于水利工程的建設(shè)，在基層工作的同志一般都很少參與，對其中的檔案管理更是陌生。因此，工程檔案管理人員要不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，增強責(zé)任心和榮譽感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系，使大型水利工程建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。
三、系統(tǒng)科學(xué)的管理好水利工程檔案
只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，才能滿足工程建設(shè)、工管理管理工作對檔案利用的要求，而做好檔案管理工作是提供利用的基礎(chǔ)和保證。因此，必須重視并好檔案的管理開作。
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是管好、用好檔案的關(guān)鍵。科技檔案管理是單位科技、生產(chǎn)管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加以重視和關(guān)注，使其在制度上、資金積累上、人員配備上得到支持和保證，使檔案工作能真正發(fā)揮其職能和作用。
(二)通過規(guī)章制度的建立，使檔案工作納入科技、生產(chǎn)管理之中，把科技檔案的形成、積累、整理工作形成制度并與個人的經(jīng)濟利益掛鉤。即工程設(shè)計、施工或竣工，項目負(fù)責(zé)人在資料形成過程中對資料的收集和整理負(fù)責(zé)；之后，又必須對檔案進(jìn)行鑒定、整理，并完整地移交檔案室，憑移交單才能報銷或結(jié)算差旅費、出差補巾費。檔案工作人員也必須時時督促和指導(dǎo)檔案的收集、整理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時更正。這樣，使科技檔案從產(chǎn)生和形成的那一刻起，就有人對它的收集、整理、歸檔以及完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
(三)科學(xué)管理工程檔案，對工程按性質(zhì)和項目進(jìn)行分類，在任務(wù)下達(dá)時就同步進(jìn)行。即由項目負(fù)責(zé)人到檔案室領(lǐng)取工程檔案號，使之在設(shè)計過程中就反映在設(shè)計文件和每一張設(shè)計圖紙上。這樣，不管這些文件和圖紙是單一的還是散亂的，都能很快地歸納到它應(yīng)在位置，不僅為文件資料的收集、整理，以及檔案的完整性、系統(tǒng)性提供了保證，同時也為歸檔工作打下了很好的基礎(chǔ)，無須再作另外的處理，只要按檔案號進(jìn)行清點后(一個檔案號也就是一個案卷)，填寫卷內(nèi)目錄，著錄、登記完畢即可按號上架，進(jìn)入提供利用工作。此外，需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)大多數(shù)都反映在檔案號和明細(xì)帳上了，不必專門進(jìn)行。所有這些，既節(jié)省時間，又節(jié)省人力。當(dāng)以上工作完成之后，科技人員利用檢索工具查找到所需檔案，只要把檔案號告訴檔案員，數(shù)分鐘之內(nèi)既可準(zhǔn)確無誤地提供給對方。
(四)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，引進(jìn)計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行自動化管理無疑是使原有管理方法和手段更上一層樓。因此，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計算機化，更應(yīng)該是向著數(shù)字化、局域網(wǎng)方向發(fā)展。
(五)檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論，精通檔案業(yè)務(wù)，同時，還要真正做好新時期檔案管理工作，運用現(xiàn)代化辦公手段，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。一是要提高思想素質(zhì)，提倡愛崗敬業(yè)，增強服務(wù)意識，具備良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)；二是要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到依法治檔，自覺參加崗位培訓(xùn)；三是要塑造復(fù)合型人才，既有檔案管理專業(yè)能力，又善于計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理。總之，檔案工作者應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，勇于創(chuàng)造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和水利工程檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
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