高校實物檔案管理

時間：2022-10-08 22:57:02 檔案管理畢業(yè)論文

高校實物檔案管理

　　高校實物檔案管理，下面帶來的高校實物檔案管理相關(guān)論文范文，歡迎閱讀。

　　高校實物檔案管理【1】

　　摘要：實物檔案與其他門類檔案一樣，都能夠真實地記載和反映學(xué)校的各項工作和實踐活動，同時也為撰寫校史、大事記、年鑒等提供依據(jù)和憑證。

　　實物檔案內(nèi)容豐富，來源廣泛，涉及面大，特殊性強，收集、整理和保存它們，具有現(xiàn)實意義和歷史意義。

　　高校實物檔案從某種程度上體現(xiàn)著學(xué)校的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的作用與地位。

　　關(guān)鍵詞：高校;實物檔案;管理

　　“實物檔案”即以實物為載體的檔案，檔案理論界對“實物檔案”是否屬于檔案這個問題存在著各種各樣的爭議。

　　筆者認(rèn)為，實物檔案與其他門類檔案一樣，都能夠真實地記載和反映學(xué)校的各項工作和實踐活動，從某種程度上體現(xiàn)著學(xué)校的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的作用與地位，同時也為撰寫校史、大事記、年鑒等提供依據(jù)和憑證，實物檔案內(nèi)容豐富、來源廣泛、涉及面大、特殊性強，對其收集、整理和保存，具有現(xiàn)實意義和歷史意義。

　　一、目前高校實物檔案的管理現(xiàn)狀

　　高等院校檔案部門過去的檔案藏品的主要形式是紙質(zhì)的文書檔案。

　　隨著檔案事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，許多新型材料也成為檔案的載體，使得高校檔案藏品的形式不斷有新的拓展，實物檔案便是高校檔案的延伸和補充形式。

　　在平時的走訪和參觀中，我們發(fā)現(xiàn)，在實物檔案的收集和管理工作中，許多單位對實物檔案的收集和管理工作未能像對其他門類檔案那樣給予足夠的重視，比如有的單位將歷年來所獲得的榮譽物品雜亂無序地堆放在檔案室或會議室的一角;有些隨便找個木柜擺放起來，任其長年累月地灰塵蒙面，對這些榮譽物品的有關(guān)情況不做記錄，致使其獲得的日期、出處無從查考;還有些榮譽物品則散放在個人手中，特別是有的科室以及職工個人獲得后，或存放于科室辦公室內(nèi)或掛于墻上，或不當(dāng)一回事丟棄一邊，長期無人過問，時過境遷，不是被污染了，就是遭到損毀或丟失。

　　有的基層單位或未升級達(dá)標(biāo)的單位平時只注重管理幾份文件，因而使實物檔案這種形象、直觀的信息記錄得不到與其相輔相成的其他門類檔案的整理歸檔，造成了檔案管理工作的缺失。

　　二、高校實物檔案的管理方法

　　(一)確定實物檔案的收藏范圍

　　我們對檔案信息的管理通常是本著“藏以致用”的原則，因而對實物檔案的收藏也應(yīng)以利用需求作為導(dǎo)向，這需要在涉及歸檔的有關(guān)規(guī)定中予以適當(dāng)?shù)孛鞔_，同時對實物檔案歸檔范圍的制定也要注意與已有室藏檔案相協(xié)調(diào)。

　　對于那些在高校辦學(xué)過程中重大的、有歷史影響的、有深遠(yuǎn)意義的、有典型代表性的、有特殊個性的實物，方可列入收藏范圍，繼而形成實物檔案的收藏特色。

　　本著這一收藏原則，根據(jù)高校自身的特點和實物檔案工作實踐的具體做法，筆者認(rèn)為高校實物檔案歸檔范圍應(yīng)包括以下幾方面：一是獎品類，包括獎旗、獎牌、獎狀、獎杯、榮譽證書等;二是題名類，包括上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士來本單位檢查指導(dǎo)工作或參與重要活動時的簽名、留言、題詞等;三是禮品類，包括兄弟單位、國內(nèi)外友人、校友贈送的禮品、禮物等各種有價值的物品，等等。

