醫院人事檔案管理問題和對策論文
摘要：隨著科技水平的大力提升，促進了醫院的運營發展。醫院在運行的過程中，雖然為廣大人民群眾提供了先進的醫療技術和優良的醫療服務，但醫院在其人事檔案管理工作上仍存在一些不足，這就需要及時采取合理有效的改進措施。本文基于醫院人事檔案管理工作，簡要分析了一些合理化建議。
關鍵詞：醫院人事檔案管理問題解決對策
從醫院正常運營的角度來說，人事檔案是對全體醫護人員的信息匯總，借助于調取人事檔案，可以隨時獲取員工的基本資料、專業水平、科研成果等，這也是醫院監管職工、培養專業型人才的重要舉措。隨著我國高度重視人才的培養，醫院也將人事檔案管理工作提上了日程，但仍存在一些不足，這就需要結合實際情況，制定切實可行的改進策略。
1醫院人事檔案管理存在的問題分析
1.1檔案資料記載前后不一致
醫院在人事檔案管理工作上，存在著檔案資料記載前后不一致的問題，這也就是說，許多檔案資料填寫后沒有結合實際的人員的情況進行更新，造成職工的基礎資料存在許多誤差，如個人信息、基礎資料、履歷等[1]。造成檔案資料前后不統一的原因是多方面的，但可簡單概括為管檔人員的無意和刻意，無意就是指管檔人員的操作失誤，也就是在填寫過程中由于粗心造成的，還有可能是因工作疏忽忘了填寫具體內容，進而在后期填寫時出現了隱藏的錯誤；而刻意就是指管檔人員的造假，隨著醫院在用人方面提出了較高的要求，造成了某些人員在個人履歷上存在造假現象。
1.2檔案材料不完善、不完整
檔案材料不完善的問題，主要是指醫院職工的后續檔案材料不健全和檔案內容不完整這兩方面。醫院職工的后續檔案材料不健全、不完整，也就是說有的人員檔案資料中，缺少再教育學歷表、工資審批表及績效考核表等，有的職工履歷表雖然健全，但缺少主管領導的審核及簽字，還缺少科研成果、個人貢獻記載的問題，甚至有的職工檔案長時間都沒有進行更新。同時，醫院檔案管理工作不同于其他行業，尤其是人事檔案資料經歷的人手比較多，且檔案管理時間并不是短時間內就能完成的，這就造成了檔案資料的不完善、不健全，但形成這一問題的原因多是人員行為所造成的。
1.3檔案查閱速度慢、效率低
如今，醫院人事檔案管理工作，基本上都創建了專門的檔案信息數據庫，并充分借助于互聯網信息化技術的優勢，使用計算機、掃描儀等先進的設備和技術手段，將職工的檔案資料及時納入到了電腦上，再結合相關的技術手段，把文字、照片等轉化為后期保存的信息資料，如果有的職工信息發生變動，就可以直接通過電腦，實現人員信息的及時更改，這在一定程度上保證了職工信息資料的精準性、實效性和可靠性；但不容樂觀的是，這只是為醫院后期的數據統計提供了便利，但為迅速查閱和調取增加了一定的難度。比如，醫院在招聘人才的過程中，需要處理的工作量比較大，一崗位存在許多人員報名的競爭情況，管檔人員就要在固定的時間內查閱大量的檔案資料，再加上檔案管理工作還沒有全部建立局域網鏈接，這就使得管檔人員來回走動，才能獲取人員檔案資料，既浪費了大量的時間，又降低了工作效率。因此，醫院在進行人事檔案管理工作的過程中，管檔人員要充分借用先進的電腦操作系統，及時制定科學合理的舉措[2]。
2醫院人事檔案管理工作的解決對策分析
2.1對收集的檔案材料進行嚴格把關
想要做好醫院人事檔案管理工作，首要的就是對收集的檔案材料進行嚴格把關，嚴格遵循我國相關法律法規，嚴格執行一套具體規范的人事檔案管理方案和操作流程，對所收集的檔案材料進行認真審查，對于手續不齊全、填寫不合格、材料不真實的材料一律不收取，要求具體人員對這些材料結合自己的實際情況進行認真填寫，只有收集的檔案材料具有完整性和真實性，才能使其具有真正的價值。與此同時，管檔人員在對檔案材料進行審核的過程中，要堅持實事求是的基本原則，依據初始材料，明確一個具體的標準，所有材料的審核都按照這個標準來執行，需要額外注意的是，管檔人員也要在第一時間內將審核標準告知被審核人，減少醫院職工隨意填寫的情況發生。
2.2嚴格監管醫院檔案資料的收集
為了保證醫院人事檔案管理工作的正常進行，就要嚴格監管醫院檔案資料的收集，在嚴格遵循我國相關法律法規的基礎上，管檔人員要加大監管力度，對于填寫不規范、操作不合理、履歷不健全的職工檔案材料堅決不收取，保證檔案資料的完備性、時效性和可靠性。管檔人員在審核檔案材料時，要結合醫院的具體情況，制定每卷檔案的審核標準，避免職工亂填亂涂的錯誤行為。
2.3客觀認定查檔資料的時效性
