年會(huì)策劃對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地的要求
策略開(kāi)啟
公司企業(yè)在開(kāi)始策劃年會(huì)時(shí)，要有一個(gè)全面的規(guī)劃。做一張表格列出你的要求，它能幫你確立活動(dòng)的基本流程，使你對(duì)年會(huì)的需求有一個(gè)整體了解。
1、場(chǎng)地的選擇
選擇場(chǎng)地除了要考慮公司人數(shù)和活動(dòng)規(guī)模，還需要考慮設(shè)備的搬入與安裝、排練。設(shè)備的拆卸及搬出的需求，尤其是時(shí)間安排和物流方面的要求。
以酒店為例，會(huì)場(chǎng)在幾層、是否有電梯、從酒店外到會(huì)場(chǎng)的沿途經(jīng)過(guò)哪些地方、設(shè)備車輛的停車問(wèn)題、如何搬入安裝、如何從停車場(chǎng)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)等等。
2、場(chǎng)地空間要求
設(shè)想年會(huì)的全過(guò)程，確定對(duì)相應(yīng)空間的要求。考察可行性并開(kāi)始制作成本報(bào)表，要盡量做到具體詳細(xì)。
如果視聽(tīng)設(shè)備和舞臺(tái)搭建需要6米高的天花板，就應(yīng)當(dāng)在表格里寫(xiě)清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。
如果需要提前24小時(shí)預(yù)訂宴會(huì)廳，以確保布置好的場(chǎng)地可以保留到活動(dòng)當(dāng)天的話，也要流出來(lái)。
如果需要為演出人員準(zhǔn)備一間化妝室，為員工準(zhǔn)備一間辦公室或岸炮一個(gè)區(qū)域擺放陳列物品，一定要在著手布置時(shí)通知會(huì)場(chǎng)方，好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的位置。一旦合同簽訂完畢，所見(jiàn)多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問(wèn)題要容易得多。
3、精確的預(yù)算
為了準(zhǔn)備一份精確的預(yù)算，需要照顧到年會(huì)的方方面面，盡量把可能的成本都考慮在內(nèi)。
在這個(gè)過(guò)程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項(xiàng)都要計(jì)入成本，如辦理街道停車許可證、聘請(qǐng)下班的警務(wù)人員等，這些費(fèi)用應(yīng)列入成本中的哪一項(xiàng)以及支付這些費(fèi)用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項(xiàng)目。
正如前面提到的，隨時(shí)掌握開(kāi)支情況是很重要的，這樣你就可以及時(shí)調(diào)整并具有足夠的資金確保活動(dòng)要素的完整，這些活動(dòng)要素是實(shí)現(xiàn)公司年會(huì)目標(biāo)的必要元素。
4、成本的考量
有些年會(huì)想通過(guò)場(chǎng)景布置帶來(lái)一種奢華的感覺(jué)，使其成為人們津津樂(lè)道的談資。舉個(gè)栗子，沙漠中舉辦一場(chǎng)類似篝火晚會(huì)的年會(huì)，在沙漠里閃爍的星空下，由知名音樂(lè)家為客人線上專長(zhǎng)交響樂(lè)演出。
你可以讓客人在日落時(shí)分乘坐熱氣球到達(dá)，著陸時(shí)送上香檳。在策劃富有創(chuàng)意活動(dòng)的同時(shí)，也要考慮到活動(dòng)地點(diǎn)的實(shí)際成本問(wèn)題。比如萬(wàn)一天氣狀況或鋒利情況不適宜熱氣球飛行，就要有后備的交通工具、為不愿意乘坐熱氣球的嘉賓準(zhǔn)備的交通工具、返程的交通工具（因?yàn)闊釟馇蛟谔旌诤鬅o(wú)法飛行）、一個(gè)透明的塑料帳篷（適合天氣不好時(shí)使用）、一個(gè)烹飪帳篷、衛(wèi)生間、運(yùn)送設(shè)施到沙漠的車輛、隨時(shí)待命的醫(yī)療援助、保安、燈光設(shè)施、取暖設(shè)備、供電與備用發(fā)電機(jī)以及負(fù)責(zé)處理異常情況的監(jiān)察員等。
當(dāng)把所有的費(fèi)用納入預(yù)算后，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉辦這樣一場(chǎng)特殊活動(dòng)的費(fèi)用實(shí)在太高，轉(zhuǎn)而考慮其他的方案，或者看看成本報(bào)表中哪里還有可以調(diào)用的資金，以實(shí)現(xiàn)你最初的設(shè)想。
任何情況下都要清楚地知道資金狀況，以做出明智的決定。活動(dòng)策劃周詳，活動(dòng)執(zhí)行按部就班，才能保證最后不出現(xiàn)“意外”。提前了解各項(xiàng)成本才能做出明智的決定。
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