檔案搬遷方案

[優選]檔案搬遷方案7篇

　　為了確保事情或工作有效開展，常常需要提前進行細致的方案準備工作，方案是為某一行動所制定的具體行動實施辦法細則、步驟和安排等。那么大家知道方案怎么寫才規范嗎？以下是小編幫大家整理的檔案搬遷方案，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　檔案搬遷方案 1

　　一、前期準備工作

　　1成立搬遷負責小組，明確工作職責，實行責任制管理。

　　2.安排專人將檔案室財產（如：辦公桌椅、檔案架飲水機等）編號、清理成冊，并打包。

　　3.紙質資料、聲像資料、小零部件、電腦、打印機、辦公室老師用品等，裝箱封好并編號，并貼好運輸標簽單。

　　4.按照車廂平面圖，大概規劃東西搬運時的擺位。

　　5.按照新檔案室的平面示意圖，大概規劃好物體擺放處，如檔案柜該放哪。

　　6.與搬家公司溝通，確定費用，聯系好車輛，溝通好搬移工作，領取搬遷包裝所需物品等。

　　7.召開檔案室搬遷會議，落實搬遷具體時間點、人員安排、要求、注意事項等。

　　8.經費預算：

　　紙箱200元

　　包裝袋、膠帶100元

　　運輸標簽單30元

　　租用兩輛大型搬運車800元

　　人工搬運費、拆裝費600元

　　機動費500元

　　總計2230元

　　二、搬家過程

　　1.安排人在老校區照看好檔案室物品。

　　2.安排人跟車，監督搬動人員是否搬穩、搬完。

　　3.安排人在新校區對接。

　　2.搬完后對物品的檢查登記，重新核實整理。

　　3.盡量做到邊搬運、邊安裝、邊調試，保證在最短的時間內設備的'使用。

　　三、后續工作

　　1.清算項目，跟搬家公司結錢。

　　2.檔案的整理與排放。

　　3.找出存在的安全隱患，并及時上報。

　　4.對本次搬遷工作進行工作總結。

　　5.及時配備滅火器、溫濕度計及吸塵器。

　　6.淘汰并清理不能用的設備，并申請新的設備。

　　檔案搬遷方案 2

　　根據區委、區政府安排，區檔案局將于6月底實施整體搬遷。此次檔案局搬遷，是我區檔案事業科學發展上水平、實現歷史新跨越的重要轉折。為確保整個搬遷工作萬無一失，做到搬遷過程檔案無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，快節奏、高效率、圓滿完成搬遷任務，區檔案局對搬遷工作精心部署�，F制定如下工作方案：

　　一、成立領導小組，明確職責分工

　　在搬遷過程中，檔案的安全與管理是一項重要的工作內容，為了確保搬遷過程中的檔案安全，區檔案局（館）按照區保密局的要求，召開搬遷工作動員工作會議，實行統一部署，認真制訂搬遷實施方案，周密安排，精心策劃，明確職責，確保檔案安全。

　　為確保全面完成搬遷任務，區檔案局（館）成立搬遷工作領導小組，其組成人員如下：

　　組 長：

　　副組長：

　　成 員：

　　領導小組下設3個工作組：

　　出庫組：

　　入庫組：

　　押運組：

　　二、制定實施方案，分步實施搬遷

　　對整個搬遷過程要進行嚴密組織，精心實施，做到責任到位，目標到位，任務到位，并充分估計搬遷工作中可能遇到的'問題與難點，制定緊急預案，切實做到有條不紊，確保檔案不亂、不少、不損、不污、不泄密。搬遷主要分五個步驟進行：

　　（一）前期準備

　　一是做好庫房各類檔案整理。逐一編號（特別是樓層和房間號），認真清點，裝箱打包，做到賬實相符；

　　擬定搬遷工作實施方案，對搬遷工作作出周密部署；

　　二是做好車輛租用和抽調工作人員，公安押運車1輛，租用3輛中型貨運車；搬運工14人，搬運工、司機交驗本人身份證并交公安機關備案，所租車輛自備包裹帳蓬。

　　三是向區上領導匯報，并向各鄉鎮、有關單位下發通知。6月21日至7月15日（25天）搬遷期間，停辦檔案查閱等面向社會的服務型工作，由辦公室負責向各鄉鎮（街道辦）、各單位下發書面通知。

　�。ǘ�）搬運檔案

　　首先實施對文書檔案搬運上架工作。包括倒騰柜架、檔案上架等。在完成文書檔案搬運任務、合理布置框架裝具的基礎上，再進行其他類檔案資料的搬運工作。在檔案運輸過程中，實行專人押車，并做好交接工作。