　　這些實物檔案具有惟一性和不可再生性，有著十分珍貴的無可替代的收藏價值。

　　因而，在接收、征集實物檔案時，要加大珍貴、微觀、典型實物的征、收集力度，用以充實高校實物檔案的內(nèi)容，填補空白。

　　(二)注重實物檔案的整理和保管

　　目前，國家檔案局頒布的《高校檔案實體分類法》中沒有專門對實物檔案的分類整理進(jìn)行統(tǒng)一地規(guī)范，多數(shù)高校對實物檔案的管理處于自發(fā)狀態(tài)。

　　筆者結(jié)合自身的實際情況，認(rèn)為對實物檔案的管理應(yīng)該著重做好以下幾個方面的工作：

　　1、實物檔案的保存

　　實物檔案因其載體、形態(tài)、體積等不同的特點，存放占地面積較大，如要長久、適宜的保存就必須配置專門的實物檔案陳列室。

　　2、實物檔案的收集

　　根據(jù)實物檔案的形成帶有一定的偶然性和隨意性等特點，可通過如下收集方法：(1)檔案工作者要眼觀六路、耳聽八方，每周、每月都要與辦公室主任溝通，總體把握學(xué)校每階段的工作動態(tài)，及時捕捉實物檔案信息，積極主動地收集實物檔案;(2)各部門每年年底應(yīng)向檔案室送交本部門當(dāng)年獲得的證書、獎狀等實物檔案。

　　個別部門希望多保留一段時間的，可在保存一段后再送交，但應(yīng)在獲獎當(dāng)年將所獲獎品的文字說明書送交檔案室以備查;(3)對個人或部門所送交的實物檔案，檔案管理部門應(yīng)隨時接收;(4)凡屬校外贈送的物品，物品接收部門應(yīng)將所收物品清單送交一份給檔案室，其中具有一般使用價值的物品，可由接收部門使用，而珍貴物品應(yīng)交與檔案室保存;(5)無論個人還是部門所送交的實物檔案，均應(yīng)附上相應(yīng)的文字說明，并辦理交接手續(xù)。

　　如獎品、獎狀文字說明可包括獎品名稱、獎勵材料、獎品級別、授獎單位、授獎時間、送交單位、送交時間等。

　　3、實物檔案的分類整理

　　在對實物檔案進(jìn)行整理歸檔時，首先應(yīng)整體把握、熟悉本校實物檔案的種類，要對各類實物進(jìn)行分析比較，從而劃分出具有代表性且能概括本校所有實物檔案的類別。

　　(1)應(yīng)根據(jù)實物的收藏價值大小劃分收藏期限。

　　應(yīng)將實物檔案的保管期限分為短期、長期、永久。

　　為了節(jié)省室藏空間，作為短期保存的則可酌情而定，部分實物檔案可由有關(guān)部門自行保管;(2)按實物的級別來源進(jìn)行分類。

　　如各種獎勵證書可按國家級、省部級、地市級劃分;(3)按實物的形態(tài)分類。

　　即將形態(tài)一樣的實物檔案集中在一起，如獎狀類，由于各種獎狀是單位和個人榮譽及成就的直接反映，在個人鑒定、單位介紹、成就展覽、編史修志中的憑證作用一目了然，因而利用率較高。

　　所以歸檔時，應(yīng)先制一封套，可用塑膜或硬質(zhì)打孔裝訂成活頁，再將獎狀左邊貼在活頁上，并在扉頁處編上目錄，便于保管，不易丟失。

　　獎牌、獎杯類，可在實物上貼上標(biāo)記，將其拍照，歸入照片檔案，同時將實物依次編目存放，便于隨時取用。

　　錦旗類，可將其作清潔處理后，放入一定規(guī)格的檔案盒內(nèi)，編好檔號，標(biāo)名實物名稱和時間，并在卷盒右上方貼上此實物的照片。

　　如有條件可將所有的實物檔案全部拍成照片，一式三份沖洗，其中兩份由檔案部門專門保存，一份留作備用。

　　三、實物檔案的開發(fā)利用

　　(一)利用實物檔案為學(xué)校的中心工作服務(wù)

　　實物檔案的收集、保管其目的在于利用，充分利用實物檔案更具有文化特色、直觀性強，具有無可辯駁的憑證作用等特點，多形式、多渠道、多層次、多方位的開展利用和服務(wù)工作。

