高校教學檔案管理應在創新上下功夫
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摘要：高校教學檔案是高校教學活動的真實記錄，是一所高校教學質量和教學管理水平的全面反映，具有進行科學決策和開展科學教學的重要價值。必須加強對高校教學檔案的管理，在觀念、管理、服務上創新。
關鍵詞：高校教學 檔案管理 創新
高校教學檔案是高校教學工作中積累起來的重要歷史資料,它是高等學校辦學過程中形成的教學思想、教學管理、教學實踐、教學改革與研究等諸多方面教學活動的真實記錄①,是一所高校教學質量和教學管理水平的全面反映，具有進行科學決策和開展科學教學的重要價值。如何發揮高校教學檔案在教學活動和管理工作中的作用，具有十分重要的理論意義和現實意義。
1.檔案、教學檔案
關于檔案的定義，據不完全統計，目前國內外已有上百種，如果根據其下定義的出發點和角度來劃分，可以歸納為五種類型：法規型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。如《法蘭西共和國檔案法》②：“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”《蘇聯大百科全書(第三版)》：“檔案是機關、個人、家族在活動中形成的文件材料的總和。”美國現代著名檔案學者謝倫伯格在其名著《現代檔案——原則與技術》中說：檔案是“經鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業已藏入或者選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件。”
我國檔案學界從20世紀50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到《中華人民共和國檔案法》③誕生，才對檔案的定義有了一個比較一致的認識。該法稱：檔案“是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。”中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是：“國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”。教育部檔案學科教學指導委員會主任、中國人民大學副校長馮惠玲博士在其《檔案學概論》一書中稱“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。”
以上檔案定義雖然認識有所不同，但都認為檔案必須具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式的多樣性。④
關于教學檔案，作者沒有見到官方的定義，其定義見諸于一些專家、學者的研究和一些學校的管理制度中。如劉銀輝先生認為“教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和⑤”。西南大學檔案管理規定稱“教學檔案是在教學管理工作中反映教學管理、教學運行、教學改革和教學建設的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體等重要材料⑥”。作者認為“教學檔案是高等學校辦學過程中形成的教學思想、教學管理、教學實踐、教學改革與研究等諸多方面教學活動的真實記錄”。主要包括學校教學管理、教學改革、學科建設、招生分配、學籍管理、教學與實踐、學位工作、教材建設等方面的內容。還包括上級主管部門下發的有關教學工作的指示、規定、辦法批復等。具有真實性、通用性和服務性。
真實性 教學檔案必須是準確的、客觀的、真實的。必須與它所記述的教學活動相符合，而不能是虛構、偽造和假冒的。如果有關材料與現實情況有出入，應當及時查出，予以更正。這樣才能使教學檔案成為教學活動的計劃、過程和結果的真實記錄，為開展教學研究、評估和做出決策提供客觀依據。
通用性 教學檔案材料具有一定的通用性，這是由于高校教學過程具有同一性。如一個學校一個專業的教學大綱、教學計劃，尤其是教材，對同一學校的同一種專業的學生各屆適用，甚至其他同類型的學校亦適用。再如教育部、各省開展的評選高校思想政治理論課“精彩教案”和“精彩課件”，發放各高校，并掛在相關網站上，供教師學習、借鑒，就充分體現了這一特性。
服務性 教學檔案直接為學校的教學服務。教學檔案不但所有的材料來源于教學之中，而且反過來又服務于教學。
2.充分認識高校教學檔案的重要性
2.1教學檔案是開展高效教學、提高教學質量的堅強保證
教學檔案是教學活動的客觀記錄，是教學過程、教學水平的歷史再現。加強教學檔案的管理和建設，有助于教學活動的積極開展，有助于增進教師的教學水平，有助于加強教學管理各環節，有助于促進教學質量的提高。如加強對教師教學文件的檔案管理，必將客觀地促進教師對教學教案、講稿、教學大綱、實習指導、畢業論文指導、畢業答辯等教學環節進行嚴格要求，自覺提高教學水平;對學生的作業、學習紀律和態度、考試、成績、畢業論文等檔案進行歸檔，必將進一步規范學生的學習，提高學生的學業水平。
2.2教學檔案是總結教學得失、開展教學研究的重要依據
教學檔案在教學活動中形成的，它記錄了教師教學的得與失、好與壞、利與弊，記錄了學校的辦學思想、辦學定位、辦學原則、辦學制度、辦學目標等，這些為教學管理提供參考，為教育決策提供咨詢，為改進教學、提高教學質量提供第一手信息資料，是事后處理問題、查證和研究教學日常工作的憑證，是自身活動的信息庫，是反映教學管理水平高低及教學活動和教學研究的依據。如對教學管理制度及執行情況的研究能洞察出不同時期教學管理是抓緊還是放松了;對不同教學單位的教學檔案進行“橫向”比較，能直觀地反映出各自教學水平及教學管理水平的高低。明顯表明教學檔案是探求如何加強教學管理、進行教學總結、開展教學研究的重要依據。⑦
