試論有效公證書的基本要件
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論文摘要 公證書是公證效力和作用的集中體現(xiàn)，在我國，一份有效的公證書應(yīng)由適格的公證主體依公證程序出具，內(nèi)容真實(shí)、合法并符合格式規(guī)范。四項(xiàng)基本要件缺一不可。
論文關(guān)鍵詞 公證主體 公證程序 公證內(nèi)容 公證書格式
公證書是公證活動的載體，是公證效力和作用的集中體現(xiàn)，如何出具有效的公證書是各國公證立法與實(shí)踐的首要任務(wù)。在我國，公證書指的是由公證機(jī)構(gòu)對當(dāng)事人申請公證的事項(xiàng)，經(jīng)過審查核實(shí)，認(rèn)為符合公證受理?xiàng)l件，按照法定程序制作的，具有特殊法律效力的證明文書，用以保護(hù)自然人、法人或者其他組織身份上、財(cái)產(chǎn)上的合法權(quán)利和利益。公證機(jī)構(gòu)出具的公證書是否有效，關(guān)鍵在于公證書是否符合法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否違反了有關(guān)的禁止性規(guī)定，結(jié)合我國的公證立法和實(shí)踐，筆者認(rèn)為一份有效的公證書應(yīng)當(dāng)滿足以下幾個條件。
一、公證主體適格
我國的公證書是由受公證機(jī)構(gòu)指派的公證員具體承辦，再以公證機(jī)構(gòu)的名義出具的，因此我國的公證文書必須同時具備公證員個人的簽名(或簽名章)和公證處的公章。公證主體適格應(yīng)同時滿足公證機(jī)構(gòu)和公證員雙重主體的要求。
(一)公證員具備任職資格
在我國，一名適格的公證員必須持有執(zhí)業(yè)證書，并且在公證機(jī)構(gòu)履行職務(wù)。我國對公證員規(guī)定了較高的執(zhí)業(yè)準(zhǔn)入門檻，要求從業(yè)人員必須通過國家司法考試，這就使得公證員與法官、檢察官、律師具有同等的法律專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)公證員的專業(yè)化和高素質(zhì)。構(gòu)實(shí)習(xí)一年以上的人員。此外，《公證法》和司法部《公證員執(zhí)業(yè)管理辦法》對公證從業(yè)人員的法律執(zhí)業(yè)經(jīng)歷也做了特殊規(guī)定，確保公證員擁有較豐富的公證實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和社會閱歷。滿足上述公證員任職資格的人員在提出申請后，經(jīng)公證機(jī)構(gòu)推薦，由所在地的司法行政部門報(bào)省級人民政府司法行政部門審核同意后，報(bào)請國務(wù)院司法行政部門任命，并由省級人民政府司法行政部門頒發(fā)公證員執(zhí)業(yè)證書。只有取得公證員執(zhí)業(yè)資格的公證員才能出具公證書，并在公證書上署名。
(二)公證機(jī)構(gòu)具有管轄權(quán)
由于我國的公證員只有在某一公證機(jī)構(gòu)中才能從事公證活動，因此公證機(jī)構(gòu)的管轄范圍就成了公證機(jī)構(gòu)出證資格的限制條件，成為判斷公證機(jī)構(gòu)是否適格的因素之一。
首先，公證事項(xiàng)必須屬于公證機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍。《公證法》在第11條非窮盡式地列舉了我國公證機(jī)構(gòu)的可以辦理的公證事項(xiàng)，包括但不限于：合同、繼承、委托、聲明、贈與、遺囑、財(cái)產(chǎn)分割、招標(biāo)投標(biāo)、拍賣、婚姻狀況、親屬關(guān)系、收養(yǎng)關(guān)系、出生、生存、死亡、身份、經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱、有無違法犯罪記錄、公司章程、保全證據(jù)、文書上的簽名、印鑒、日期，文書的副本、影印本與原本相符。如果是法律、行政法規(guī)規(guī)定的必須公證事項(xiàng)，則當(dāng)事人必須向公證機(jī)構(gòu)申請辦理公證，如外國人在我國收養(yǎng)子女、資助出國留學(xué)協(xié)議等。隨著我國社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公證的業(yè)務(wù)范圍將日益擴(kuò)大，同時法律、法規(guī)的變化也會導(dǎo)致某些公證事項(xiàng)的增減變動，因此公證的業(yè)務(wù)活動范圍始終處于動態(tài)發(fā)展中。
