物業(yè)公司物資采購規(guī)章制度

時(shí)間：2024-07-25 07:44:30 制度

　　在物資采購方面，物業(yè)公司也是有明文規(guī)定的。下面小編為大家整理了物業(yè)公司物資采購規(guī)章制度，希望能幫到大家！

物業(yè)公司物資采購規(guī)章制度

　　一、目的

　　規(guī)范物業(yè)公司采購流程，明確采購責(zé)任，對采購過程進(jìn)行管控，確保采購的物資、服務(wù)符合公司規(guī)定的要求，以保證公司利益。

　　二、適用范圍

　　物業(yè)管理所需要的所有物資（如項(xiàng)目開辦物資、工程保養(yǎng)、修繕、保潔、消防、保安、綠化、相關(guān)部門所需物資等）的采購活動。

　　三、職責(zé)

　　1、項(xiàng)目各部門：按照當(dāng)月資金計(jì)劃由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃申請，并協(xié)助行政部進(jìn)行物資核對、清點(diǎn)入庫或緊急采購結(jié)算；

　　2、綜合事務(wù)部：采購專員負(fù)責(zé)協(xié)助公司綜合部相關(guān)人員確定采購分供方、把控物資價(jià)格、協(xié)助簽訂合同、受理產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的投訴等；

　　3、客服總監(jiān)：負(fù)責(zé)審核采購計(jì)劃，包括計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外物資采購申請。

　　四、采購物資的分類

　　A類：辦公用品、勞保用品等日常耗材，單價(jià)<1000元

　　B類：辦公設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)，單價(jià)≥1000元

　　特殊類：大金額固定資產(chǎn)，單價(jià)>10000元

　　五、采購、入庫、報(bào)銷流程

　　1.提出采購申請

　　各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計(jì)用量并結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算及月末庫存情況，在每月25日之前以《采購申請單》的方式提出下個(gè)月的物資采購計(jì)劃，寫明物資名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等（如有特殊要求，須備注說明）。

　　2.審核采購計(jì)劃

　　月度物資采購計(jì)劃由需求部門負(fù)責(zé)人于每月25日前提出書面采購申請，由庫管員、財(cái)務(wù)人員、客服總監(jiān)于28日前完成審核，每月28日提交公司綜合部總裁助理或物業(yè)運(yùn)營中心總經(jīng)理審批，根據(jù)AB兩類物資情況，審批流程如下：

　　A類物資：

　　項(xiàng)目需求部門負(fù)責(zé)人提出申請后，需倉庫管理員審核，檢查倉庫是否有庫存或者替代品，若無則同意申購，流入下一審核環(huán)節(jié)；

　　項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員根據(jù)當(dāng)月資金計(jì)劃，對各部門負(fù)責(zé)人上報(bào)的采購申請進(jìn)行審核，若在資金計(jì)劃內(nèi)則同意申購，若不在資金計(jì)劃內(nèi)則審核駁回，如遇緊急特殊情況需在資金計(jì)劃外采購的，需追加預(yù)算申請，說明情況，方可通過，審核完成報(bào)客服總監(jiān)，客服總監(jiān)完成最后一步審核流程，流入下一審批環(huán)節(jié)；

　　物業(yè)總經(jīng)理審批通過后轉(zhuǎn)至綜合事務(wù)部采購專員下單采購。

　　B類物資：

　　除履行A類物資審批流程，在物業(yè)總經(jīng)理審批通過后流向集團(tuán)總裁助理處進(jìn)行審批，審批通過后方可下單采購。

　　特殊類物資：

　　除履行B類物資審批流程，在集團(tuán)總裁助理審批通過后流向集團(tuán)總裁處進(jìn)行審批，審批通過后方可下單采購。

　　3、供應(yīng)商的選擇

　　行政部采購人員在采購物資時(shí)要選用符合要求的供應(yīng)商，在公司指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購活動；

　　對新型、首次購買的'物資，在公司沒有固定分供方的情況下，項(xiàng)目行政采購人員需配合公司負(fù)責(zé)采購的人員一起搜集供應(yīng)商和產(chǎn)品的信息，協(xié)助完成新分供方的確定。

　　4、物資的采購

　　各需求部門將批準(zhǔn)后的《采購申請單》提交給負(fù)責(zé)采購的人員，由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。嚴(yán)格控制在計(jì)劃范圍內(nèi)并根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)安排開支。所采購的物資有質(zhì)保要求的貴重物資應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審。

　　如因特殊情況需追加計(jì)劃開支或超計(jì)劃開支的應(yīng)由各部門提出追加預(yù)算申請，并詳細(xì)說明原因。

　　行政部采購組在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時(shí)，由經(jīng)辦人填寫《借款單》，財(cái)務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計(jì)劃審核后，辦理借款。

　　5、物資入庫

　　采購回來的物資由提出采購計(jì)劃的部門負(fù)責(zé)人、庫房管理員等驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后交庫管員辦理入庫手續(xù)并填寫物資入庫單，留下記錄。

　　6、物資領(lǐng)用

　　物資采購入庫后，庫管人員負(fù)責(zé)通知各需求部門領(lǐng)用物資，建立物資出庫領(lǐng)用單，并做好登記，建立物資臺帳。

　　7、報(bào)銷

　　經(jīng)驗(yàn)收合格無誤的物資采購入庫后，采購人員以《費(fèi)用報(bào)銷單》的形式于每月**日之前，向公司財(cái)務(wù)部提出報(bào)銷申請，并附上經(jīng)審批完成的物資采購清單、入庫單及相應(yīng)發(fā)票。