　　（三）入庫上架

　　對其他類檔案資料完成搬運任務后集中分類上架。視具體情況可考慮與搬運同步進行，完成搬運任務后，各組人員全部參與上架裝柜工作。

　�。ㄋ模┖藢�統計

　　檔案上架后做好整理、核對和統計工作。

　　三、嚴肅工作紀律，確保檔案安全

　　1、此次搬遷時間緊，任務重，全局（館）全體干部職工要發揚愛崗敬業、艱苦奮斗和不怕苦不怕累的精神，加班加點，全力以赴地投入搬遷工作。要進一步明確并靠實各崗位人員的工作職責，特別是新抽調人員的責任和紀律，力爭做到搬遷工作有條不紊。

　　2、老庫房下架時先將檔案編號裝箱，搬遷時檔案人員全程跟蹤，搬遷后按照順序上架，保證檔案資料的萬無一失。

　　3、全局干部職工全員參與，齊心協力，層層落實責任，確保檔案局（館）搬遷工作如期順利完成。

　　檔案搬遷方案 3

　　建鄴區檔案新館建設工作現已全部完工，即將交付使用，根據區委、區政府要求和檔案工作需求，我局計劃于8月上中旬完成全部搬遷工作，此次搬遷任務繁重、責任重大，為保證搬遷工作安全、規范、有序、高效進行，特制定如下搬遷方案。

　　一、總體要求

　　在充分考慮各方面因素的基礎上，謀劃和制定科學的搬遷工作計劃，細化工作步驟和具體要求。全局上下協同配合、全力以赴參與到搬遷工作中來，采取分組實施、各負其責的方法，嚴格按照時間進度組織實施，確保搬遷工作規范、有序開展。在充分保障檔案和人員、財產安全的基礎上，盡可能快地完成整體搬遷任務，盡快實現新館辦公，盡早對外開放服務大廳，不斷完善新館功能，傾力打造“五位一體”的現代化檔案新館。

　　二、基本原則

　　1、服從全局原則。各科室和全體干部職工要樹立大局意識，強化主觀能動性，服從全局安排，按照責任分工，認真完成本職工作，配合完成搬遷任務。

　　2、“誰使用、誰負責”原則。搬遷過程基本按照“誰使用、誰負責”的原則，各科室做好本科室辦公設備的搬遷工作，個人做好本人辦公用品的搬遷工作。

　　3、互相協作原則。各科室和個人在做好本科室和本人負責的工作任務外，積極協助其他科室和個人完成搬遷任務，發揚協作精神，促進全局搬遷目標的完成。

　　4、保障安全原則。確保整個搬遷過程檔案無破損、無遺漏、無丟失、無泄密，確保人員和財產安全。

　　5、按時搬遷原則。搬遷工作按步驟實施，確保按規定時間完成，盡快恢復正常工作秩序。

　　三、組織領導

　　為加強對搬遷工作的組織領導，經局長辦公會研究決定，成立區檔案局搬遷工作領導小組，成員名單如下：

　　組 長：

　　副組長：

　　成 員：

　　領導小組負責全面領導局館搬遷工作，協調搬遷過程中出現的問題。根據工作需要，將全局工作人員分為4個工作組，各組人員安排如下：

　　第一組：

　　第二組：

　　第三組：

　　第四組：

　　四、主要任務

　　1、確保檔案庫房館藏檔案的安全搬運。

　　2、確保資料庫房圖書資料的安全搬運。

　　3、確保原區史館檔案資料的安全搬運。

　　4、確保辦公設備、辦公用品的安全搬運。

　　5、確保其他雜物的安全搬運。

　　五、責任分工

　　第一組：

　　1、負責組織協調工作，制定搬遷計劃，督促各科室完成搬遷任務；

　　2、負責聯系搬運公司、準備打包裝具，做好后勤保障工作；

　　3、負責局檔案室、會議室、陳列室所有檔案、設備、用品的整理、打包、搬運和搬到新館后清點、整理、擺放等工作；

　　4、負責所在辦公室和老干部辦公室辦公設備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理等工作；

　　5、做好搬遷后的網絡、電話、電腦等設備的調試工作；

　　6、完成領導交辦的其他臨時性工作任務。

　　第二組：

　　1、負責所在辦公室辦公設備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理工作；

　　2、負責館藏檔案、圖書資料的隨車押運工作；

　　3、做好領導交辦的其他臨時性工作任務。

　　第三組：

　　1、負責所在辦公室辦公設備和辦公用品的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理工作；

　　2、提前做好檔案用品庫房用品的清點、整理和移交工作；

　　3、負責原區史館展品的清點、打包、押運及搬入新館后的清點、整理等工作；

　　4、協助做好館藏檔案、資料的隨車押運工作；

　　5、做好領導交辦的其他臨時性工作任務。

　　第四組：

　　1、負責所在辦公室辦公設備和辦公用品以及檔案館機房設備的整理、打包、搬運和搬到新館后的清點、整理等工作；

　　2、負責館藏檔案的.清點、整理、出庫及搬到新館后的驗收、入庫、上架工作；

　　3、負責館藏圖書資料的清點、整理、出庫及搬到新館后的驗收、入庫、上架工作；

　　4、負責現行文件中心文件資料和文件柜的清點、打包、搬運以及搬到新館后的清點、整理、上架工作；

　　5、負責做好部門封存檔案的移交、搬運、入庫、上架工作；

　　6、做好領導交辦的其他臨時性工作任務。

　　六、時間步驟

　　(一)準備階段(8月7日底前)

