事業(yè)單位檔案管理與電子政務發(fā)展論文
【摘要】在新時代下，隨著社會市場經(jīng)濟體制日益發(fā)展，各種經(jīng)濟改革帷幕相繼拉開。隨之，檔案管理和事業(yè)單位息息相關，關乎它的發(fā)展，影響我國經(jīng)濟社會的服務功能。在事業(yè)單位管理中，檔案管理是對單位工作人員、單位資料的信息維護，需要進一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，進行信息化建設，改變已有的現(xiàn)狀。以此，不斷促進新時期事業(yè)單位的向前發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位日常運營中的作用。
【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理工作；改革；電子政務發(fā)展；探討
在信息時代背景下，事業(yè)單位管理水平逐漸提高，已步入到嶄新的發(fā)展階段。由于受到一系列主、客觀因素的影響，比如，固有模式的束縛，事業(yè)檔案管理工作各方面的問題日益突顯。面對這種情況，發(fā)展電子政務，提高事業(yè)單位檔案管理水平已成為新時期社會發(fā)展的主流，也是一種必然趨勢。以此，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量。
一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
在新時代下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀并不樂觀，存在一系列問題，嚴重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。首先事業(yè)單位沒有意識到檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位是我國信息管理的重要機構(gòu)，但在日常工作中，領導者忽視了檔案信息管理的重要性，沒有明確崗位職責，并落到實處。其次，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理設備。檔案管理是一項系統(tǒng)而復雜的工程，需要充分利用先進的辦公設備，降低檔案信息數(shù)據(jù)的錯誤率，提高工作效率。但在實際工作中，事業(yè)單位為了減少辦公設備方面的成本支出，沒有定期更換硬件設備，辦公設備落后，已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理的客觀要求，無法充分發(fā)揮檔案信息自身的作用。同時，在日常工作中，不注重對信息資源的開發(fā)，也沒有優(yōu)化利用已有的檔案信息資源。最后，事業(yè)單位不具備高素質(zhì)的檔案管理人才。已有的檔案管理人員不具備基本的職業(yè)素質(zhì)，不具備基本的理論知識，專業(yè)化的技能，檔案管理不規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。事業(yè)單位也沒有定期對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓，檔案管理水平極其低下。此外，檔案信息保管存在安全隱患，安全性較低，無法充分展現(xiàn)檔案信息的利用價值。
二、事業(yè)單位檔案管理工作改革策略
1.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體制。在新時代下，事業(yè)單位檔案管理已成為電子政務建設的重中之重，需要統(tǒng)一領導與協(xié)調(diào)，使相關的政務信息價值取向、流動更加明確。為此，需要不斷優(yōu)化已有的檔案管理體制，完善已有的業(yè)務流程，和電子政務建設相融合，不斷促進事業(yè)單位辦公的自動化、信息化。
2.不斷拓展事業(yè)單位檔案管理職能。在日常工作中，事業(yè)單位要對檔案管理信息進行數(shù)字化設計，檢查歸檔的電子文件，需要不斷延伸監(jiān)督指導工作，在監(jiān)督管理電子檔案文件的同時，還要提前對電子檔案文件進行一系列的操作，比如，鑒別、篩選，為事業(yè)單位檔案管理職能的拓展埋下伏筆。在此基礎上，需要和對應的政務中心取得聯(lián)系，全面了解文件中心的客觀需求，及時提供相關文件，使檔案文件在文件中心的地位日益突顯。此外，需要不斷拓展服務范圍，充分利用電子政務優(yōu)勢，對事業(yè)單位、事業(yè)單位之間進行全方位的監(jiān)督管理，提供優(yōu)質(zhì)的服務，向社會大眾提供各方面的政務信息，滿足社會不同領域在政務信息方面的客觀需求。
3.逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化。從某種意義上說，檔案信息資源數(shù)字化的實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案信息化建設的首要前提，能夠?qū)n案原件起到一定的保護作用。在實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化的道路上，要充分利用各種先進的信息手段，把相關的物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還構(gòu)建全新的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，管理各種檔案信息資源，提高它們的利用率。此外，以電子政務管理方法、流程為紐帶，不斷優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理形式，需要統(tǒng)一規(guī)范事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理庫中不同類型文件格式等，并對不同類型的文件、檔案內(nèi)容等方面做出統(tǒng)一的規(guī)定。要以事業(yè)單位自身的運營情況為紐帶，以信息化管理標準為基點，制定可行的檔案管理標準體系，并在實踐中不斷優(yōu)化完善，使檔案信息更加規(guī)范、標準。
4.構(gòu)建有效平臺，實現(xiàn)資源有效整合。事業(yè)單位檔案信息化管理平臺的構(gòu)建是建立事業(yè)單位已有平臺基礎上的，檔案管理平臺、整體平臺之間屬于對立、統(tǒng)一的關系，需要嚴格按照檔案管理流程、業(yè)務內(nèi)容等進行，并遵循相關的原則，比如，動態(tài)原則、拓展原則，對事業(yè)單位檔案管理改革工作進行客觀、科學的戰(zhàn)略規(guī)劃。就檔案資源有效整合來說，離不開事業(yè)單位管理軟件的應用。在優(yōu)化改革的道路上，要充分發(fā)揮事業(yè)單位這個發(fā)展平臺具有的作用，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化重組，比如，檔案信息數(shù)據(jù)的歸類。
5.重組檔案管理組織架構(gòu)。在新時代下，信息化對檔案管理工作有著較大的沖擊，必須走上改革的道路。改革檔案管理本身的同時，也需要對其背后的組織架構(gòu)體系進行全方位的改革。最直接的方法是：把網(wǎng)絡信息技術人才納入到對應的組織架構(gòu)中，使事業(yè)單位檔案管理信息化更具安全性。同時，還要培養(yǎng)專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，不僅要具備專業(yè)化的管理技能，還要能夠熟練操作檔案管理信息平臺，不斷注入新鮮的血液，引入新時期事業(yè)單位人力資源管理機制。并以績效激勵制度為紐帶，提高檔案管理者的能動性、創(chuàng)造性。以此，使檔案管理人員更好地履行自身職責，提供優(yōu)質(zhì)的服務。
結(jié)語
總而言之，在新時代下，改革事業(yè)單位檔案管理，發(fā)展電子政務是非常必要的。它有利于對檔案信息資源還是進行專門的管理，進行必要的加工、提取，提高檔案信息資源利用率，減少檔案管理工作人員的工作量，能夠不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。同時，它能夠減少檔案管理的運營成本，提高經(jīng)濟效益，便于檔案信息資源的修改、查閱、傳遞等，使檔案資料能夠更好的發(fā)揮自身的作用。以此，使事業(yè)單位不斷向前發(fā)展，走上長遠的發(fā)展道路。
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