其次，當(dāng)事人申請的公證事項(xiàng)屬于公證機(jī)構(gòu)的地域管轄范圍。我國為了貫徹便民原則，提高公證機(jī)構(gòu)的工作效率，避免公證機(jī)構(gòu)之間的不正當(dāng)競爭，對公證機(jī)構(gòu)之間受理公證業(yè)務(wù)的地域范圍進(jìn)行了劃分，設(shè)立了公證執(zhí)業(yè)區(qū)域制度。根據(jù)《公證法》第25條的規(guī)定，當(dāng)事人申請辦理公證的，可以向住所地、經(jīng)常居住地、行為地或者事實(shí)發(fā)生地的公證機(jī)構(gòu)提出，但涉及不動產(chǎn)的公證，應(yīng)當(dāng)向不動產(chǎn)所在地的公證機(jī)構(gòu)提出。
(三)滿足回避原則
公證機(jī)構(gòu)是國家的專門證明機(jī)構(gòu)，行使的是法律賦予的證明權(quán)，為了確保公證員處理公證事務(wù)時能夠客觀公正，大陸法系國家立法中一般都規(guī)定了公證員回避的原則。《公證法》在第23條規(guī)定：“公證員不得為本人及近親屬辦理公證或者辦理與本人及近親屬有利害關(guān)系的公證。”如果所辦理的公證事項(xiàng)的結(jié)果會對自己或前述近親屬的利益產(chǎn)生影響的，也應(yīng)當(dāng)回避。
二、出證程序合法
程序正義是實(shí)質(zhì)正義的保證，公證本身就是為保證實(shí)體法正確實(shí)施的程序性法律制度。只有嚴(yán)格遵守公證程序，才能夠保證公證機(jī)構(gòu)正確執(zhí)行國家法律，依法行使公證職權(quán)，確保公證文書的真實(shí)性、合法性，從而保障公證當(dāng)事人的合法權(quán)益。公證機(jī)構(gòu)違反法定程序進(jìn)行的證明活動不具有公證的效力。因此，一份有效的公證書必定是經(jīng)過了法定的公證程序，充分保障了當(dāng)事人程序性權(quán)利的公證活動成果。
我國對公證的辦證程序非常重視，不僅在《公證法》中專章規(guī)定了“公證程序”，而且司法部還專門制定了《公證程序規(guī)則》，努力使辦證程序做到客觀、公正，最大限度地維護(hù)當(dāng)事人在程序方面的合法權(quán)益。應(yīng)當(dāng)注意到的是，上述法律和部門規(guī)章主要規(guī)定了公證機(jī)構(gòu)在辦理各類公證事項(xiàng)時所必須遵守和執(zhí)行的一般性程序，對某些特殊的公證事項(xiàng)如現(xiàn)場監(jiān)督、遺囑、保全證據(jù)和出具執(zhí)行證書等還有特別規(guī)定，在辦理這些特殊事項(xiàng)時必須嚴(yán)格遵守。下面僅從公證程序的一般規(guī)定入手論述出具公證書的程序性有效要件。
(一)申請與受理環(huán)節(jié)
公證程序的啟動必須由當(dāng)事人申請開始，不存在公證機(jī)構(gòu)或公證員依職權(quán)啟動的情形。申請主體為向公證機(jī)構(gòu)提出辦理公證請求的自然人、法人或其他組織，必須具備兩個條件：一是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和行為能力，根據(jù)《公證程序規(guī)則》第10條的規(guī)定：“無民事行為能力人或者限制民事行為能力人申辦公證，應(yīng)當(dāng)由其監(jiān)護(hù)人代理。法人申辦公證，應(yīng)當(dāng)由其法定代表人代表。其他組織申辦公證，應(yīng)當(dāng)由其負(fù)責(zé)人代表。”二是當(dāng)事人與該公證事項(xiàng)有法律上的利害關(guān)系，即申請人與申請公證的事項(xiàng)有法律上的實(shí)體權(quán)利義務(wù)關(guān)系，申請人因此享有獨(dú)立的公證請求權(quán)。