　　1、第一組制定搬遷工作計劃安排，聯系確定搬運公司，準備好必備的打包裝具，做好新館保潔工作，提前做好網絡開通、設備安裝工作等后勤保障工作；

　　2、第三組完成檔案用品的移交工作，做好原區史館布展資料的清點、整理、打包工作；

　　3、第四組做好館藏檔案、圖書資料和檔案目錄的清點、整理、打包工作；

　　4、各組完成各自負責的辦公設備、辦公用品的清點、整理、打包工作。

　　(二)搬遷階段(8月8日—8月9日)

　　1、8月8日，完成全部館藏檔案、圖書資料、原區史館布展資料的出庫、搬運、驗收、入庫工作；

　　2、8月9日，各組完成各自負責的辦公設備、辦公用品和其他雜物的裝車、搬運、驗收工作。

　　(三)調整階段(8月10日—8月21日)

　　1、第一組做好局網絡、設備的調試工作，確保正常運行，做好各辦公室和功能用房設備、用品的配備工作，做好各類雜物的處置工作，確定新館保安、保潔，做好其他后勤保障工作；

　　2、第四組做好館藏檔案資料的整理、上架工作，做好部門封存檔案的接收、搬運、上架工作，做好庫房索引的編制工作，做好現行文件查閱中心文件資料的上架工作，做好檔案館網絡調試工作，確保查檔工作正常開展；

　　3、各組做好各自負責的辦公設備、辦公用品的拆封、整理、擺放工作。

　　七、注意事項

　　1、局館計劃閉館時間為8月10日—8月21日，相關科室要通過多種渠道發布閉館通知，做好告知工作；由于檔案資料搬遷整理耗時較長，可能會給查檔服務等工作帶來不便，有關科室要及時做好通知和解釋工作。

　　2、搬遷過程中，各組要合理配置工作人員，確保裝車、押運、驗收三個環節都有1-2人負責，確保檔案資料和設備財產安全，如遇特殊情況，應及時向局搬遷工作領導小組反映，由領導小組研究解決。

　　3、局綜合科將為全局準備統一的打包裝具，各組在完成打包后需根據情況將所屬科室、人員姓名、計劃放置位置等標示清楚，方便搬運。

　　4、搬遷過程中，各組要互相幫助、互相提醒，發揚團隊協作精神，全體人員要高度重視此次搬遷工作，服從局搬遷工作領導小組的統一調配，使整體搬遷工作有序進行，確保共同完成搬遷任務。

　　檔案搬遷方案 4

　　檔案接收是國家賦予檔案局(館)的重要職能，是加強檔案資源建設、服務社會經濟發展的需要�！稒n案法》明確規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案�！币蚴袡n案局原庫房已嚴重飽和，自上世紀80年代以來除特殊情況外，基本未接收檔案。20xx年市委、市政府領導專門研究協調檔案館搬遷，同時財政列出�？钔瓿蓭旆吭O施建設，保證了檔案進館要求。為進一步整合全市檔案信息資源，增強檔案服務能力，確保檔案安全管理，促進我市檔案事業的可持續發展，擬于今年開展“檔案集中接收年”，集中接收全市到期檔案。為了按時完成檔案接收工作，特制定本實施方案。

　　一、指導思想

　　在維護歷史真實面貌的前提下，根據檔案分級管理的原則，將應該由市檔案館接收的一切具有歷史憑證作用和科學研究價值的各種門類、各種載體形態的檔案，完整齊全地接收進館，著重建立起覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務民生、服務人民群眾的檔案利用體系，充分發揮檔案資源在經濟和社會發展中的獨特作用。

