HR寫通知的要領

時間：2024-08-09 01:41:49 通知

HR寫通知的要領

　　連通知都不會寫，怎么做好HR？通知，可以說是HR在工作中應用最多的一種應用文了，人力資源部門作為和員工利益相關的多個政策的制定者、執行者與監督者，在通知的應用上也要下足功夫。

HR寫通知的要領

　　一、通知的基本要素

　　通知的格式一般包括：標題、發文字號(通知編號)、稱呼、正文、落款等。

　　標題

　　標題一般格式為“關于XXX的通知”，標題是對正文內容的提煉，也就是讓他人一看到標題就明白通知是說關于哪方面的事宜。

　　如果通知比較緊急或者重要，可以在標題中寫明，如“關于XXX的緊急通知、關于XXX的重要通知”等。

　　在實操中，有的人不重視標題，或者直接寫“通知”二字，或者寫“XX通知”（如：放假通知）等，這些標題都是不規范和不嚴謹的。如果將全年的通知進行存檔，目錄中全是“通知”二字，對于文檔的查找也是不方便的。

　　發文字號

　　在紅頭文件中，一般是說發文字號。

　　在非紅頭文件中，叫發文字號有些不倫不類，小范將稱它為通知編號。通知編號按時間順序進行編號，編號規則可以自定，建議體現公司信息、部門信息、年份、順序號等，要和規章制度的編碼區分開來，如HY-HR-20160001，HY代表公司、HR代表部門、2016代表年份、0001代表順序號。一般在文檔、表格等編碼規則中，建議順序號一定要帶有虛數0。

　　稱呼

　　稱呼也就是被通知者的名稱，可以是單位、部門、團體、個人等，如“公司全體員工；生產一線員工；財務部、生產部；張三、李四；……”。

　　正文

　　正文是整個通知中最重要的部分，它寫明通知的事項及要求等。正文內容一般由以下幾部分構成：

　　正文內容一般包括緣由、事項、結尾三部分。

　　緣由指通知的背景、目的等，讓被通知者明白為什么要給他們發這一則通知，緣由部分的結尾是“現通知如下、現將有關事項通知如下、特此以下通知”等用語，用于過渡到事項部分。緣由內容不建議寫過多的內容，能將原因描述清楚即可。緣由部分在一些簡短通知中可以不用過渡用語或者是直接把緣由省略。

　　事項要寫明被通知者應當知道、執行等具體事項及要求等。事項內容要描述準確、條理清楚、內容嚴謹、便于執行等，不能讓被通知者看到通知后不知如何執行。

　　結尾不是必需的，可寫可不寫。如果要寫，有幾種可能：

　　通知生效的日期或效力時間范圍，如自通知之日起執行，自XXXX年XX月XX日起執行，效力期限為XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日等。

　　對事項執行的要求，如“望遵照執行；特此通知，請認真執行”等，也可以直接用“特此通知”。

　　幾個不規范的事例

　　【事例1】某公司發布了一則通知，主要內容是讓某部分員工參加臨時培訓，其中關于培訓日期和時間是這樣描述的：培訓時間為明日14點整。按照通知的落款時間或發布時間，被通知員工可以知道是哪一天培訓，但是不建議這樣描寫，不能讓被通知者推斷，而是要明確寫明，如培訓時間為2016年11月18日14點整，或者培訓時間為明天(2016年11月18日) 14點整。

　　【事例2】某公司公布了國慶節放假的通知，其中有部分內容這樣寫：根據國家放假安排，公司放假時間為10月1日至10月3日。國家國慶節請假安排可不是這樣安排的，這緣由表述有誤�？梢灾苯诱f明公司根據生產情況，放假時間為……。

　　【事例3】某公司因生產任務重，計劃國慶節放假5天，通知正文內容“因公司生產任務繁重，經公司總經理辦公會研究決定，公司國慶放假安排為10月1日至10月5日放假，特此通知�！边@則通知沒有告知員工4日和5日是調休的哪兩天，內容不嚴謹。

　　【事例4】某公司發放端午福利，通知中寫明是全體員工都可領福利，結果保潔員去領福利時被告知不包括保潔員。此通知內容不嚴謹，容易讓員工心生不滿。

　　落款

　　落款包括署名、日期和印章等。

　　二、通知的分類

　　在普遍認知中，通知一般有事務性通知、任免性通知、發布性通知、轉發性通知、批轉性通知等。在人力資源實操中，用的最多的是事務性通知和任免性通知。

　　事務性通知：主要是要求具體事項的執行等，如關于XX放假的通知、關于對XX進行獎勵的通知

　　任免性通知：在人力資源實操中可以將其范圍擴展，叫任免異動性通知，主要用于任免、聘用、調動、離職、解除勞動關系等方面。

　　另外發布性通知主要是用于發布規章制度，一般紅頭文件中用的較多，在實行非紅頭文件的公司中，也可以用通知發布規章制度，但通知編號和制度編碼都是獨立的。

　　轉發性通知：一般用于兩個方面，一是下級機構轉發上級單位的公文，二是轉發不相關單位的公文，如轉發社保局、職評辦等單位的公文。

　　三、注意事項

　　在實操中，有的人對通知認識不清，或者對工作了解較少，造成對通知應用不規范或者工作缺失。

　　通知具有短效性

　　通知一般是要求立即執行的具體事項，一般都是立即執行、生效的，過了規定時間或者事項執行完畢后，通知也就失去了作用。如關于發放XX獎勵的通知，獎勵發放完畢后通知隨之失效；關于XX會議的通知，過了會議時間，通知失去了效力。

　　所以在實操中，建議不要用通知規定長效的事宜。在幫某公司梳理制度的過程中，發現有的通知執行了N年仍在執行。

　　效力時間

　　效力時間包括生效的時間和終止的時間，并不是每一則通知都會出現，但要注意應該出現效力時間的一定不能忽略。如任免通知中一般要寫明自XXXX年XX月XX日起執行。

　　以通知當制度用

　　以通知當制度用的情況很普遍，這種情況的根源一般是制度中未規定或沒有制度以通知來補充、制度內容不合工作要求以通知來補充等。在實操中，一定要區分規章制度和通知的作用，不能將兩者混淆。通知一般是不經過民主程序的，如果用通知代替制度，是存在很大法律風險的。如果公司依據通知對員工進行考核或者其它處理，員工申請仲裁，公司是處于被動狀態的。

　　【事例】某公司考勤制度中未對遲到進行處罰或考核，因遲到情況太多，老板要求人力資源部出臺措施進行考核，人力資源部發布了一則通知要求大家按時上班，如果遲到便進行XXX考核。這種情況人力資源部可以出臺一個“考勤管理制度的補充規定”作為考勤制度的補充，待到合適時機再將主制度和補充規定合并更新。

　　忽略存檔

　　通知也是需要整理存檔的，以便查閱方便，有的HR忽略通知存檔，電子文檔是在臨時文檔中編輯打印，紙質文檔發布后就不再管，后期查閱通知時找不到，仿佛沒有存在過一般。通知也是需要存檔的，通知中有可以借鑒的內容、有事項的各種信息等，這些能給其它工作帶來一些便利。

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