2.3教學檔案是進行教學評估、規范科學辦學的重要材料
高校教學水平評估是提高高校教育質量的重大舉措，也是衡量一所高校辦學實力的重要手段。通過評估是高校最基本的要求。評估一般過程是參評高校先自評，形成自評報告，再接受省教育行政主管部門和國家教育部評估組的審查等主要環節。從評估組檢查這一實質性階段來看，首先是聽取學校的工作匯報，接著考察教學設施、與教職工和學生座談、查閱評估材料、核實數據等，與相關評估指標進行對照，評估打分。從整個過程來看，都是以真實可靠、豐富完整的檔案材料作為支撐的。教學檔案在評估中起到了重要作用，成為了評估工作的堅強有力“后盾”。
2.4教學檔案是督查教學活動、規范教學行為的主要載體
教學檔案，從教師的角度說，它是一個教師當時直接使用的教學文件和教學過程記錄材料轉化而來，客觀地記錄了一名教師教學活動的歷史情況，保留著教學各個進程、各個環節的真實標記，客觀地反映了一名教師的執教態度、行為和水平，是教師教學活動的真實反映，具有備查、考核、參考和學習價值。它一方面看出一名教師是否在按照教學的基本要求嚴謹治學，另一方面反映出一名教師是否在自己的專業領域不斷拓展、不斷創新、不斷提高。如教師的授課計劃、教案的完整性，批改作業、指導實習的認真度，教學文件準備的齊全性等等這些材料都是檢查教學人員為“好”教師的重要文獻。
3.創新高校教學檔案管理
面向21世紀，教學檔案管理要迎接信息革命的挑戰，最根本的是要實施檔案管理創新，才能充分發揮檔案的作用，才能立足于服務教學的大局，才能不斷開創教學檔案工作的新局面。
3.1創新觀念，實現教學檔案公共價值。教學檔案的公共價值體現的是多數老師的公共利益。它的實現既是一個滿足教師公共需要的過程，同時也是教師創造和提供公共物品(即教學資源、教學產品)的過程。即是說，每個教師既是創造教學檔案的主體，同時也是享受檔案公共價值的主體。但是，創造和提供公共物品的過程則是一個需要付出努力甚至經歷痛苦的過程，每個人都盡可能選擇逃避，沒有觀念的創新或制度的約束或外部的激勵，一般人都不會主動創造和提供公共物品，均會安于現狀，因此，實現檔案公共價值就決不是一個輕松的過程，而需要某種力量予以督促和強制，那就是要創新思想觀念。而制度的約束和外部的激勵最終也要轉化于觀念的轉變，因此，觀念的創新是高校教學檔案公共價值實現的關鍵因素，每個教師要將教學創新成為自己的自覺要求和追求目標，立足崗位，創造優秀的教學成果，自愿將這種獨創性的成果在一定的范圍內共享，實現它的公共價值，從而提高整個學校的人才培養質量。
3.2創新管理，提高教學檔案內在質量。教學檔案管理包括檔案收集、整理、保管、處理和利用等。有效的管理是提高檔案內在質量的必要前提和手段，也是提供高效服務的基礎。高校教學檔案管理人員應立足校內、面向社會，立足當前、面向未來，立足本職、面向全面，高度重視教學檔案管理的重要性，要在檔案管理的制度上、檔案的質量上、管理的科學上下功夫，大膽改革現有的高校教學檔案管理模式，實現教學檔案管理現代化、信息化、服務化，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。
3.3創新服務，發揮教學檔案社會功能。提供服務是檔案最基本的社會功能。教學檔案管理目的就在于能為領導、教師和學生提供教學服務。重要的是如何在提供更好的服務上下功夫，這就需要創新服務方式、服務內容和服務手段。在創新服務方式上，實現由被動服務向主動服務轉變，彰顯服務社會化、多元化、高效化，不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度滿足利用者利用檔案的需要⑧。在創新服務內容上，實現從數量服務向質量服務上轉變。高校教學檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉,而是要充分挖掘自身潛能，不斷完善、豐富、創新服務內容，加大檔案編研的工作力度，充分挖掘和發揮檔案資源作用，推動檔案服務向高水平、高層次、高質量發展，使檔案發揮出最大的社會效益和經濟效益。在創新服務手段上，實現由傳統服務向現代服務轉變。隨著計算機和多媒體網絡技術的運用，數字化教學檔案館(室)的建設已是必然趨勢。對檔案利用者提供現代化服務已是必然要求，教學檔案管理工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲,實現同一事物的多種形式表現，將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。⑨
注 釋：
�、傩っC萍. 充分發揮高校教學檔案作用 推進教學檔案管理創新[J]. 中國民營科技與經濟.
②法國是檔案案立法較早的國家，1979年1月3日經國民議會和參議院通過，由總統簽署公布。該法分 6章36條。在第一章總則中規定檔案的定義。
�、�1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第22次會議通過,1987年9月5日主席令第58號公布，1988年1月1日起施行。1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第20次會議修正。
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