　　二、政策依據

　　《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》等。

　　三、具體要求

　　(一)檔案接收期限

　　1、列入市國家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交，即20xx年(含)以前形成的檔案；

　　2、被撤銷、解散或者由于其他原因終止時尚未移交的檔案，自被撤銷、解散或者終止之日起3個月內移交；

　　3、國有企業依法宣告破產時尚未移交的檔案，自企業破產清算終結之日起1個月內移交；

　　4、重大活動、重要事件形成的檔案，自重大活動或者重要事件結束之日起1個月內移交。

　　提前或者延期移交檔案的，需經市政府檔案行政管理部門同意。

　　(二)內容范圍

　　接收市級下列機關、團體、企事業單位和其他組織在工作和社會活動中形成的具有工作查考、科學研究和歷史憑證作用的各種門類、各種載體的檔案。

　　具體內容如下：

　　1、市委及其所屬各部門形成的檔案；

　　2、市人民代表大會及其常設機構形成的檔案；

　　3、市政府及其所屬各部門和單位形成的檔案；

　　4、市人民政治協商會議及其常設機構形成的檔案；

　　5、市人民法院、市人民檢察院形成的，按照國家有關規定需要由市國家檔案館保存的檔案；

　　6、市工會、共產主義青年團、婦聯、殘聯等社會團體形成的檔案；

　　7、國有企業和事業單位形成的`檔案；

　　8、以上各單位設置的直屬臨時機構和下屬單位所形成的檔案；

　　9、國家有關部門駐邢單位的檔案，經其上級主管部門同意后，由市國家檔案館接收；

　　10、被撤銷和解散的機關、團體、事業單位和已被依法宣告破產的國有企業的檔案；

　　11、屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映邢臺市某項事業或者建設活動為主的，并經上級主管部門確定由市國家檔案館保存的檔案；

　　12、法律法規規定的其他應當由市國家檔案館保存的檔案。

　　(三)檔案進館的質量要求

　　1、進館檔案必須符合案卷質量規范標準。各單位應對進館檔案逐卷、逐件進行檢查，使之符合移交規范。

　　(1)文書檔案的整理。20xx年以前的檔案以卷為單位進行整理，20xx年以后的檔案按照《歸檔文件整理規則》(DA/T22-20xx)以件為單位進行整理。

　　(2)科技檔案的整理。按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822—20xx)執行。

　　(3)專門檔案的整理。不同的專業檔案要符合國家或省有關規定。如會計檔案要符合《會計檔案管理辦法》的要求等。

　　(4)特殊載體檔案的整理。不同載體的檔案要符合各自的整理規范要求，如照片檔案符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821-20xx)的要求等。

　　(5)企業移交進館檔案按《企業檔案工作規范》(DA/T42-20xx)整理編目。

　　2、編制檢索工具。各單位在移交檔案時，必須編制好案卷目錄和文件級目錄一式三套，兩套隨檔案移交檔案館，以確保進館檔案的有效利用，一套留原單位，以備日后查閱使用。

　　3、其它須移交的材料：

　　(1)立檔單位檔案全宗介紹；

　　(2)立檔單位檔案分類方案；

　　(3)與檔案有關的資料(大事記、組織機構沿革、檔案利用效果匯編等)。

　　(四)接收檔案進館的程序和手續

　　1、移交檔案前，先由市檔案館對所移交的檔案案卷質量進行檢查，確認案卷質量達到進館要求后，方可進行移交。

　　2、檔案交接雙方必須根據案卷目錄逐卷、逐件清點核對，如發現有誤應當場改正或在案卷備考表中注明。

　　3、驗收合格后的檔案由移交單位裝箱向市檔案局移送。

　　4、交接雙方按規定履行交接手續。填寫檔案交接文據一式二份，經交接雙方單位負責人、經辦人簽名蓋章后生效，各存一份備查。

　　四、方法步驟及時間安排

　　“檔案集中接收年”從20xx年3月開始，至12月底結束。分四個階段：

　　第一階段籌備動員。3月1日至3月底結束，制定活動方案，廣泛宣傳動員。

　　第二階段調查摸底。4月1日至4月底結束，對已整理好的檔案，填寫摸底表，未整理檔案可先估計大體數量，4月底前填表上報市檔案局市直業務指導科。

　　第三階段整理驗收。5月1日至8月底結束，各單位在調查摸底的基礎上，對散存檔案進行整理，要抽調專人，集中時間，按時完成整理工作。已整理完善的單位，可隨時驗收入館。

　　第四階段集中接收。9月1日至12月底結束，對整理驗收單位進行集中接收。凡列入本次接收范圍的檔案，立檔單位必須按要求進行移交，不得以任何理由拒交或延期移交；對拒不移交或延期移交而造成檔案缺失、損毀的，將依照《檔案法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》嚴肅追究責任。

　　五、組織領導

　　各級各部門要把檔案接收工作作為一項重要任務，認真謀劃，精心組織，扎實推動，確保完成。

　　(一)成立工作機構。為加強對檔案接收進館工作的組織領導，成立以市政府黨組成員高立春同志為組長的“檔案集中接收年”領導小組。各單位都要成立相應組織，明確領導和實施人員，負責對檔案接收進館的具體工作，確保檔案接收進館工作的順利完成。

　　(二)強化業務指導。市檔案局做好檔案接收的指導工作，對檔案整理存在問題的單位要及時指導，盡快完善整理。

　　(三)加強督促檢查。堅決防止應交不交的情況發生。檔案移交工作的開展情況將作為對各單位進行檔案達標認定、評先的一項重要依據。

　　檔案搬遷方案 5

　　集團總部定于20xx年12月份整體搬遷，檔案庫房搬遷是信息部20xx年一項重要工作，按照公司領導的有關要求，必須保質保量按時完成，為保障檔案庫房的順利搬遷，保障搬遷過程中各類檔案資料的安全，為更好的細化工作內容。確保各項工作任務的落實，特制訂此方案。

