食品藥品檢驗電子檔案管理探討論文

時間：2022-10-05 09:26:47 檔案管理畢業論文

食品藥品檢驗電子檔案管理探討論文

　　摘要：檔案管理部門是食品藥品檢驗機構的數據中心，起到不容忽視的作用。電子檔案在檔案管理中非常重要。食品藥品檢驗所應利用數據中心整合各信息系統和信息資源，及時更新業務數據。同時，食品藥品檢驗所也應基于數據中心的實際情況建立相應管理系統，管理系統處理檔案的加工、整理、排序、分類、編目和其他內容，可以進一步增強電子檔案的準確性和真實性，并確保食品藥品檢驗結果無誤。

食品藥品檢驗電子檔案管理探討論文

　　關鍵詞：食品藥品檢驗電子檔案檔案管理檔案信息化

　　社會經濟的發展給人們創造了更加美好的生活，大家越來越重視身體健康。食品藥品檢驗能為人們的日常飲食和用藥提供安全保證。因此，在新時期必須不斷完善和優化食品藥品檢驗機構的檔案管理，將先進的理念和技術融入到工作中，使其能夠全面發展和不斷創新。

　　1 食品藥品檢驗檔案管理內容及意義

　　食品藥品監督檢驗研究院所是國家和地方食品藥品質量保證體系機構和技術支持部門，是一個基于法律規定的國家藥品和生物制品的質量檢驗機構和技術仲裁機構，承擔對食品、醫藥、保健食品、生物制品、化妝品、實驗動物等多類型產品注冊的審批，生物制品的進口檢驗、監督、檢驗和安全評價及發放，負責國家食品藥品檢驗與真菌類有毒物質的研究、生產、銷售和管理，并進行相關技術研究。食品藥品檢驗記錄檢驗、科研、培訓和管理及其他內容，主要包括食品和藥品檢驗服務以及食品和藥物檢驗管理，歸于科技檔案的類別，不僅與一般檔案“自然形成”“歷史記錄”“使用價值”和其他屬性相一致，還有其獨有的特征，例如材料的分散性、較強的時限性、較高的使用頻率、查詢困難、信息的多樣性，較強的專業性等。當今信息技術日益廣泛的應用，借鑒國內外檔案管理的先進經驗，運用計算機技術中的云計算、網絡技術等手段，建立電子食品藥品檢驗檔案，拓展、深化檔案信息資源向公眾開放，將有效地改善食品藥品檢驗檔案的服務質量和效率。

　　2 食品藥品檢驗建立電子檔案的優點

　　食品藥品檢驗電子檔案具有以下優勢：一是占用空間少。傳統的檔案存放各種大型檔案柜儲存各種案卷，需要占用大量空間。檔案管理信息化后，不再需要大的存儲空間，也不需要進行繁瑣的排序和歸檔工作，只需要一個小芯片就可以存儲電子檔案，檔案保存的時間更長，存儲的內容更加完備。二是信息處理效率高。紙質文件資料在檔案管理信息化后將形成電子文件，并立即進行歸檔分類處理。文件資料的存儲、收集、登記、檢查和統計將獲得更加迅速的結果，這不僅使文件的歸檔率和文件內容的完整性得到了保證，而且也利于檔案的搜索和利用。三是實現了共享資源。資源共享一直是傳統檔案很難實現的功能，當需要查閱時只能親自去檔案室。實施電子檔案信息化管理后，能有效地解決這一問題。

　　3 食品藥品檢驗檔案管理現狀

　　3.1電子檔案建設相對滯后

　　以往我國檔案管理以黑白文字為主，紙質檔案是留存記錄的主要載體，檔案管理工作未能跟上時代的發展的步伐。由于單位對檔案管理投入相對較少，重視程度較低，導致普遍認為保存檔案就是單純為了保管檔案文件，這種思想使得檔案管理失去了活力，從而導致檔案遠遠沒有發揮其應有的作用，這不利于電子檔案的發展。當前，盡管大多數的食品和藥品檢驗機構開始高度關注食品藥品檔案信息化建設，但是由于缺乏電子檔案管理的經驗和方法，仍采用傳統的手工方法來進行大部分檔案管理工作，絕大多數食品藥品檢驗檔案仍停留在收集存儲的階段，不能實現食品藥品檢驗檔案的自動化管理和實時處理網絡檔案信息資源，難以適應食品藥品監督管理工作的發展節奏和食品藥品檢驗工作的實際需要。

　　3.2電子檔案管理軟硬件設施配置不足

　　由于大多數的食品和藥品檢驗機構建立時間不長，基礎工作條件相對不完備，沒有為檔案管理工作配備專業人員和專門庫房，防火、防盜和防潮等安防措施沒有得到有效落實，沒有安裝如空調、除濕機等維護設備。電腦、打印機、掃描儀是檔案管理的基本配置，但是一些檔案管理部門甚至沒有掃描儀，也沒有建立全面的實驗室信息管理系統，檔案查詢管理仍然處于人工階段，這非常不利于食品藥品檔案管理的信息化發展。與此同時，電子檔案管理的標準不統一，在處理和管理檔案上沒有一致的規范，很難實現共享所有檔案信息資源。此外，食品藥品檢驗機構檔案管理團隊人員配備不足，知識結構跟不上發展步伐，軟硬件質量還須繼續提高。

