職場(chǎng)接聽(tīng)電話(huà)禮儀
在職場(chǎng)中打拼的你，一定要懂得職場(chǎng)禮儀，并且應(yīng)該學(xué)會(huì)如何巧妙地避開(kāi)這些禁忌。有助于增加別人對(duì)你的好感，從而在職場(chǎng)中避免難堪。下面小編為你提供了一些職場(chǎng)接打電話(huà)禮儀。
一、打電話(huà)注意事項(xiàng)
1.要正確有效地使用電話(huà)，應(yīng)該做到親切文明、簡(jiǎn)捷準(zhǔn)確。
打電話(huà)時(shí)，雖然相互看不見(jiàn)，但是聞聲可知其人。
因此，通話(huà)時(shí)一定要客氣禮貌堅(jiān)持用“您好“開(kāi)頭，“請(qǐng)“字在其中，“謝謝“、“不客氣“結(jié)尾，嗓音要清晰，音量在適中，語(yǔ)速要恰當(dāng)，通過(guò)聲音在對(duì)方心里樹(shù)立良好的形象。
打電話(huà)是為了爭(zhēng)取時(shí)間，提高信息交流的效率，因此交談時(shí)詞語(yǔ)達(dá)意簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言清晰準(zhǔn)確，以避免誤聽(tīng)。
2.重要的第一聲
當(dāng)我們打電話(huà)給某單位，若一接通，就使對(duì)方聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心情一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話(huà)能順利展開(kāi)。
在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的語(yǔ)言就會(huì)對(duì)對(duì)方留下美好的印象。
同樣說(shuō)：“您好，這里是XX“，但聲音清脆、悅耳，吐字清晰，同讓人聽(tīng)了不清晰、陰沉的聲音，會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。
在電話(huà)中給人印象不佳，對(duì)方對(duì)你所在的單位也會(huì)有看法。
因此要記住，接電話(huà)時(shí)，應(yīng)有“我代表企業(yè)的形象“的意識(shí)。
3.迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)
企業(yè)業(yè)務(wù)繁忙，一個(gè)辦公定有時(shí)往往會(huì)有幾部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。
電話(huà)鈴聲響一聲大約3秒鐘，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分焦急，你所在的企業(yè)會(huì)給他留下不好的印象。
即使電話(huà)離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣也是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。
如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫?huà)響了許久，接起電話(huà)只是“喂“了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿(mǎn)，并留下惡劣的印象。
4.打電話(huà)之前，應(yīng)確定第一受話(huà)人、第二受話(huà)人，然后確定電話(huà)交談的內(nèi)容，如果內(nèi)容較多，應(yīng)事先打個(gè)腹稿，力求表達(dá)清楚、簡(jiǎn)練。
給不熟悉的對(duì)象打電話(huà)時(shí)，要給對(duì)方以沉著、思路清晰的感覺(jué)。
接通電話(huà)并確認(rèn)電話(huà)號(hào)碼無(wú)誤時(shí)，應(yīng)立即簡(jiǎn)要報(bào)明自己的身份、姓名及要通話(huà)的人名，當(dāng)對(duì)方答 “稍候“時(shí)，應(yīng)握著話(huà)筒靜候;假如對(duì)方告訴你“要找的人不在“時(shí)，切不可魯莽地將話(huà)筒“喀啦“一下掛斷，應(yīng)道聲“謝謝“。
5.打電話(huà)要簡(jiǎn)短，長(zhǎng)時(shí)間占線，有可能誤事。
6.打完電話(huà)，不要忘記說(shuō)一聲“我掛電話(huà)了，好嗎?“或者說(shuō)一聲：“再見(jiàn)“!如果對(duì)方是長(zhǎng)輩或領(lǐng)導(dǎo)，要等對(duì)方掛斷電話(huà)，自己才放下聽(tīng)筒，表示禮貌。
二、有效的電話(huà)溝通技巧
1.上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌
粗率答復(fù)：「他不在」即將電話(huà)掛斷。
接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。
對(duì)方查詢(xún)本部門(mén)其它單位電話(huà)號(hào)碼時(shí)，應(yīng)迅即查告，不能說(shuō)不知道。
2.我們首先應(yīng)確認(rèn)對(duì)方身份、了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
3.對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題應(yīng)耐心傾聽(tīng);表示意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。
期間可以通過(guò)提問(wèn)來(lái)探究對(duì)方的需求與問(wèn)題。
注重傾聽(tīng)與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話(huà)溝通的關(guān)鍵。
4.接到責(zé)難或批評(píng)性的電話(huà)時(shí)，應(yīng)委婉解說(shuō)，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話(huà)人爭(zhēng)辯。
5.電話(huà)交談事項(xiàng)，應(yīng)注意正確性，將事項(xiàng)完整地交待清楚，以增加對(duì)方認(rèn)同，不可敷衍了事。
6.如遇需要查尋數(shù)據(jù)或另行聯(lián)系之查催案件，應(yīng)先估計(jì)可能耗用時(shí)間之長(zhǎng)短，若查閱或查催時(shí)間較長(zhǎng)，最好不讓對(duì)方久候，應(yīng)改用另行回話(huà)之方式，并盡早回話(huà)。
以電話(huà)索取書(shū)表時(shí)，應(yīng)即錄案把握時(shí)效，盡快地寄達(dá)。
三、打電話(huà)的時(shí)間
1.在打電話(huà)時(shí)，假如尊重對(duì)方，禮貌熱情，會(huì)給對(duì)方良好的印象。
通話(huà)應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，無(wú)緊急情況，一般，白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后)，夜間則在21點(diǎn)以前，以免打攪他人休息。
有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話(huà)。
一般通話(huà)時(shí)間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話(huà)效率，減少占用時(shí)間。
2.使用電話(huà)應(yīng)做好充分的預(yù)備。
通話(huà)以前，應(yīng)對(duì)談話(huà)內(nèi)容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達(dá)意、結(jié)結(jié)巴巴的通話(huà);電話(huà)機(jī)旁應(yīng)備有記事簿，以免需要記錄時(shí)忙亂而耽擱對(duì)方的時(shí)間。
3.向外打電話(huà)時(shí)，應(yīng)記準(zhǔn)電話(huà)號(hào)碼，以免打錯(cuò)。
假如撥錯(cuò)號(hào)碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼福豢呻S手掛機(jī)。
撥通后，首先應(yīng)說(shuō)“你好!”然后迅速通報(bào)自己的單位，必要時(shí)還應(yīng)報(bào)上自己的姓名;再告訴接電話(huà)的人你要找的是誰(shuí)：“請(qǐng)麻煩您找一下××先生聽(tīng)電話(huà)，謝謝。”如對(duì)方答應(yīng)找人后，應(yīng)手持聽(tīng)筒靜候，不要在此時(shí)離開(kāi)或做其它的事。
對(duì)方告訴你要找的人不在時(shí)，切不可當(dāng)即掛斷，而應(yīng)當(dāng)說(shuō)“謝謝，打攪了!”或請(qǐng)對(duì)方幫助傳達(dá)：“假如可以的話(huà)，能不能麻煩您轉(zhuǎn)他……”等。
若對(duì)方答應(yīng)你的請(qǐng)求，應(yīng)表示感謝;假如要找的人接電話(huà)，應(yīng)先致以簡(jiǎn)短的禮貌的問(wèn)候，而后進(jìn)入正式談話(huà)。
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