　　一、成立搬遷工作領導小組：

　　組長：

　　副組長：

　　組員：（待定）

　　職責：

　　1．組織公司搬遷的全面工作；

　　2．討論制訂公司搬遷的工作方案并組織實施；

　　3．協調搬遷工作中出現的矛盾和問題；

　　4．領導小組成員要對各自責任區域的搬遷工作負責。

　　二、搬遷方式：

　　公司雇傭大吉大利搬家公司進行打包、搬運和上架。

　　三、搬遷的具體工作：

　　(一)在檔案庫房臨時存放點確定合格后開始準備：

　　20xx年11月15日――11月30日

　�、侔凑掌矫鎴D對檔案庫房新址進行分配；

　　②確定搬遷的`具體時間、成立搬遷工作領導小組，確定成員；

　　③組織小組成員到新址進行實際場地考察；

　�、芟嚓P搬遷物件準備：記號筆、封口膠、紙箱、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報紙、泡沫等；

　�、輽n案室領取搬遷包裝所需的紙箱、標簽貼等打包工具；由羅愛萍、馮琳負責組織搬運打包工人提前對搬遷物品進行打包，并貼上標有部門、檔案編號名稱等標簽。

　　⑥擬定搬遷工作安排表：包括搬遷車輛每日搬遷部門的時段安排、搬遷人員安排、用餐安排等；

　　工作包括：

　　A.參照平面圖檔案臨時存放各區域進行統一編號、粘貼標識、此編號一旦確認，所有的打包箱外統一使用該編號，以便手動工人在卸貨后能迅速找到搬運過來的檔案的具體位置，并且擺放在該密集架上面，為接下來整理打包箱堆放提供最便利的準備工作。

　　B.對公共區域按預先設定的功能進行統一編號，在現場和圖紙上標明。同樣該編號一旦確認，舊址該區域的打包紙箱也將統一使用該編號，以確保工人能夠迅速準確地找到每一箱各類型檔案的歸宿。(例如文書、人事、財務檔案等進行分門別類地編號)

　　C.對搬遷檔案提前做好準備工作，清點、編號及裝箱，裝箱后要貼上標有序列號碼的封條；裝箱檔案搬運到臨時存放地點后，即對箱子封條進行驗收，并將包裝箱內檔案逐一進行查驗、存放；

　　(二)搬遷實施：20xx年12月15日――12月20日

　　1、在搬遷過程中，搬遷部門負責人需組織人員全程跟蹤，在裝車、運車、卸車、臨時存放點入口以及內部擺放等環節都需要組織人員做好跟蹤工作；

　　搬遷日期、順序安排：

　　時間：20xx年12月15日――12月20日

　　上午：9：00，下午：16：00

　　2、搬遷順序：

　�。�1）首先搬遷集團本部基建檔案67箱、實物檔案50箱、空檔案盒44箱、產品檔案、實物檔案120件、照片檔案800張、錄像帶200盒、光盤28張及各類特種載體檔案目錄50冊（搬遷時間預計1-2天）。

　�。�2）其次搬遷20xx-20xx年文書檔案20xx卷、專業檔案、人事檔案4000件、20xx-20xx年會計檔案4900件、20xx-20xx年文書檔案及廠內文件1000卷、實物檔案150件及各類檔案目錄（搬遷時間預計2-3天）。

　�。�3）最后搬遷會計檔案及檔案目錄（搬遷時間預計1-2天）。

　　檔案搬遷方案 6

　　一、規劃新館館舍布局

　　檔案館建設是檔案事業持續穩定發展的基礎和保證，努力把各級國家檔案館建設成為“五位一體”的公共檔案館，是實現檔案事業跨越式發展的重點目標。所以，檔案館新館建設對每個地方來說都是新的里程碑，是實現管理水平、服務水平跨越式發展的重要機遇。而新館功能區域的劃分、各種功能用房的分布、館藏檔案資源的布局、柜架桌椅等不同設備的需求數量及擺放位置等，是每個檔案館新館規劃設計時應考慮的基本要件，更是在建成使用前要面對的現實問題。

　　1、根據功能要求合理規劃檔案館新館布局

　　鑒于檔案館特殊性，按照其使用功能一般分為庫區、對外服務區、業務技術區、辦公區和附屬用房區等。檔案館新館布局應根據功能要求和工作流程進行合理規劃，做到既能滿足功能分區，又便于前后工作銜接，保障利用者得到靈活、迅速、周到的服務。各類用房要凸顯實體保管、閱覽接待、開放利用、展覽教育、技術處理、辦公會議、干部培訓、學術交流、公眾休閑、對外服務等功能，并在平面布局中做到功能分區明顯。