通常情況下，在對檔案資料的查閱上，多是由管檔人員來操作的，對此，管檔人員要強化管理意識，具備豐富的專業理論知識，針對職工檔案材料前后不統一的問題，先以檔案材料中產生的最早時間為準，例如，針對某一職工的出生日期出現錯誤，就需要先以檔案材料最早的原始記錄為準，再與職工進行詢問后加以更改；如果是較為復雜的狀況，管檔人員就要認真對比實際的材料，并定期走訪來提高檔案材料的精準性[3-4]。
2.4注重充實積累檔案資料內容
對于醫院的人事管理部門來說，要在創建人員檔案材料數據庫的基礎上，結合具體情況，充分應用多種合理的收集手段，保障材料的實時歸檔與修整。醫院的檔案管理工作具有繁瑣復雜、專業性強、操作難度大等特點，這就需要對所有的人事檔案管理流程進行分類，管檔人員要分清主次，將重點材料的收集和處理擺在重要位置，并將材料的收集及處理情況及時反應給人員，對于一些人員積極參與科研項目、獲取科研成果的情況，還要強化個人作風、思想品德的材料，同時，檔案材料中還要收錄職工的專業技能、興趣特長等內容，并不斷豐富和完善人員的基礎資料、工作履歷和自我評定等。總之，人員檔案材料的是否豐富和完善，直接影響到整個檔案管理工作的進程。
2.5加強管檔人員的素質培養
隨著醫院體制不斷地深化改革，對醫院的人事檔案管理工作提出了更為嚴格的要求，這就需要不斷提升管檔人員的專業技能和綜合素質[5]。醫院在全面加強人事檔案管理工作的過程中，要增強管檔人員的管理意識，管檔人員要明確自身的職能，增強自身的職責感，檔案管理工作本身較為繁瑣復雜，且工作量較大，醫院要充分調動管檔人員的積極性，保證檔案管理的正常進行。同時，醫院要不斷提升管檔人員的管理技能和水平，醫院要加強管檔人員的學習培訓，定期檢測管檔人員的管理水平，切實不斷提升管檔人員的管理技能和綜合素質。醫院在提升管檔人員的專業能力和綜合素質方面，可從以下的四個角度入手：
2.5.1熱衷于自己的本職工作
檔案管理工作是一項繁瑣復雜的工作，需要管檔人員要具有超強的耐心，只有熱愛自己所任職的工作，才能全心全意地投入到工作中。檔案管理工作并不同于其他的工作，工作內容多、強度大，除了需要管檔人員要具有積極的工作狀態外，還要在全年中從頭忙到尾，管檔人員在工作過程中極易產生倦怠、焦慮、浮躁等負面情緒，管檔人員要在第一時間內調節自己的心態，確保人事檔案管理工作正常有序地進行。
2.5.2過硬的基本功
醫院檔案工作的本質屬性具有接觸易、做好難的一大特點，這也就是說，管檔人員應付工作十分簡單，但難以細致周到地做好檔案工作，尤其是在具體的工作成效上，雖然能保證工作不出偏差和錯誤，但難以做出突出貢獻，這在一定程度上就會使管檔人員喪失積極性。對此，管檔人員要加強自身的學習，不斷擴充自己的知識面，掌握更多的專業知識，提升自己的專業技能。
2.5.3無私奉獻精神
醫院在正常運行的過程中，往往輕視人事檔案管理工作的重要性，這就要求管檔人員做好本職工作外，還要具有默默奉獻的無私精神，要形成良好的工作作風，同時，管檔人員還要不斷約束和規范自己的行為。
2.5.4認真的工作作風
醫院檔案工作量大、操作性強、任務重，關系到醫院的職工狀態、醫患關系等，這就需要管檔人員要具有認真的工作作風，否則一旦出現細節上錯誤，或是自己的一時的疏忽，就會影響到整個管檔工作。對此，管檔人員要加強自身的認識，無論是從思想上，還是個人行為上，都要高度重視管檔工作，仔細認真地對待檔案工作。
2.6創建檔案信息網絡
醫院的人事檔案管理工作，直接關系到醫院能否正常運轉，這就需要醫院要高度重視人事檔案管理工作，加大政策扶持力度，投入一定比例的資金，提升檔案管理工作的技術和水平，創建專門化的檔案信息網絡，健全人事檔案網絡化管理體系。同時，醫院在形成了檔案信息網絡信息數據庫的基礎上，要配以網絡管理工作，由網絡技術人員進行負責和管理，加強后期的修整和維護，確保在多種工作環境下可隨時調取檔案材料，使人員檔案管理工作更加快速高效[6]。
3結束語
隨著醫院體制的不斷變革，對人事檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。醫院人事管理工作雖有所改進，但仍存在一些不足之處，如管理水平低下、管檔人員意識不強等，這就要求嚴格監管醫院檔案資料的收集，注重充實積累檔案資料內容，加強管檔人員的素質培養，創建檔案信息網絡，這對于提升醫院人事檔案管理的水平十分必要。
參考文獻：
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[4]胡恒.醫院人事檔案管理的局限性及改進策略[J].檔案管理，2017（6）：95.
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