個人檔案室管理制度

時間：2024-10-22 12:57:22 制度

個人檔案室管理制度范本

　　根據國家檔案管理制度規定，檔案不能由個人保存，所以制定了檔案管理的相關規定。

個人檔案室管理制度范本

　　第一章基本原則

　　第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中x中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號)，特制定本辦法。

　　第二條　人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

　　第三條　人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

　　第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章體制、任務和人事檔案干部

　　第五條　人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

　　第六條　人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條　人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

　　第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

　　第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的'反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第九條　公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條　收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

　　第十一條　不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

　　第十二條　人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　第四章人事檔案的管理和利用

　　第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

　　第十四條　對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　第十五條　根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

　　第十七條　嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

　　第十八條　做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

　　第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

　　第五章檔案的轉遞

　　第二十一條　人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條　如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

　　第二十三條　為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

　　第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

　　第二十五條　公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

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