　　如庫區要求相對獨立，對外服務區應單獨設置出入口，鍋爐房、變配電室等可能危及檔案安全的附屬用房，在整個布局中應與庫區保持一定安全距離；對外服務區、業務技術區、辦公區應具有良好的自然采光和通風條件；館內道路規劃應與城市道路或公路連接，符合消防和疏散要求并便于檔案運送、裝卸；保證足夠綠化用地、集散場地、道路、停車場等；使室外公共區域其既可在平時作為公眾休閑的場所，又可在災害發生時成為人員疏散和臨時應急避難的場所使用。

　　2、科學、合理劃分、布局檔案館新館館藏

　　要根據檔案館收藏檔案資源的特點（如載體、內容、性質等不同），結合新館建筑結構，科學、合理地劃分館藏存放區域。檔案館館藏布局是檔案館百年大計，一旦確定一般不容易改變，需要有一定前瞻性。

　　應根據新建檔案館的建筑結構、建筑空間分布及各空間檔案資源的承載量、館藏檔案特點和各類檔案館藏量、擬藏量、各類檔案資源的閱流量及利用者流量來科學規劃，對館藏區域進行合理布局（如設置紙質檔案庫、特殊載體檔案庫、實物檔案庫、資料庫；珍貴檔案實體，還要安排特殊庫房作為特藏庫），將新館館藏組成一個高效、有序的有機整體，并科學安排館藏出入庫和提供利用的流動路線。既保障館藏檔案安全，又方便利用者，同時維護檔案館工作人員正常工作環境。

　　3、通過室內環境布局體現現代檔案館管理與服務理念

　　確定館藏檔案布局之后，接下來是設計各功能區域的室內布局。要考慮柜架位、柜架距、閱覽桌桌距、工作臺擺放等。要合理利用檔案館有效面積，避免空間浪費。作為全新檔案館，要從利用者視角出發，綜合考慮閱覽室內及其他服務區域的空間感、視覺感、行為感，通過有效家具設計與擺放，最大限度為利用者提供舒適、平和、親切的閱覽環境。

　　同時，還應充分考慮工作人員辦公區域和其他功能區域的室內布局，使其具有可塑性，能根據形勢需要，較容易做出局部調整。在此基礎上，運用auto cad軟件，先繪制出每個樓層的布局平面圖及每個房間的平面效果圖，在現場和圖紙上標明舊址相關各區域、場所及檔案柜架、閱覽桌、工作臺和其他設備的統一編號，以確保搬遷人員能夠迅速準確地找到每一件物品的歸宿，擺放一步到位，節約時間和人力。

　　二、確認新館各項建設指標

　　新館交付使用前，要按照《檔案館建筑設計規范》對新館建設情況進行全面驗收，重點驗收安全、消防及恒溫恒濕系統的設置及質量情況，新機房環境（包括室電系統環境、供電系統環境、供電系統線路情況的確認，各種電壓測量，ups供電系統檢測量），確認每項驗收內容都達到標準要求。

　　三、成立搬遷工作領導小組

　　檔案館搬遷工作必須遵循“統一領導、分工負責、協調配合”的原則，成立搬遷工作領導小組及各區域工作小組，明確職責。

　　領導小組職責：負責組織、策劃本次搬遷的全面工作；討論制定搬遷工作方案并組織實施；協調搬遷工作中出現的矛盾和問題；及時調度搬遷的進程；協調好參與搬遷工作的部隊或搬遷公司在搬運物品時做好物品的防護工作。

　　各區域工作小組及負責人職責：負責區域搬遷活動的指導與組織；負責區域搬遷活動的監督；負責執行搬遷活動工作方案的實施；協助領導小組組長處理在搬遷過程中出現的問題；及時調度負責區域內的搬遷活動的進度；協調做好搬遷過程中物品的防護工作。

　　四、查驗清理館藏與固定資產

　　檔案館搬遷，正是對館藏檔案資源全面查驗、對固定資產進行清理的大好時機�？蓪Πl現與確定的錯庫、錯架、錯類、錯號案卷（或資料）進行校正；通過清理對館藏水平做一次系統、階段性的總結和優化，讓新館在較優基礎上起步。

　　1、清點館藏

　　對檔案資源進行“核賬”，可以利用案卷目錄、分類目錄等對檔案資源逐卷逐冊逐件核對。做到對館藏心中有數，為新館確定柜架份額準備好可靠數據。此項工作量較大，需提前進行。

　　2、館藏整序

　　即檔案資源的有序化，是對館內各檔案庫、資料庫所藏資源進行全面的.整序、歸類、排架、鑒定、剔舊、核銷等工作。在搬遷前將所有未按系統排列的檔案資源，例如柜架緊張時，下架的和“亂架”的檔案、資料等，按檔號（資料編號）統統歸位；對現有檔案資源進行全面檢查、鑒定，剔除過期、到期、無保存價值的檔案資源，卸下包袱，輕裝搬遷。使檔案資源個個“貨真價實”，為那些重要的、利用率較高的檔案資源騰出空間。