申請公證的事項(xiàng)必須是當(dāng)事人之間無爭議的事項(xiàng)，這是法定的公證受理?xiàng)l件之一。由于我國公證制度的定位是一種非訴訟法律制度，宗旨在于預(yù)防糾紛，減少訴訟，因此公證活動多數(shù)發(fā)生在糾紛發(fā)生前，不以解決爭訟為目的。如果當(dāng)事人之間或者當(dāng)事人與其他利害關(guān)系人之間對公證事項(xiàng)有爭議的，只能通過其他法律途徑加以解決，公證機(jī)構(gòu)不予受理。
申請人既可以自己親自向公證機(jī)構(gòu)提出公證申請，也可以委托他人代為申辦。但法律、法規(guī)對幾類涉及人身關(guān)系的重要公證事項(xiàng)要求只能由申請人本人親自申辦，這幾類事項(xiàng)是：遺囑、遺贈撫養(yǎng)協(xié)議、贈與、認(rèn)領(lǐng)親子、收養(yǎng)關(guān)系、解除收養(yǎng)、生存狀況、委托、聲明、保證。由于這幾類公證關(guān)系當(dāng)事人的切身利益，只有申請人親自在公證員面前作出意思表示，公證員才能確認(rèn)事實(shí)的存在和當(dāng)事人的真實(shí)意愿，對這幾類公證事項(xiàng)，若申請人沒有親自申請，公證機(jī)構(gòu)不會啟動公證程序。
有效的公證申請必須是向有管轄權(quán)的公證機(jī)構(gòu)提出的，符合公證業(yè)務(wù)范圍和執(zhí)業(yè)區(qū)域的要求，前文已做闡釋，這里不再贅述。申請人提出公證申請后，若公證機(jī)構(gòu)接受申請，同意給予辦證，說明公證機(jī)構(gòu)受理了此項(xiàng)申請，此后才能具體實(shí)施辦理公證的活動，因此受理是公證機(jī)構(gòu)公證行為開始的標(biāo)志，是公證程序的必經(jīng)環(huán)節(jié)。
(二)審查環(huán)節(jié)
公證機(jī)構(gòu)受理當(dāng)事人的公證申請后，要對當(dāng)事人申請公證的事項(xiàng)及所提供的證明材料從法律和事實(shí)兩方面審核其是否真實(shí)、合法，因此審查環(huán)節(jié)是公證程序的核心環(huán)節(jié)，是公證機(jī)構(gòu)公證職能的集中體現(xiàn)。
我國對公證事項(xiàng)審查的內(nèi)容非常寬泛，主要有以下幾項(xiàng)：(1)申請公證的事項(xiàng)是否真實(shí)、合法，是否違背社會公德，是否屬于專業(yè)技術(shù)鑒定、評估事項(xiàng);(2)當(dāng)事人的人數(shù)、身份、申請辦理該項(xiàng)公證的資格、相應(yīng)的權(quán)利和民事行為能力;(3)當(dāng)事人的意思表示是否真實(shí);(4)申請公證的文書的內(nèi)容是否完備，含義是否清晰，文字是否準(zhǔn)確，簽名、印鑒是否齊全;(5)當(dāng)事人提供的證明材料是否真實(shí)、合法、充分。其中的任何一項(xiàng)如果沒有審查清楚，都可能造成公證書有錯誤，直至最終被撤銷。
(三)出證環(huán)節(jié)
公證機(jī)構(gòu)經(jīng)審查，認(rèn)為申請?zhí)峁┑淖C明材料真實(shí)、合法、充分，申請公證的事項(xiàng)真實(shí)、合法的，就應(yīng)當(dāng)向當(dāng)事人出具公證書。出具公證書是公證機(jī)構(gòu)活動的結(jié)果，是受理、審查等公證程序工作的歸宿，是公證程序中最重要的環(huán)節(jié)。
《公證程序規(guī)則》詳細(xì)列舉了各項(xiàng)公證的出證條件，第36條規(guī)定對民事法律行為的公證應(yīng)滿足：(1)當(dāng)事人具有從事該行為的資格和相應(yīng)的民事行為能力;(2)當(dāng)事人的意思表示真實(shí);(3)該行為的內(nèi)容和形式合法，不違背社會公德。第37條規(guī)定對有法律意義的事實(shí)或者文書的公證，應(yīng)符合下列條件：(1)該事實(shí)或者文書與當(dāng)事人有利害關(guān)系;(2)事實(shí)或者文書真實(shí)無誤;(3)事實(shí)或者文書的內(nèi)容和形式合法，不違背社會公德。第38條還特別指出文書上的簽名、印鑒、日期的公證，其簽名、印鑒、日期應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、屬實(shí);文書的副本、影印本等文書的公證，其文本內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與原本相符。這些都為公證員審查公證事項(xiàng)、出具公證書提供了重要依據(jù)，也是判斷公證書有效性的指標(biāo)。
