論電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理面臨的新變化論文
電子政務(wù)是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息與通信技術(shù)，將行政管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)政府組織機(jī)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，電子政務(wù)也被認(rèn)為是以電子信息通信技術(shù)為核心的第三次科技革命。電子政務(wù)的施行打破了傳統(tǒng)行政機(jī)關(guān)的辦公環(huán)境，重塑了新的公共管理新模式，進(jìn)一步推動(dòng)了政府部門辦公自動(dòng)化、政務(wù)信息化和工作流程的程序化，電子政務(wù)的全面推進(jìn)，在提高政府辦公效率、節(jié)約行政成本的同時(shí)，也給電子政務(wù)下的檔案管理工作帶來了新的變化，提出了新的要求。
一、電子政務(wù)背景下檔案管理面臨的新變化。
1.檔案管理對(duì)象的變化。在電子政務(wù)背景下，檔案行政管理部門對(duì)于檔案管理對(duì)象也發(fā)生了深刻變化，主要表現(xiàn)在：對(duì)于檔案本身的管理已經(jīng)極大了延伸了，拓展到了檔案形成的前身，即現(xiàn)行文件的生成背景、生成過程以及歸檔等等全部環(huán)節(jié)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)碼技術(shù)等現(xiàn)代高科技的發(fā)展和新型材料的使用，檔案載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文字形式為主逐漸向光盤、磁帶、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等磁性材料為載體的記錄存檔方式轉(zhuǎn)變，檔案內(nèi)容也由以依賴文字記載為主逐漸向生動(dòng)的聲音、圖像等全景展示轉(zhuǎn)變。檔案管理不再是檔案部門及其檔案生成部門之間的業(yè)務(wù)范疇，檔案管理已經(jīng)滲透到了與檔案管理職能緊密聯(lián)系的軟件部門以及軟件設(shè)計(jì)開發(fā)公司等第三方，與電子政務(wù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件大多都與檔案管理部門聯(lián)系起來，設(shè)置了相應(yīng)的檔案存檔功能，極大地便捷了檔案的生成與歸檔等工作。
2.檔案管理模式的變化。電子政務(wù)背景下，檔案行政管理部門的檔案管理方式也發(fā)生了深刻變化，主要表現(xiàn)在：從面對(duì)面直接檔案管理與服務(wù)，拓展到了可以直接應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為管理和服務(wù)對(duì)象提供間接的管理與服務(wù)功能；檔案管理也從原來的檔案生成者與管理者之間的服務(wù)與管理拓展到了管理者綜合協(xié)同各部門共同管理、利用的發(fā)展形勢(shì)；檔案管理也由當(dāng)初的建制式向建議式管理轉(zhuǎn)變，在電子政務(wù)背景下，檔案管理部門可以通過第三方信息技術(shù)，利用不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)及時(shí)與檔案用戶進(jìn)行溝通和聯(lián)系，提供便捷高效的檔案服務(wù)功能，可以對(duì)不同時(shí)期和不同部門所需的檔案信息進(jìn)行及時(shí)配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需要。
3.檔案管理觀念的變化。電子政務(wù)背景下信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理由傳統(tǒng)的手工向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，檔案管理也由依賴經(jīng)驗(yàn)式管理向科學(xué)式管理轉(zhuǎn)變，檔案的數(shù)字化、信息化管理理念深入人心，這就要求具體從事檔案工作的管理者來說，既要立足現(xiàn)實(shí)需要，也要從更高眼光出發(fā)，自覺加強(qiáng)檔案資源的存儲(chǔ)、加工、傳遞和共享，牢固樹立信息服務(wù)理念和資源優(yōu)勢(shì)理念，充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能，把政府在政務(wù)活動(dòng)中形成的檔案變成“活”資源，主動(dòng)地開展檔案信息的開發(fā)、利用工作，提高檔案服務(wù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。
二、電子政務(wù)背景下檔案管理的原則。
1.“端口遷移”原則。與傳統(tǒng)的文書檔案相比，電子檔案具有易逝性、易改性的特征，這就要求電子檔案的管理不能按照舊有檔案的管理，即按照文件的生成、鑒定、立卷，再到歸檔、分類、著錄等順序按部就班地進(jìn)行歸檔和入卷的管理，這樣難以保證電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也容易造成一些重要的電子檔案流失或因操作失誤而刪除。這時(shí)，因考慮電子檔案的生成和管理特點(diǎn)，落實(shí)“端口遷移”原則，即，把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的具體措施提前，對(duì)于檔案管理部門來說，就是要對(duì)電子公文的管理介入提前，從文件的生命周期的一開始就控制整個(gè)文件的歸檔活動(dòng)。具體來說，就是要在電子政務(wù)行文系統(tǒng)的初始階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)、進(jìn)行指導(dǎo)，把后期需要?dú)w檔的文件管理需求提前至成文初期，把歸檔工作納入到工作的全流程，以保障文件程序完成后能夠?qū)崟r(shí)地實(shí)現(xiàn)歸檔。對(duì)于管理者來說，則要求其及時(shí)地進(jìn)行文件信息鑒定，并做好文件著錄、鑒定以及電子檔案之間的銜接，以保證電子檔案與相關(guān)信息能夠完整地發(fā)送或移交至檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸檔。
2.“全程管理”原則。電子檔案的產(chǎn)生、保存、利用以及銷毀全過程都應(yīng)納入到管理工作中，以保證整個(gè)電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。具體來說，就是要從電子檔案管理體制與管理模式的選擇，電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行，以及電子檔案管理的制度和運(yùn)行等等方面都需要納入到管理范疇中。以電子檔案對(duì)文件流程階段的管理和監(jiān)控為例，電子政務(wù)管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初，就應(yīng)該把電子檔案管理系統(tǒng)作為其中的一個(gè)重要子系統(tǒng)，根據(jù)不同部門的工作職責(zé)和智能特點(diǎn)，設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)中的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，并對(duì)文件中的創(chuàng)立、登記、修改、審核以及簽署和發(fā)文等每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控和記錄，對(duì)該份檔案文件的任何技術(shù)性操作包括存儲(chǔ)位置的變更都應(yīng)準(zhǔn)確詳實(shí)地記錄下來，實(shí)現(xiàn)全過程的記錄和管理。