　　3、確認家當

　　即按部門清點現有檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產，清理庫房內存放的物品，具體列出應搬遷的設備、物品和損壞、報廢的設備、物品明細，匯總造冊。掌握區域空間柜架特點及其規模。此外，還要明確需要增添的設備、配件等，及時申請。在此過程中，對各固定資產及其位置要有總體認識；對廢舊、損壞的物品要登記去處，提前處理不要物品，不遺留任何問題。

　　4、實施保護

　　搬入新館前對查找出來的問題，根據輕重緩急，逐一解決。主要是對紙質檔案進行除塵、消毒；對“病檔”進行登記，對不規范的檔案進行重新整理或者有重點的搶救性保護措施（如復印原件備查，進行縮微、數字化等）；對特種載體檔案要進行除塵、清潔、干燥等。圖、線纜號圖；對所有關鍵數據（包括程序、數據庫、各服務器的配置參數、操作系統等）進行備份；提早解決各個設備及其線纜、信號燈、液晶顯示屏等存在的錯誤；對網絡設備保潔處理等。

　　五、準確無誤地測定柜架位

　　館藏柜架位的測定是檔案館搬遷過程中重要步驟。由于新舊館合承載量、庫位布局、館藏量均存在差異，故原有館藏各類檔案資源實體需要重新組合和布局，以便更好地利用。為此，必須進行柜架位測定，據此編制《舊館、新館檔案存放對照表》、《新館檔案存放方案》，定位每節柜架。

　　館藏柜架位的測定主要包括測量計算在架存放各類檔案資源實體的實際長度、存放各類檔案資源實體的預留發展空間，要在新館儲存檔案資源實體的各個獨立空間里的檔案柜架上事先標出編號。館藏柜架位測定準確無誤，可節省人力、物力、財力，降低損耗，加快搬遷速度。

　　六、選擇合適的搬遷方法

　　一般搬遷方式：一是打捆、下架、裝箱（裝袋），然后裝入大中型貨運車運送至館藏地，再開箱（袋）、解捆、上架、排序，這種方法比較適合新舊館距離比較遠的檔案館的搬遷；二是打捆、下架、裝車運送至目的地，再解捆、上架、排序，此種方法則適合新舊館距離較近的檔案館的搬遷；三是下架、裝上推車（或其他搬運工具），由人組成傳送帶運送至上架架位，上架、排序，此種方法適用于同一樓層或跨樓層的搬遷。

　　以上方法不足之處：首先，需要有較大的空間有序地排放已經下架的包和捆；其次，無法準確控制館藏實體的排列架位及預留今后發展的架位空間；再次，一旦次序發生混亂，如一捆或幾捆、一包或幾包案卷出現錯誤，整個布局將隨之發生混亂，需要重新排序；第四，整個搬遷過程無法進行有序控制，容易發生亂堆亂放的情況，為后續的工作帶來困難和不便。所以，搬遷過程中應根據實際情況，靈活使用。

　　七、制定詳細的搬遷實施方案

　　搬遷工作應在“人員安全、檔案安全、保密安全”的總要求下，制定詳細、合理、可行的搬遷實施方案，內容包括搬運日期、檔案資源的種類和柜架的類型、數量、搬遷的起始地點、運輸路線等。與此同時，需充分考慮影響搬遷進度的主要因素，估計搬遷工作中可能遇到的問題與難點，包括安保、搬運、通電、天氣問題等，提出解決措施和應急方案，并成立相應工作小組，明確每一道工序，把搬遷工作細化到每個人。

　　八、準備搬遷所需工具及用品

　　主要是指搬遷過程中所使用的運輸工具（如搬運車輛）及打包、搬遷用品（如記號筆、封口膠、紙箱、繩子、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報紙、泡沫等）的準備，為搬遷工作提供物質保障。

　　檔案搬遷方案 7

　　搬遷中的過程控制：搬遷中的過程控制是檔案館搬遷的實質性階段，包括檔案資源及辦公設備搬遷兩大部分。要進行“預搬試驗”，精確計算搬遷全程所需要時間。在驗證此方法可行之后，進行人員調配、戰前動員和說明搬遷注意事項，開始運作，以達到搬遷成本最小化。

　　一、組織調配人員

　　搬遷前期，領導小組要召開由全體工作人員參加的搬遷動員大會，宣布搬遷思路、搬遷方案及各部門、搬遷工作小組和每個人的職責，充分調動積極性，全力以赴投入工作。在搬遷實踐中，全員全程參與，領導小組統一組織和調配人員，責任落實到人。

