實物對象型科技檔案的整理

時間：2022-10-05 21:30:06 檔案管理畢業論文

實物對象型科技檔案的整理

　　實物對象型科技檔案的整理【1】

　　摘要：實物對象型科技檔案是以一定的實物為對象的科技、生產活動，如產品、設備的生產制造活動和基建工程的施工活動。

　　實物對象型科技檔案的整理主要采用對象分類法。

　　關鍵詞：實物;對象型;科技檔案;整理

　　實物對象型科技檔案是以一定的實物為對象的科技、生產活動，如產品、設備的生產制造活動和基建工程的施工活動。

　　實物對象型科技檔案的整理主要采用對象分類法。

　　1、實物對象分類法的特點

　　對象分類法就是以一個實物對象的設計、生產制造等活動形成的整套科技檔案為單元而進行分類的方法。

　　其典型的形式是型號分類法、工程項目分類法和課題分類法。

　　1.1 它們都是以特定的實物對象為中心，圍繞著某一實物對象的研制、生產形成的。

　　這些檔案對象明確、實體單一，檔案材料聯系密切，構成了一個有機的整體。

　　1.2 它們都是按照特定的程序，分階段、有步驟地自然形成的。

　　1.3 它們都是按照結構或專業形成的。

　　如建筑工程項目的設計和施工都是按專業進行的，是不同專業技術協同合作的統一體。

　　這類科技、生產活動對其檔案的利用，要求保證科技檔案的成套性，以反映其活動規律，對象分類法則滿足了這一要求。

　　現以基建檔案為例探討實物對象型科技檔案的整理方法。

　　2、單一工程項目基建檔案的整理

　　基建檔案的分類整理以一個工程項目為整理單元。

　　一般而言，一個工程項目在進行之中或完成后，要按以下步驟對所形成的檔案文件材料進行分類整理：

　　2.1 對工程項目內的基建檔案進行分類。

　　工程項目基建檔案的整理首先要按工作階段或工作環節劃分為規劃、設計、施工、竣工和使用維修五個大類。

　　2.2 將各個大類和小類的基建檔案文件材料按時間、專業、問題或性質等特征組成案卷。

　　如“規劃文件”中的300頁文件，以每卷100頁組卷計，就可組成三個案卷;“設計文件”中的600頁文件，以每卷100頁組卷計，就可組成六個案卷。

　　工程項目基建檔案的組卷要注意以下兩點。

　　2.2.1 擬寫正確的案卷標題。

　　基建檔案的案卷標題一般由項目名稱、保管單位內科技文件材料的內容特征和科技文件材料的名稱特征組成。

　　2.2.2 按文件的排列順序編寫卷內目錄。

　　基建檔案案卷的排序有文字材料的排序、圖樣材料的排序和圖文混排等三種類型，卷內文件的排列應遵循一定的規律，如按時間、問題、重要程度、地區、名稱和作者等排序。

　　以工程圖紙為例，一般按總體和局部關系結合專業排列。

　　卷內文件材料排序后，再按排列的順序填寫卷內文件目錄即可。

　　2.2.3 工程項目內基建檔案案卷的排列。

　　如項目五大類產生的基建檔案案卷排序為：1―3，4―9，10―17，18―24，25―28。

　　將五大類產生的基建檔案案卷順序相加可知，這一工程項目形成的基建檔案案卷共有28卷，工程內基建檔案案卷的序號是1―28。

　　這僅僅是單個工程項目的內部案卷排序，這個序號只是一個文書處理號，并不是分類案卷號。

　　3、多個工程項目基建檔案的整理

　　檔案管理部門收到設計、生產部門移交的各個項目的基建檔案后，就要進行綜合性的分類整理和案卷編目工作。

　　那么，如何對各個年度形成的多個工程項目的分類案卷進行分類排列。

　　3.1 按性質劃分基建項目和檔案的類別。

　　即將兩年的基建項目和各個基建項目所形成的基建檔案按性質劃分為生產類、行政類和后勤類三類。

　　3.2 將排列好的基建檔案按順序編目，案卷目錄項目包括：序號、題名、年度、頁數、備注等項目。

　　這里需要注意的是，基建檔案案卷目錄的序號就是案卷的排列號，也是基建檔案案卷的案卷號。

　　3.3 將排列好的基建檔案案卷按順序上架。

　　基建檔案案卷按排列順序，也就是按案卷號的順序上架排列，就可根據基建檔案案卷目錄中的案卷號在檔案柜架中查找到相同號數的基建檔案案卷。

　　4、多個工程項目基建檔案的整理應處理好的問題

　　4.1 基建檔案的分類問題。

　　多個工程項目的基建檔案首先要按年度進行分類，其次，再劃分保管期限。