3.“分工負(fù)責(zé)”與“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)”相結(jié)合原則。電子政務(wù)背景下的檔案管理不再是檔案管理部門的“獨(dú)角戲”,無論是檔案生成部門還是管理部門都應(yīng)該在立足本職的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各自的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。具體來說，作為檔案部門來說要加強(qiáng)檔案管理傳統(tǒng)基本知識(shí)的學(xué)習(xí)和檔案法律法規(guī)的宣傳教育，讓電子政務(wù)的運(yùn)行部門或具體操作人員熟悉并了解一定的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和要求，以補(bǔ)充其檔案管理專業(yè)知識(shí)方面的不足，保證電子政務(wù)的運(yùn)行機(jī)制符合檔案管理信息化的要求。而檔案信息化管理者則要學(xué)習(xí)相應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)，以更好地協(xié)同完成基于網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)平臺(tái)的政務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)用，在“分工負(fù)責(zé)”的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)背景下檔案管理不同參與主體之間的“優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)”,實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)高效，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
4.“價(jià)值取向”與“目標(biāo)管理”相結(jié)合原則。電子政務(wù)背景下的檔案管理雖然發(fā)生了巨大變化，但檔案工作的本質(zhì)沒有發(fā)生根本性變化，網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)歸根到底是一種工具，信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用延伸了檔案工作業(yè)務(wù)，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，信息服務(wù)水平得以提高。但電子政務(wù)背景下的檔案管理的價(jià)值取向依然是最大限度地維護(hù)好檔案信息的完整、準(zhǔn)確和安全，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的效用，這一價(jià)值取向是檔案工作的總目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上，不同主體圍繞自身目標(biāo)開展工作，都應(yīng)該是屬于有所為的范疇之內(nèi)，不能一味地追求信息化而忽視了這一根本價(jià)值取向，切忌“眉毛胡子一把抓”.
三、電子政務(wù)背景下檔案管理的措施。
1.提高電子檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案管理工作要在電子政務(wù)建設(shè)中發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)的作用，其首要任務(wù)是必須做好數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)屬于涉密計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，不能簡(jiǎn)單地建立一個(gè)大而全的網(wǎng)絡(luò)，具體來說，首先要建立內(nèi)部的辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，支持檔案局（館）內(nèi)各項(xiàng)辦公行政業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)；其次是要建立電子政務(wù)專網(wǎng)平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的橫向聯(lián)系和信息共享，滿足檔案管理部門上下級(jí)之間的數(shù)據(jù)傳遞，再次是建立本單位與公眾信息網(wǎng)的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案部門與外部的信息交流，為社會(huì)公眾提供檔案信息查詢服務(wù)。
2.加強(qiáng)電子檔案管理制度化建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化制定，國家檔案管理部門連同工信部門以及政府聯(lián)合加強(qiáng)對(duì)文件、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化的制定，在電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中嵌入檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，借鑒國內(nèi)外相關(guān)專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化成果，建立一套科學(xué)、完善、合理和健全的電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的歸檔范圍、歸檔日期、歸檔要求、歸檔主體等進(jìn)一步作出明確的要求。此外，還需要進(jìn)一步整合和拓展檔案管理部門職能，規(guī)范電子政務(wù)各機(jī)關(guān)的檔案工作行為，嚴(yán)格按照數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)要求規(guī)范機(jī)關(guān)管理行為，實(shí)現(xiàn)政府公開信息資源共享和動(dòng)態(tài)更新。
3.推進(jìn)電子檔案復(fù)合型人才培養(yǎng)。電子檔案管理是一門集計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性學(xué)科，電子政務(wù)背景下的檔案管理對(duì)于廣大從事具體檔案管理者以及一線具體工作的人員來說，要求其必須掌握一定的現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用各種計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)和檔案軟件應(yīng)用系統(tǒng)，并且要在工作實(shí)踐中，積極參與到電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)中來，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，不斷提高電子檔案系統(tǒng)的科學(xué)性。從短期來看，要抓緊對(duì)現(xiàn)有檔案人員的信息技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡快掌握電子政務(wù)中各種涉及與檔案工作相關(guān)的信息技術(shù)，從長遠(yuǎn)來看，教育主管部門應(yīng)在高校設(shè)立相應(yīng)的檔案工程信息學(xué)科，專門培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案工程學(xué)復(fù)合型的人才隊(duì)伍，以不斷滿足電子政務(wù)下的檔案管理的需要。
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