　　物業(yè)公司物資管理規(guī)章制度

　　1、目的

　　對物業(yè)公司物資用品的采購、入庫、保管、領(lǐng)用進(jìn)行規(guī)范管理，防止流失并有效控制生產(chǎn)成本。

　　2、適應(yīng)范圍

　　物業(yè)公司屬下各部及各小區(qū)管理處

　　3、物資購買流程及管理

　　申購程序：物業(yè)公司屬下各部及各小區(qū)管理處需用物資時(shí)，由經(jīng)辦人填寫三聯(lián)《物品申購單》，申購單應(yīng)寫明數(shù)量、規(guī)格、特殊要求、用途，并由部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后方能上報(bào)，其中一聯(lián)由申購部門存查，兩聯(lián)呈報(bào)物資部，物資部接到申購單后轉(zhuǎn)報(bào)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核、詢價(jià)、定價(jià)后，由財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，下達(dá)一聯(lián)給物資部采購，一聯(lián)由財(cái)務(wù)部存查。特殊情況而且急用的小額物品可直接交代采購員，由采購員請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后購買，事后補(bǔ)辦相關(guān)進(jìn)出庫手續(xù)。申購部門在呈報(bào)物品申購前應(yīng)合理測算物資需求量，防止超量申購，并查詢物資倉庫是否存有所需物品，避免積壓。

　　4、采購報(bào)銷程序：采購員按核準(zhǔn)申購單采購物品后，按分類倉庫，交倉管員驗(yàn)收入庫，并通知原申購部門貨已入庫。采購員憑倉庫驗(yàn)收人簽名的《材料驗(yàn)收單》第二聯(lián)，即采購報(bào)銷憑證聯(lián)，連同發(fā)貨票一并向集團(tuán)財(cái)務(wù)部報(bào)銷。大宗或高值物品的定購按經(jīng)濟(jì)合同簽訂的審批程序辦。

　　5、物資管理

　　固定資產(chǎn)管理：固定資產(chǎn)一律登記造冊，根據(jù)資產(chǎn)分類，由物業(yè)公司管轄，集團(tuán)財(cái)務(wù)部監(jiān)督；部門領(lǐng)用需辦理領(lǐng)用手續(xù)，貫徹“誰領(lǐng)用，誰保管，誰負(fù)責(zé)”的原則；固定資產(chǎn)在部門之間轉(zhuǎn)移，由綜合服務(wù)部承辦轉(zhuǎn)移手續(xù)，明確保管職責(zé)；為使固定資產(chǎn)做到帳實(shí)相符，固定資產(chǎn)每年盤點(diǎn)一次，時(shí)間為每年10月份，具體由綜合服務(wù)部牽頭組織，物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)主持；損壞而沒有修理價(jià)值和使用價(jià)值的，按《物資報(bào)廢核銷規(guī)定》處理；固定資產(chǎn)的折舊年限由集團(tuán)決定。其他物品管理：由物業(yè)公司物品倉庫承擔(dān)物品類及辦公用品類的管理，履行物品進(jìn)出庫手續(xù)。

　　6、物資領(lǐng)用程序：根據(jù)工作需要，由部門填寫三聯(lián)《領(lǐng)料單》，注明用途、項(xiàng)目名稱，并由部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)、經(jīng)領(lǐng)人簽名，其中一聯(lián)由領(lǐng)用部門存查；一聯(lián)作倉庫記帳憑證；一聯(lián)送報(bào)財(cái)務(wù)部核算；物品倉庫管理的`物品，凡屬低值的易耗品，可采用分類造冊直接簽領(lǐng)；特殊工種（如水電工、維修工）人員領(lǐng)用各類工具時(shí)，除按領(lǐng)用程序填寫《領(lǐng)料單》外，還需由倉管員在本人攜帶的《工具領(lǐng)用登記冊》填寫所領(lǐng)用工具，此《工具領(lǐng)用登記冊》反映記錄本人所領(lǐng)用保管的各類工具。本人離職或變動工種時(shí)，需按《工具領(lǐng)用登記冊》記錄，移交本人原使用及保管的全部工具（如有失落，應(yīng)作賠償），方能辦理離職手續(xù)。

　　7、物資報(bào)廢核銷規(guī)定

　　凡屬變質(zhì)、過期、邊角料、損壞無法修復(fù)的物品、設(shè)備需作處理的，按以下程序處理：由部門或倉庫填寫《物資報(bào)廢核銷申報(bào)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部接到申請單后派人現(xiàn)場鑒定并提出處理意見報(bào)總經(jīng)理審批；獲準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部落實(shí)廢品收購單位、個(gè)人現(xiàn)場看貨、定價(jià)、過稱、清點(diǎn)收購，廢品處理收入全部交財(cái)務(wù)部進(jìn)帳；屬無回收價(jià)值的經(jīng)核準(zhǔn)后作垃圾處理。

　　8、物資倉庫管理制度

　　庫內(nèi)物資必須分類堆放，品種排放有序，便于收發(fā)盤點(diǎn)。

　　忌潮忌濕物品應(yīng)擱放高處，堆放地面的應(yīng)有防潮墊底及遮蓋措施，切實(shí)做好防塵防霉防變定期搞好倉庫環(huán)境衛(wèi)生，做到物品堆放整齊，庫區(qū)整潔。

　　易燃易爆物品應(yīng)執(zhí)行公安消防管理?xiàng)l例，獨(dú)立設(shè)庫，重點(diǎn)管理，配置足夠的消防器材。

　　提高警惕，緊固門窗，切實(shí)做好防盜防竊工作，確保倉庫物資安全。

　　倉庫重地，杜絕閑人或陌生人在倉庫內(nèi)閑聊逗留。

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