淺談信息化背景下加強高校教學檔案管理的幾點思考論文
論文關鍵詞信息化 高校 教學檔案
論文摘要文章解釋了高校教學檔案的涵義，并從理順校院二級管理體系構建科學管理規章和管理體系、明晰新形勢下教學檔案的歸檔范圍、提高檔案工作意識、加快推進數字化建設實現信息整合和共享、提高管理人員職業素質五個方面提出了信息化背景下高校加強教學檔案管理的措施。
教學檔案是高校在一系列教學活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、實物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的最直接記錄，是教學工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實際辦學實力和水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。隨著高等教育和信息化技術的發展，傳統檔案管理方式已不能滿足信息化時代的要求,高校應該結合教學管理的變化和檔案工作的特點，加快推進教學檔案的管理工作改革，提高檔案工作質量。
一、理順校院二級管理體系，構建科學的管理規章和管理體系
信息化背景下，高校的教學檔案管理工作無論是管理內容還是服務手段、方式、途徑等都在發生深刻的變化，都高校應該根據《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，結合本校的管理需要和實際情況，積極實施的二級管理,科學制定檔案管理的規范以及相關制度，加強業務指導。
隨著高等教育的擴招，目前很多高校都實施了二級管理。二級管理環境下高校檔案館要進一步加強統一的業務指導，進一步理順檔案管理部門與教務處等主管部門在教學檔案管理各環節中的關系與職責，建立以校檔案館為主體、教務處研究生處等各主管部門配合的高校教學檔案資源建設監督管理體制，變教學檔案的“多頭管理、分散保管”為校檔案館引導下的“集中統一”管理，最大限度地優化配置檔案資源。
隨著高等教育管理的規范，產生了大量數字化檔案。在數字化背景下，教學檔案管理工作的規范和標準尤為重要。特別是一些網站建設和管理標準、檔案管理軟件設計標準、數據庫錄入規范、紙質檔案的數字化標準等，使檔案工作有章可循，有規可依，從而實現對教學檔案工作各個環節的有效管理。
隨著高校管理改革，高校的教學檔案管理也要加強制度建設，建章立制，規范管理。要把教學檔案管理工作的所有涉及的環節和人都列入受控對象，特別要保障數字化檔案管理中的信息數據的真實性、完整性、機密性、安全性、穩定性、可靠性。采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“”威脅，確保檔案的保密和安全。
二、明晰新形勢下教學檔案的歸檔范圍
教學工作的復雜性必然決定了教學檔案的復雜性。教學檔案不同與其他類型的檔案，它具有很強的專業性、多樣性、系統性、連續性、分散性等特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜且重復的實踐活動，其產生于并作用于教學實踐和教學管理活動的各個環節之中。
通常情況下高校的教學檔案至少要收錄上級主管部門及本校下（發）的有關文件、各學院年度工作及總結、各類教學基本如教學大綱、課程簡介、課程表；教師授課相關的授課計劃、教學任務分配；教學運行相關的專業建設、教研教改、實驗實踐教學、各類考試、成績及成績分析、學籍處理、學位授予、各項教學賽事、各種教學會議、各種統計報表、各類評價和教學評估等。
三、借助網絡等媒體，提高檔案工作意識
檔案意識,是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，是人們對檔案的性質和價值的認識,對檔案工作的性質、地位和作用的認識[3]。
相對于排課、考試等崗位在教學運行中的“硬管理”不同，高校中很多教學管理人員包括很多領導把檔案工作視為“軟任務”，認為檔案工作不過是“存存放放”的工作而已。 要樹立全員檔案意識，全校師生員工要充分認識教學檔案管理的重要性和必要性。檔案意識更是一種質量意識，重視教學檔案工作也是重視教學工作的具體體現。
四、加快推進教學檔案數字化建設，實現信息整合和共享
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的教學檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化形式進行存儲，以網絡化的形式互相連接，并利用計算機系統進行管理，基于互聯網進行聯機檢索和閱讀，實現資源共享[4]。
數字化教學檔案建立起來以后，可以便捷實現文字、聲音、影像等多種媒體信息的存儲和傳遞，并且信息存儲容量大，用戶通過數據庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，便捷實現檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，可以足不出戶地遠程訪問檔案材料,網上下載檔案信息,或遠距離、高速度的傳輸，真正實現了信息資源的共享，大大提高教學檔案的利用率。
五、提高管理人員職業素質
信息化背景下，教學檔案管理人員除了要有很強的檔案意識和高度的責任心，還要有一定的檔案知識和處理技能，要有基本的檔案價值判斷能力。要加強教學檔案管理人員的職業素質培養，提供條件讓教學檔案管理人員有機會去參加各種業務培訓,學習掌握檔案專業理論與知識,檔案工作的方針、政策、標準、辦法，學習計算機使用技能。
教學工作是高校的中心工作，教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。高校要研究教學檔案管理創新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規范性，更好地為提高高校教育教學質量服務。
參考文獻：
[1]王英瑋．專門檔案管理［M］.北京：中國人民大學出版社，2004.
[2]孫碧平．談高校教學檔案的價值體現［J］.蘭臺世界，2008（4）：31-32.
[3]尹美京．檔案意識與檔案工作的關系之我見［J］.檔案學通訊，2008（3）：83.
[4]張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001:94-99
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