檔案室建設方案

時間：2024-07-28 19:21:52 工作方案

檔案室建設方案

　　檔案室建設方案【1】

檔案室建設方案

　　為進一步推進我局檔案規范化、標準化、科學化建設，爭創省二級綜合檔案室，根據《省機關檔案工作目標管理省級認定辦法》有關規定，結合我局檔案目標管理實際情況和爭創活動的要求，我局決定2011年開展檔案升級達標工作，特制定如下實施方案：

　　一、指導思想

　　以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀為指導，以檔案管理省二級標準為依據，本著“對歷史負責，對現實服務，替未來著想”的原則，進一步加強和規范我局檔案工作。通過爭創活動，全面加強機關管理，提升工作效能。

　　二、工作目標

　　高標準、高質量地完成我局檔案爭創省二級管理水平的目標，促進我局各項工作規范化建設，從而更好的服務于我市交通事業。

　　三、組織領導

　　我局檔案目標認定工作是一項綜合性、系統性工程，必須凝全局之力、聚全局之智，統一部署，分工協作。為加強領導，搞好協調，努力實現檔案目標管理升級，我局決定對原檔案工作領導小組成員進行充實調整，領導小組由沈培興任組長，趙文松任副組長，我局相關科室負責人及檔案員為成員，全面負責檔案升級工作。

　　四、實施步驟

　　為確保我局檔案目標管理升級工作如期完成，將整個工作分為四個階段：動員準備階段、收集整理階段、自檢補差階段和整改驗收階段。

　　第一階段(2月上旬～5月底)：動員準備階段。

　　制定我局檔案工作爭創省二級目標管理實施方案;調整充實我局檔案管理工作領導小組;召開有關人員會議，部署檔案目標管理認定工作。組織小組成員認真學習《中華人民共和國檔案法》等文件，組織到兄弟單位參觀學習，提高對檔案管理升級工作重要性的認識。

　　同時邀請市檔案局指導科老師來我局講授有關檔案業務知識，對我局檔案達標工作進行指導，發現不足和需要改進的地方，及早準備，制定整改完善措施。

　　第二階段(6月上旬～9月底)：收集整理階段。

　　根據檔案類別，實行分塊操作。

　　1.文書檔案。由局綜合檔案室負責，各部門按照要求將本科室業務工作中形成的材料收集整理移交局綜合檔案室，移交時間不得超過2011年5月底。

　　2.綜合材料。大事記、全宗介紹、機構沿革、專題材料的編寫，制度匯編等由交編辦負責，各科室和熟悉本局工作情況的相關同志配合完成，2011年9月上旬交稿。

　　3.會計檔案。由局財務科負責，截止2009年的財務檔案及各年年報電子版，2011年9月底前整理完畢，編制電子案卷目錄交檔案室。

　　4.科技類檔案。由工程科、檔案室負責工程檔案的歸檔和數字化備份。2011年9月底前交檔案室。

　　5.聲像、實物檔案。由各科室、檔案室共同負責，各科室負責整理好本科室的聲像檔案，編目，填寫說明。實物檔案統一移交檔案室，2011年9月底前完成收集整理。

　　因檔案工作繁瑣，信息錄入量較大，決定采取集中整理和分散錄入相結合的方式，各科室要盡力配合，工作分配量化到人，保證按時保質保量地完成工作任務。

　　第三階段(10月上旬～10月底)：自檢補差階段。

　　我局檔案管理領導小組根據《省機關檔案工作目標管理審計認定自檢評分表》進行自檢打分，對自檢中存在的問題進行認真補課。邀請市檔案局到我局指導檔案工作，進行預檢，并根據提出的意見及時落實整改。辦公室負責自檢工作安排及有關材料的準備。

　　第四階段(11月上旬)：申報驗收階段。

　　1.申報。按照省二級標準，組織撰寫申報省二級檔案管理的申請報告、自檢報告(主要包括我局概況，開展檔案工作目標管理的措施及自我評價等)、我局檔案工作基本情況登記表、自我檢查評分表。

　　2.驗收。根據預檢中發現的不足，限期落實整改，在各項工作準備就緒后，最終接受市檔案局的考核驗收。力爭在20**年11月底前達標。

　　五、工作要求

　　(一)檔案目標管理認定工作涉及到我局各科室，僅靠個別科室和檔案員是難以完成的，各科室必須充分認識這次檔案升級工作的重要性，充分發揚團結協作的精神，在人員安排、時間安排、經費投入全力支持下，做到互幫互助，爭取高標準、高質量地完成我局檔案爭創省二級目標任務。

　　(二)解決檔案庫房防磁柜、閱覽室等硬件問題，確保檔案庫房安全牢固，庫房嚴格按照“九防”要求，切實做好防光、防潮、防滋、防蛀、防塵、防水、防盜、防高溫、防污染工作，配齊防磁柜、溫濕度自動記錄儀等必要硬件設備，確保檔案安全無損。

　　根據我局檔案整理進度，對所需要硬件設施的配置及費用支出，由檔案室提出意見報我局領導審定予以安排，為檔案升級達標工作如期完成提供后勤保障。

　　(三)我局檔案目標管理爭創省二級標準的實施，工作任務重，時間緊，要求高，標準嚴，同時也為我們提供了一個迎接挑戰、提高進步的難得機遇。各科室人員都要積極參與，充分發揮各自潛能，盡心竭力協助檔案員做好檔案升級工作，確保順利實現創建任務。

　　檔案室實施方案【2】

　　一、指導思想

　　加強檔案的集中統一管理，保證公司檔案的完整、準確;確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務功能。

　　二、檔案管理工作

　　(一)檔案材料的收集

　　建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限;對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;及時催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺帳管理。

　　(二)檔案的歸檔、立卷與管理

　　依據檔案來源、時間、題目、內容順序分成若干層次和類別進行分類。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件、請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　(三)檔案的保管

　　防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。

　　(四)檔案的鑒定分類

　　從檔案的內容、來源、時間、名稱等方面鑒別檔案的價值，以鑒定量分重點保管和一般保管。重點保管檔案應設立專人專柜保管，并按檔案保管期限分永久、長期、短期三種以確保檔案的價值。

　　(五)檔案借閱、利用工作

　　凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經主管領導簽批后方能調閱。

　　案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。借閱期限不得超過三個星期，到期歸還;如需再借，應辦理續借手續。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。

　　借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

　　本公司內檔案管理的利用方式有：

　　1、提供檔案原件;

　　2、提供檔案復印件;

　　3、提供文獻索引資料。

　　4、檔案管理部門應主動向各部門員工提供公司檔案編研信息服務。

　　三、檔案室工作職責：

　　1、完成文書檔案、聲像檔案、規劃檔案、基建檔案、

　　房產檔案，在每年的規定時間(即每半年)完成檔案的接收(收集)、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、做好室藏建設。一是整理檔案庫房，達到規定要求。二是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫保管。

　　3、開展檔案開發利用工作，辦理借閱與咨詢;積極開發檔案信息資源，為本公司工作服務。

　　4、維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作，對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請公司予以處理，對保護檔案有功者，提請公司給予表彰。

　　5、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字匯編，整理專題匯集、發文匯集等參考資料，收集統計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

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