　　由于各單位形成的基建檔案都較為重要，一般都要永久保存，因此，多個項目基建檔案的整理則可采用“年度――性質――項目分類法”進行分類。

　　在具體分類時要注意以下幾點：

　　4.1.1 基建項目的分類年度確定問題。

　　基建項目，尤其是大型的基建項目，年度跨度都比較大，有的可跨度幾年甚至.幾十年。

　　因此，為了便于統一查找和分類，基建項目的檔案分類年度以基建項目的完成年度(及基建項目的竣工時間)為準。

　　4.1.2 基建項目性質的劃分問題。

　　一般而言，基建項目性質的劃分以行業標準為主，沒有行業標準的可根據基建項目的實際狀況劃定所屬的性質。

　　4.2 多個工程項目基建檔案案卷的排序問題。

　　基建檔案案卷(也包括其他類型的檔案案卷)的排列在同一本目錄中不能有重號，一般可排列到999號，這就要求跨年度的基建檔案案卷排列必須連號。

　　大型工程項目形的案卷多達上千、上萬卷，因此，需要使用多本案卷目錄進行登記、也可將大工程項目劃分子項目之后再進行編目。

　　5、結語

　　此外，實物對象型科技檔案的整理方法還可應用于產品檔案和科研檔案的整理，產品檔案采用型號分類法，科研檔案采用課題分類法，其整理的原理與方法基本相同。

　　參考文獻

　　[1]趙甲信. 關于加快推進檔案管理工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案 2008(06)

　　[2]趙鵬. 檔案工作落實科學發展觀的關鍵 [J]. 山東檔案, 2005,(05)

　　科技檔案的收集與整理【2】

　　摘要：科技檔案是人類認識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學技術檔案，是科學技術和社會文明發展到一定歷史階段的必然產物，是人類社會進步的一個重要標志。

　　本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進行論述。

　　關鍵詞：科技檔案收集整理

　　馬克思說：“機器生產的發展，要求自覺地應用自然科學。”生產力中也包括科學，因此可見、科學技術是第一生產力。

　　既然科學技術檔案是生產力的重要構成部分，科技檔案情息管理通過開發利用可轉化為現實的生產力，能夠在經濟和社會發展中發揮巨大作用。

　　科技檔案，即科學技術檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學技術的產生而產生。

　　隨著科學社會化和社會科學化的趨勢日趨明顯，科學技術已經滲透到社會的各個領域。

　　因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發展并成熟起來。

　　一、科技檔案的收集工作

　　1.科技檔案的收集

　　科技檔案是開展科技檔案管理的物質基礎，也是科技檔案信息資源開發的必要條件。

　　因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業務管理工作中占有重要的地位，是一個關鍵性的工作環節。

　　做好科技檔案的收集工作，單靠科技業務部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協助與指導還不夠，還需要檔案部門明確其指導思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。

　　科技檔案收集，就是基層科技檔案機構和科技專業檔案館按照一定的規章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業務活動。

　　其包括：基層科技檔案機構的收集;科技專業檔案館的收集。

　　由于現階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應，也有接收、征集、征購三種方式。

　　2.科技檔案的收集的要求

　　遵守國家的相關法律法規，集中統一管理科技檔案是《檔案法》的明確規定。

　　任何企事業單位的科技檔案都應該由科技檔案部門依法進行收集，實行統一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統一管理的基礎。