出證程序本身也有一套程序規(guī)則，首先由承辦公證員在完成公證事項(xiàng)的審查后，根據(jù)公證事項(xiàng)的類別、內(nèi)容、查明的事實(shí)和所依據(jù)的法律法規(guī)，按照司法部要求的格式草擬公證書，再由公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其指定的公證員進(jìn)行審批，最后要按照司法部規(guī)定的格式制作公證書，完成后將公證書發(fā)送給當(dāng)事人或其代理人。辦證期限(一般)為受理之日起15個工作日。
三、公證書實(shí)體內(nèi)容真實(shí)、合法
公證書的內(nèi)容記載了公證證明的對象，體現(xiàn)著公證的基本原則，公證書的有效性主要體現(xiàn)在公證書的實(shí)體內(nèi)容上。
(一)公證對象屬于法定范圍
公證雖然在我國社會中的作用越來越大，但公證并非無所不包。我國公證的內(nèi)容主要有以下幾種：
1.民事法律行為
我國的《民法通則》將民事法律行為定位為公民或法人設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利和民事義務(wù)的合法行為。它是一種民事性質(zhì)的行為，是民事主體基于自由意志，在平等基礎(chǔ)上為調(diào)整彼此之間的財(cái)產(chǎn)關(guān)系和人身關(guān)系而實(shí)施的行為，最終產(chǎn)生私法上的法律效果。因此公證活動不能證明具有強(qiáng)制性的刑事行為或者體現(xiàn)隸屬關(guān)系的行政行為。目前，公證證明的民事法律行為主要包括三類，既有立遺囑、委托、聲明等單方法律行為，也有訂立各類合同、協(xié)議的雙方法律行為，還有如股東會決議這類需要多個當(dāng)事人意思表示一致才能發(fā)生法律效力的多方法律行為。
2.有法律意義的事實(shí)
法律事實(shí)是指法律規(guī)定的能夠引起法律關(guān)系產(chǎn)生、變更或消滅的客觀現(xiàn)象。公證主要證明兩類事實(shí)，一類是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的法律事件，典型的如人的出生、死亡、各種不可抗力引起的自然災(zāi)害或意外事件，另一類是其他在法律上有一定影響的事實(shí)，如親屬關(guān)系、婚姻狀況、學(xué)歷、經(jīng)歷、有無違法犯罪記錄等。因此某些雖然能在平等主體之間引起民事關(guān)系變動的客觀事實(shí)由于法無明文規(guī)定而被排除在公證的證明范圍之外，如同居行為等。
3.有法律意義的文書
這類文書涵蓋了書面法律行為以外所有的在法律上具有特定意義或作用的文書、證書、文字材料。公證在這方面的證明作用主要體現(xiàn)在：證明文書的內(nèi)容屬實(shí)，證明文書上的簽名、印鑒屬實(shí)、證明文書的簽署地點(diǎn)和日期，證明文書的副本、復(fù)印本、節(jié)本、譯本等與原本相符，證明譯文與原文相符。
(二)公證內(nèi)容符合公證基本原則
公證基本原則既體現(xiàn)著公證的意旨，又指導(dǎo)著公證實(shí)踐活動，具有基礎(chǔ)性的地位，公證機(jī)構(gòu)辦理公證業(yè)務(wù)時必須遵循這些基本準(zhǔn)則。
1.真實(shí)性
真實(shí)性要求公證的證明對象必須是客觀存在的，并且事實(shí)與公證證明的內(nèi)容相符。對虛構(gòu)的事實(shí)、待證的事實(shí)、不真實(shí)的事實(shí)，或者沒有任何證據(jù)支持的事實(shí)，都是不能加以公證證明的，否則就是對真實(shí)原則的違背。真實(shí)性是公證的靈魂，失去真實(shí)性的公證書只能是廢紙一張。
