淺談事業單位電算化后會計檔案的管理論文
進入 21 世紀以來，信息技術迅猛發展，我國事業單位基本上都實現了會計電算化管理，利用信息手段開展會計核算已經成為了大勢所趨。會計電算化不僅有助于提高數據核算的準確性，為單位提供更全面的信息，還有助于提升工作效率和工作質量，節約時間，完善管理水平。當然，會計電算化的應用也對會計檔案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成會計資料的丟失，且不易于保管。新的檔案管理策略能夠彌補以往檔案管理中存在的不足，但是其在具有應用過程中還存在很多不足，單位檔案保管者對其的重視度不夠，且制度規章不健全。下面我們就結合實際，談談最有效的會計檔案管理對策，做好資料管理工作，促進事業單位快速發展。
一、事業單位實施電算化后會計檔案的主要特征
第一，會計電算化檔案存儲的范圍更加廣闊。傳統的手工會計記賬方式得到的檔案一般只有紙質形式一種，而會計電算化實施后的會計檔案存儲范圍更為廣闊，其中既包括儲存在計算機硬盤上的數據，也包括磁性介質中包含的會計數據。
第二，會計電算化檔案保管難度更大。由于會計電算化是運用計算機進行的數據計算，電腦較為容易出現故障，因此數據資料不僅要保存的計算機中，還要存儲在磁性介質或其他硬盤上，并保證定期進行清理。這就要求它對保管者的能力具有更高的要求。
第三，會計電算化檔案管理對完整性和安全性具有更高的要求。采用會計電算化管理方式，就必須將會計資料和數據進行備份存儲，光盤和磁性介質上都要有會計資料，這就要求電子數據要有不可修改和無法篡改性，一旦有不法分子或駭客入侵，就會導致數據丟失。另外，存儲在硬盤上的數據在沒有相關領導批準的情況下也不得隨意復制，且資料硬盤和磁性介質的保存環境也有更高的要求。所以，其對檔案保管人員的技術具有更高的要求，要防火、防潮、防銷毀、防病毒，這就對安全性提出了更高的要求。
第四，會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。過去的手動自動化會計檔案形式具有直觀性和清晰性，存儲在磁性介質上的會計檔案則必須要在一定的條件下才能使用，其對環境的要求更高。
二、事業單位電算化后會計檔案管理存在的主要問題
首先，會計檔案管理制度不健全。事業單位電算化后的會計檔案管理內容更加多樣化，缺少完善制度規范的檔案管理方式一定會造成檔案的混亂性，不利于數據的準確獲取。與此同時，缺少制度規范的會計電算化檔案管理，還會降低管理效率，使得檔案庫房管理達不到單位要求，且容易發生丟失、破壞現象，甚至出現資料外流。
其次，對會計電算化檔案管理的重視度不夠。會計電算化后的檔案管理人員是做好檔案管理工作的核心，受到傳統手動管理檔案方式的影響，很多檔案管控者對電算化下的檔案新形式缺乏認識，不了解它的主要構成，且缺少管理經驗。很多管理人員將檔案管理等同于會計報表的輸出、入入工作，認為只要做好會計憑證就算完成了管理任務。他們沒有從本質上明確了解會計電算化的實質意義，對電子檔案資料的管理缺乏有效的重視，存儲在磁盤等介質上的資料很容易丟失，過去的檔案記錄也沒有及時歸類處理，不利于今后對數據的查詢。此外，由于重視度的缺乏，還會出現疏于管理的情形，導致人為破壞現象的發生或病毒入侵，對數據資料進行破壞。
再次，某些打印輸出的會計檔案達不到保存期限的要求。事業單位會計資料的保管需要滿足一定的保管期限要求，但是據調查發現很多使用會計電算化的事業單位在單位憑證的打印中采用的是針式打印方法，會計資料容易出現褪色現象，很難保存到規定的日期。
最后，會計檔案管理者的素質能力有待進一步提高。現如今，現代信息技術和現代化設備的使用數量逐年增多，這也對會計檔案管理者的素質能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的會計技能，又具備優秀管理能力的人才相對匱乏，他們的素質能力不夠全面，缺乏精確的管理技巧，這也是制約會計檔案管理工作順利開展的重要原因。
三、事業單位實施電算化后會計檔案管理的有效對策
在上述內容中，我們已經清晰直觀的看到了事業單位實施電算化會計檔案管理后存在的主要問題。針對這些弊端，我們一定要找到切實可行的對策予以完善，提高檔案管理的有效性。
(一)健全完善電算化會計檔案管理制度
俗話說“沒有規矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度體系作基礎，會計電算化實施后的檔案管理工作涉及到的內容較多，對制度的規范要求也更高。針對檔案管理的新特點，事業單位要制定完善的管理規章，根據單位會計資料的實際情況，具體歸納制度方法，將檔案進行歸檔保管，并完善具體的管理內容、資料分類方式、備份存儲資料、檔案維護日期等等。與此同時，還要嚴格落實崗位責任制，明確每個管理者的主要職能，避免出現問題互相推諉的現象發生，切實提高檔案管理的有效性。
(二)提升檔案管理人員對電算化后檔案管理的認識度
實施電算化后的檔案管理形式與過去的手動化檔案管理存在很大的差異，只有提升人們對其的認識度，才能提高檔案的管理效率。具體而言，事業單位要轉變人們的思想觀念，改變以往只注重紙質資料管理的情況，加強對電算化管理的支援力度，逐步增加資金投入數量，改善電子檔案的管控條件。單位要將資金運用到實際工作中，完善硬件和軟件設施，建立專門的電子檔案管理部門，配備監控設備，對軟件系統進行及時的更新應用和升級。與此同時，事業單位還要加大宣傳力度，幫助檔案管理人員明確了解自身工作的重要性，從而提高他們的認識水平。
(三)采用定期檢查手段開展檔案管理
電算化后的會計檔案資料涉及到的內容眾多，由于計算機自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成數據資料的丟失，存儲在磁性介質上的檔案內容也容易流失。為了避免出現檔案遺失或隨意被篡改的現象，事業單位一定要采取有效措施加強對檔案進行管理和檢查，選擇質量好的硬件保存資料，將磁盤放在防潮、防熱、防塵的環境下予以保管，并定期安排專人進行檢查。
(四)對檔案管理者的素質能力予以提高
事業單位在實施檔案管理過程中一定要堅持提升檔案管理人員的素質能力，發揮他們的巨大作用，從根本上加強管理能力。單位在檔案管理者的選拔上要下功夫，挑選具有會計知識和管理能力的人才上崗，定期組織學習培訓，并派遣有潛力的年輕人對外進行學習，提高他們的綜合能力，促進檔案管理能力的提升。
四、結語
在社會主義信息技術迅猛發展的大背景下，采用電算化技術實施會計管理已經成為了大勢所趨。以往的手動化檔案管理對管理者的能力水平要求不高，新的檔案管理形式則相反。檔案管理者一定要找到傳統模式中存在的弊端，提高對新的檔案管理內容的認識度，健全相關的制度體系，逐步提升自身素質，并完善管理條例，避免檔案資料的丟失和泄漏，為我國電算化后的會計檔案管理能力的提高奠定堅實的基礎。
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