　　3.3查詢檔案不便捷

　　目前，許多食品藥品檢驗檔案的保存還處于紙本階段。經過長時間的積累之后，存儲的文檔越來越多，占用的空間相應也越來越大。此外，由于查詢不方便，有些內容需要保密，給查閱食品藥品檢驗檔案增加了難度，檔案的利用率和開發程度相對較低，這與公民享有平等使用檔案資源的權利之間產生了矛盾。例如2016年，濟南市食品藥品檢驗所檔案的借閱量僅占檔案總儲存量的3%左右。除上述原因外，食品藥品檢驗檔案由于自身存在保密性的特點和獲取信息的渠道不通暢，也造成較低的檔案利用率。

　　4 食品藥品檢驗電子檔案建設的措施

　　4.1加大檔案管理投入，提高創新能力

　　管理層要更加重視檔案管理，從資金、存儲空間等方面及時解決檔案管理中出現的問題。對于基礎設施建設，要做好三個方面的工作。第一，建好網絡環境。網絡環境包括內部網絡、專業網絡和公共互聯網+。內部網主要進行食品藥品檢驗檔案信息的傳遞、收集、預處理和檢索內部信息。企業內部專業網絡是負責食品檢測系統的驗收和信息收集及交付業務的一個處理系統，為專用網絡用戶提供信息服務；公共互聯網面向公眾提供服務，向大眾媒體提供各種方式的檔案信息查詢和瀏覽服務。第二，建好硬件環境。食品藥品檢驗檔案信息管理主要包括電子檔案管理系統和數字檔案的建設和運行。根據整個系統的需求，建立具有高性能、高并發用戶的大容量存儲和訪問服務器系統的信息資源數據庫，配置光端機、高速網絡交換機、路由器、安全設備和數字處理設備。第三，建好軟件系統。軟件系統包括應用軟件工具和系統工具兩大類。系統軟件的主要作用是在計算機系統中建立操作平臺，協調和管理各種獨立硬件之間的工作，使它們能相互配合完成各項系統指令。應用軟件是一種滿足用戶在文件領域解決具體問題的應用程序，如OCR識別、數字圖像處理、校對、質量檢驗等一系列專用軟件。還要對基層食品藥品監督管理人員開展教育培訓，提高他們的專業素質和專業技能。

　　4.2整合食品藥品檢驗檔案資源

　　經上級部門批準后，對食品藥品檢驗檔案資源進行整合，并按照授權的范圍對庫存文件資料進行編目整理。完成以上工作后，招標采購電子檔案管理軟件；整合硬件設備，包括文件柜、個人電腦、小型電腦、數碼相機、掃描儀以及其他外圍設備和網絡設施；在此基礎上，建立食品藥品檢驗電子檔案數據庫、食品藥品檢驗電子檔案管理系統和食品藥品檢驗信息網站。不同文件格式的電子信息資源存儲在食品藥品檢驗院的服務器數據庫中，由食品藥品監督檢驗信息網站開展公共信息的查詢服務，通過食品藥品檢驗電子檔案為食品和藥品管理信息系統和食品藥品檢驗檔案管理數據庫提供后臺管理支持。滿足大眾查詢利用檔案的需求，使食品藥品檔案管理在建設和諧社會中發揮良好的作用。

　　4.3在食藥檢檔案信息化建設中運用云技術

　　把云技術運用在通過信息網絡查詢食品藥品檢驗檔案具有很多優點。首先，減少了維護硬件設施的成本，通過使用云計算技術，可以把保存的檔案信息資源直接放在云平臺上，降低了采購服務器和計算機網絡設備的成本，降低了設備維護和設施更新的成本。其次，減少了檔案信息管理系統的開發和維護方面的開支。目前，云技術已經相當成熟，云存儲平臺的直接應用不僅節省了硬件設施，還可以直接利用云平臺管理技術管理檔案和信息資源，降低了研發整個管理系統和對系統進行持續維護升級的成本。第三，避免“信息孤島”現象的產生。基于現有硬件和網絡基礎設施，當地食品藥品監督檢查和檔案管理機構在不同的地方可以考慮建立一個本地云平臺，進而建立一個國家檔案管理信息系統平臺。在此基礎上，以實現國家統一管理食品藥品檢驗檔案信息。當然，使用云技術也不是完美無缺的，由于云服務企業掌握了食品藥品檢驗檔案的原始信息，如果云服務企業利用這些信息牟利，將對食品藥品檢驗檔案管理帶來不利的影響和危險。因此，關鍵問題是要保證云服務企業的服務質量和業務誠信不存在風險。因此，要進一步加強監管體系建設，進一步完善相關法律體系。此外，我們需要利用現代信息技術促進低碳管理。例如，為某個主題創建一個數字存檔數據庫。在資源共享原則的基礎上，合理有序地進行工作分工，以滿足大眾對檔案信息使用的需求。建立在線檔案閱覽室和線上展覽廳，突破空間和時間的束縛，大家可以實時通過在線檔案閱覽室和線上展覽廳查詢檔案。建立查閱網絡檔案BBS，更大程度發揮以用戶為中心，通過互聯網直接咨詢和信息發布，促進基層食品藥品監督規范化管理。

　　5 結束語

　　總之，當前檔案管理工作發展的主流方向是檔案信息化，信息化程度越高越能體現出檔案利用的水平。然而，食品和藥品檢驗檔案信息化建設并不是一蹴而就的事業，而是需要付出長期艱巨的努力才能實現的任務。應該參考國內外同行的成功經驗，做出符合實際情況的計劃，建立檔案管理和檔案服務在網絡環境中的基本框架和基本方法，推進國家管理網絡建設，“雙套制”檔案管理和網絡安全技術，充分實現檔案管理信息化、低碳化，進一步提升食品藥品檢驗檔案社會服務功能。

　　參考文獻：

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