在辦理公證過程中，公證員不僅要對當(dāng)事人身份的真實(shí)性、意思表示的真實(shí)性及在文書上的簽名、蓋章的行為的真實(shí)性進(jìn)行審查，還要對當(dāng)事人所提交的材料和陳述的內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行審查。由于公證員要對審查結(jié)果承擔(dān)法律責(zé)任，因此公證書中的任何表述都必須是審查后確認(rèn)真實(shí)的結(jié)果。
2.合法性
公證內(nèi)容方面的合法性應(yīng)理解為公證證明的民事法律行為、有法律意義的事實(shí)和文書的內(nèi)容、形式及取得方式符合國家法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，不違反有關(guān)政策和社會公德。由于公證制度是一項(xiàng)預(yù)防性的司法證明制度，其具有保障國家法律得到正確實(shí)施、維護(hù)社會秩序穩(wěn)定、保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益、預(yù)防糾紛、減少訴訟的目的，因此審查公證內(nèi)容的合法性就成為公證的一項(xiàng)重要職能。公證書的內(nèi)容不得違反法律、法規(guī)、規(guī)章的強(qiáng)制性規(guī)定和民法的基本原則。
四、公證書格式規(guī)范
公證書是公證活動的直觀體現(xiàn)，是公證機(jī)構(gòu)和公證當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的載體，因此公證書必須滿足公證法律、法規(guī)對形式的要求，如要貫徹一事一證的原則，使用我國通用的文字，發(fā)往域外和港澳臺地區(qū)使用的公證書要用帶有防偽措施的公證專用紙。
《公證程序規(guī)則》第42條對公證書的格式作了概括性規(guī)定：“公證書應(yīng)當(dāng)按照司法部規(guī)定的格式制作。公證書包括以下主要內(nèi)容：(1)公證書編號;(2)當(dāng)事人及其代理人的基本情況;(3)公證證詞;(4)承辦公證員的簽名(簽名章)、公證機(jī)構(gòu)印章;(5)出具日期。”根據(jù)公證證詞的不同，公證書格式可以大致地分成定式格式和要素式格式兩種。我國正進(jìn)行著從定式化公證書格式向定式格式與要素式格式相結(jié)合的公證文書改革，公證書格式日趨規(guī)范。對仍施行定式公證書的公證事項(xiàng)，只有嚴(yán)格按照司法部要求的固定格式和語言制作的公證書才是合格的公證書。
目前施行要素式公證書的領(lǐng)域主要是在我國國內(nèi)使用的保全證據(jù)類公證書、現(xiàn)場監(jiān)督類公證書、合同(協(xié)議)類公證書、繼承類公證書和強(qiáng)制執(zhí)行效力類公證書，這些公證書的內(nèi)容由規(guī)定的要素構(gòu)成，文字、措辭、語序、結(jié)構(gòu)等由公證員酌情撰寫。證詞的要素一般包含必要要素和選擇要素，必要要素是公證書證詞中必須具備的內(nèi)容，而選擇要素則可以根據(jù)實(shí)際需要或當(dāng)事人的要求酌情在公證書中寫明。必要要素主要包括了上文提到的那些對公證書有效性會產(chǎn)生重大影響的要素，如申請人名稱、申請日期和申請事項(xiàng)、公證機(jī)構(gòu)查明的事實(shí)、公證結(jié)論等。要素式公證書要在查明公證內(nèi)容真實(shí)性、合法性的基礎(chǔ)上清楚嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎鍪聦?shí)、說明時間順序和邏輯關(guān)系，正確適用法律，將公證活動的推理、證明過程全面地展現(xiàn)出來。
以上四大要件是公證書能產(chǎn)生《公證法》規(guī)定的公證效力的必要條件，應(yīng)當(dāng)成為公證機(jī)構(gòu)和公證員在公證活動中的行動指南，對考察公證書有效性具有借鑒意義。公證機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)牢記自己所肩負(fù)的重大社會責(zé)任，為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)、高效的公證服務(wù)，體現(xiàn)出公證制度在一國法律體系中的重要價值。
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