　　遵循科技檔案的自然形成規律。

　　基層科技檔案機構的收集，標志著科技文件在自身運動過程中發生了性質的變化;科技專業檔案館的收集，標志著科技檔案運動進入到一個新的階段。

　　由于科技檔案是伴隨著各項科技生產活動有規律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規律。

　　保證科技檔案的完整、準確和系統，也是保證科技檔案質量的重要“關口”，只有完整、準確、系統的科技檔案才能發揮應有的作用。

　　3.基層科技檔案機構的收集

　　3.1科技檔案機構的收集渠道

　　部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機構收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務科研成果檔案，單位人員非職務活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產權的角度看，也應歸個人所有的;收集外單位轉讓或移交的科技檔案對于企事業單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。

　　因此，基層科技檔案機構在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。

　　3.2基層科技檔案機構的收集方法

　　科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。

　　基層科技檔案機構圍繞這個目標，再根據不同的收集渠道，應采用靈活多樣的收集方法。

　　科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。

　　為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。

　　要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據人的心理活動規律，加以疏導和激勵。

　　在此過程中，除了要調動科技人員的積極性之外，更應當在收集工作中實行嚴格的監督控制。

　　科技檔案進入檔案部門之后，發現不完整、不準確的情況，通常要進行的補充與糾正。

　　4.科技專業檔案館的收集

　　科技專業檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務。

　　這一宗旨突出了科技專業檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業檔案館與基層科技檔案機構在收集對象及其范圍方面的不同。

　　它的收集要本著價值原則、專業原則、層次原則和綜合原則來進行工作。

　　二、科技檔案的整理

　　整理，是科技檔案進入檔案部門后經歷的第一次技術處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。

　　科技檔案整理的內容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。

　　整理工作，是科技檔案業務建設的中心環節。

　　整理是科技檔案實行科學管理的基礎。

　　科技檔案的整理，其實質就是對科技檔案進行有序的組織。

　　前蘇聯學者列夫涅爾說：“并不是每個系統都是可控的。可控的必要條件是該系統是有組織的。”所以要通過對科技檔案形式特征的系統化，則可以達到對科技檔案實體的控制。

　　整理是科技檔案查找利用的前提。

　　科技檔案是否經過整理，以及整理得是否科學，將直接影響到對它的利用。

　　經過科學整理，科技檔案就能夠保持內部相互之間的有機聯系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用。

　　科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的系統。

　　為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構和科技專業檔案館，都應根據庫藏科技檔案的實際情況，編制科學的、切實可行的科技檔案分類方案。

　　科技檔案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據性文件。

　　它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

　　同時，科技檔案分類方案提綱挈領地反映了庫藏的全部內容。

　　我們知道，一切科技生產活動都具有連續性、繼承性的特點，前一階段形成的經驗(科技檔案)，往往是后階段科技和生產活動的憑據。

　　生產技術越復雜，現代化程度越高，越離不開科技檔案。

　　科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進。

　　參考文獻：

　　[1]王實.新時期認識與加強科技檔案工作的探討[J].湖南林業科技，2004(02).

　　[2]趙輝等.科技文件與科技檔案管理方法淺議[J].河南林業科技，2007(04).

　　實物檔案的整理【3】

　　[摘要]各單位在工作中都會形成一些具有保存價值的實物，如獎狀等榮譽性實物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優產品實物等。

　　要使這些實物發揮更大作用，就必須對其進行科學整理。

　　[關鍵詞]機關單位;實物檔案;整理

　　實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。

　　各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)，納入綜合檔案室集中管理。

　　由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。

　　保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。

　　為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

　　一、實物檔案的分類

　　分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統地提供利用。

　　按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。

　　按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。

　　采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。

　　實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。

　　每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物;信品類主要有有本單位的證件(法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等)，本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物;贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物;產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標(章)、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

　　二、實物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。

　　通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。

　　實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起。

　　“載體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節省空間;同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。

　　實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。

　　同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的形式在實物上進行粘貼。

　　貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。

　　通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

　　標簽如何編制。

　　標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。

　　四、實物檔案的編目

　　編目是指編制實物檔案目錄。

　　編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。

　　實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。

　　實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發時間。