　　二、檔案資源搬遷

　　1、打捆

　　檔案館在暫停對外服務，告知社會和民眾閉館情況的基礎上，把館藏案卷、資料逐一卸下，貼上印有庫室號、柜架號、全宗號、起止號、盒數（或卷數）、裝箱人等標識的標簽。標簽應不小于捆扎包的三分之二，盡量使用毛筆書寫，用塑料繩捆扎結實并用膠帶封好。同時要把每捆（包、袋）的數據記入“賬冊”，以便遷入新館時把同類的捆（包、袋）放到相應架位旁。打捆質量好，編號質量高，才能保證檔案資源搬運的有序進行。

　　2、搬運

　　搬運主要包括檔案資源出庫、裝車、運輸、卸車、入庫5個環節，可以請武警或專業的搬家公司協助完成。負責檔案資源出庫登記的工作人員要認真記錄檔案資源出庫情況，記錄出庫的是何類檔案，其捆（包、袋）號是多少，以及該車共裝了多少捆（包、袋）案卷。

　　裝車時，要注意按館藏區域順序裝車，保持裝車過程有條不紊。運輸時檔案館要配備專門的押車人員，人要在場并跟車押運，防止車上的檔案資源在運輸過程中掉落下來。卸車時嚴禁“扔包”，防止“散包”、“掉包”，出現問題及時解決；要明確所運載檔案資源的入庫位置，并清點捆（包、袋）數，與裝車時所登記的捆（包、袋）數進行核對，確保準確無誤，然后組織人員把各類檔案資源直接搬運到所對應柜架附近。

　　3、上架

　　把每捆（包、袋）檔案直接“對號入座”，及時上架，不遺留一捆（包、袋），保質保量完成上架任務，避免庫內大倒架及轉庫現象發生。

　　三、固定資產搬遷

　　檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設備、辦公家具等固定資產搬遷的組織過程主要體現在拆卸、裝箱、搬運、安裝等環節上，同樣需要做好科學、周密、細致的設計。

　　1、進行拆卸、整理和保護性包裝

　　各部門對自己管理和使用的、需要拆裝的辦公設備和家具進行拆卸、整理和保護性包裝（如對電腦主機、顯示器和及其他易掉易損部件拆卸，用專用纏繞薄膜進行分類纏繞，確保成為各個獨立的.整體，便于搬運），員工要將自己的私人物品裝箱、封口。

　　2、統一編號、粘貼標示

　　參照平面圖對新址的工作站點在顯著位置貼上統一名稱、編號（此編號一旦確認，有關部門舊址所有的辦公設備和家具統一使用該編號，以便搬運人員能迅速找到搬運過來設備和家具的具體位置，并且擺放在確定位置上，為接下來整理辦公設備提供最便利準備），貴重、易碎物品應特別注明。

　　3、對設備進行分類登記

　　據此制作《舊館、新館辦公設備擺放對照表》。

　　4、根據搬遷前登記冊或《舊館、新館辦公設備擺放對照表》實施搬運

　　這部分工作可以請武警或專業的搬家公司來協助完成。對照事先繪制出的新館各功能區域室內布局平面效果圖，在給定的區間內對號擺放檔案柜架、閱覽桌椅、辦公家具、儀器設備等，盡量做到一步到位。若繼續使用原有檔案柜架等設備，在不影響舊館館藏檔案安全的前提下，須在檔案資源搬運之前完成拆卸遷移并安裝到位。

　　搬遷完畢后，所有物品出舊館和進新館均需要相關負責人簽收確認；各區間搬遷工作小組在其負責人帶領下檢查原辦公室設施是否完好、是否有應搬而未搬的物品、淘汰柜桌是否清空等，關好門窗、水電，打掃好原辦公室衛生，將原辦公室鑰匙交至行政工作部門。搬遷后的整理收尾主要包括上架檔案資源的整理及自動化系統的安裝和調試等。

　　1、檔案資源的整架和細排架

　　在時間短、節奏緊及勞動強度大的狀況下進行檔案資源的搬遷，難免會出現一些問題，諸如：檔案“亂架”。為此，在所有檔案資源上架后，檔案館需專門成立檔案上架檢查小組，按照搬遷前登記的明細逐一檢查核對，對排列有誤的及時抽出使其歸位，并請相關負責人簽收確認。同時，要針對新館檔案的排架情況著手調整每類檔案的架標，以方便查找。

　　2、自動化系統的安裝和調試

　　設備到位后，安裝調試小組成員要及時安裝、檢測并調試網絡設備是否正常運行，為開館做好充分準備。主要是服務器、電腦等設備的安裝和測試網絡是否通暢。根據先總機房、利用者服務部門后其他部門的原則，安裝并調試檔案館的服務器、工作用機、利用者檢索用機以及電子閱覽室的電腦設備等。

　　3、為新館繪制平面導航圖

　　導航圖可以讓初到檔案館的利用者、來訪者能夠清楚了解新館各房間的功能，各職能部門所在位置，盡快熟悉方位。

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