　　如舉辦展覽、申報學(xué)士學(xué)位、申報學(xué)科、校慶、教學(xué)評估等都要大量利用實物檔案。

　　(二)加大信息開發(fā)力度，實現(xiàn)資源共享

　　建立實物檔案數(shù)據(jù)庫和檔案平臺，通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，使全體師生和海內(nèi)外校友在自己辦公室就可以查找到所需的實物檔案信息，同時海內(nèi)外校友也可把自己畢業(yè)后所取得的成果通過互聯(lián)網(wǎng)掃描到學(xué)校的服務(wù)器上，實現(xiàn)真正意義上的資源共享。

　　總之，實物檔案是高校檔案的重要組成部分，各高校應(yīng)重視實物檔案的集中統(tǒng)一管理，加強收集工作，提高實物檔案的總體管理水平，改變被動式服務(wù)和重藏輕用的觀念，使實物檔案真正達(dá)到記載過去、服務(wù)現(xiàn)在、啟示未來的目的。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]毛詩玉.獎品檔案的收集與管理[J].湖北檔案，1999，(6).

　　[2]江中蘭.加強“實物檔案”管理和利用[J].四川電力技術(shù)，2002，(5).

　　[3]崇州.整理榮譽類實物檔案一法[J].四川檔案，1999，(4).

　　高校財務(wù)檔案管理【2】

　　【摘要】財務(wù)檔案管理是學(xué)校財務(wù)管理工作的重要組成部分。

　　一個高校的財務(wù)管理水平常常可以從財務(wù)檔案中反映出來。

　　實現(xiàn)財務(wù) 檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在高校財務(wù)檔案管理人員面前的一項重要任務(wù)。

　　【關(guān)鍵詞】高校;會計檔案;檔案管理

　　科學(xué)規(guī)范的會計檔案管理有利于促進(jìn)高校整體資金的運籌發(fā)揮最大效益。

　　目前高校普遍存在對財務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，意識淡薄。

　　高校財務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問題，因此，加強高校會計檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。

　　一、高校的財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)容

　　《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證;②會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計賬簿。

　　③財務(wù)報告類：月度、季度、年度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告;④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：

　　①每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，②財務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，③打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。

　　二、提高學(xué)校的財務(wù)檔案管理

　　1.增強財務(wù)檔案管理意識，建立高校財務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

　　財務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。

　　校領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強財務(wù)檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務(wù)檔案，支持財務(wù)檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校財務(wù)檔案工作的氛圍。

　　并結(jié)合學(xué)校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財務(wù)檔案管理體系。

　　2.強化業(yè)務(wù)，提高能力

　　加強財務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)財務(wù)檔案專業(yè)知識理論，另一方面選拔熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)財務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。

　　3.加強財務(wù)檔案綜合服務(wù)功能

　　高校財務(wù)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴(yán)格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。

　　目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解學(xué)校財務(wù)運行情況，不能有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務(wù)資料，使財務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機構(gòu)高效、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷增強檔案部門的綜合服務(wù)功能，讓財務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

　　4.加強檔案館的安全與保密工作是財務(wù)檔案管理的重中之重

　　要做還財務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。

　　規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準(zhǔn)則。

　　促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。

　　再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務(wù)憑證利用者和查閱人，謹(jǐn)防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。

　　增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。

　　定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設(shè)備安全運轉(zhuǎn)。

　　還要注意檔案的科學(xué)儲藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。

　　5.做好財務(wù)檔案的信息化建設(shè)

　　隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，高校財務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運用先進(jìn)的管理知識和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財務(wù)檔案管理水平，財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。

　　通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。

　　利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動，把部分紙質(zhì)財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

　　實現(xiàn)財務(wù)檔案的自動化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。

　　盡管高校財務(wù)檔案管理在建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財務(wù)檔案管理建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，應(yīng)抓緊對高校財務(wù)檔案管理建設(shè)的全面探析。

　　才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]席杰.淺談知識經(jīng)濟(jì)時代高校檔案管理工作[J].云南檔案，2008(01).

　　[2]羅長文.淺談高職高專院校評估檔案材料的收集與整理[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報，2008(03).

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