大學(xué)圖書館檔案管理中存在問題及方法研究論文
一、引言
圖書館檔案作為文獻(xiàn)資源，在圖書館開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)中形成，是經(jīng)過歸檔的文字、數(shù)字、圖表、照片及聲像制品等文件資料，是可反映圖書館的業(yè)務(wù)情況及歷史發(fā)展的原始記錄，更是作為工作人員從事工作過程中所形成的珍貴資料，它記錄并總結(jié)了圖書館過去的工作情況，也是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探索規(guī)律、制定計(jì)劃的重要參考依據(jù)，作為圖書館工作的重要信息組成，擔(dān)負(fù)著為學(xué)校教學(xué)及科研提供智力支持。當(dāng)前高校圖書館的檔案管理工作還存在諸多有待解決的問題，那些陳舊的觀念，早已不適合圖書館工作發(fā)展需要，甚至阻礙了圖書館檔案管理工作，如何切實(shí)加強(qiáng)高校圖書館的檔案管理工作，從而更好地為高校圖書館的管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是亟待解決的重要問題。
二、加強(qiáng)高校圖書館檔案管理工作的必要性
1、有利于民族文化的發(fā)展
圖書館作為高校文化傳播的重要窗口，更是知識(shí)與信息的集散地。高校檔案是民族文化建設(shè)非常重要的組成部分，完善高校檔案管理可為民族文化的發(fā)展提供巨大支持。
2、有助于領(lǐng)導(dǎo)決策
圖書館領(lǐng)導(dǎo)通過參考圖書館所保存的檔案材料，從而可以不斷健全各項(xiàng)規(guī)章制度，有助于圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和制定計(jì)劃。
3、有益于圖書館深化服務(wù)改革
圖書館檔案是在為讀者服務(wù)的過程中所形成的文件資料，這些文件資料能夠?yàn)閳D書館進(jìn)一步深化服務(wù)提供可靠的信息價(jià)值。
三、高校圖書館檔案管理中存在的問題
1、檔案管理意識(shí)淡薄
受傳統(tǒng)觀念影響，許多人并沒有充分認(rèn)識(shí)到圖書館檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案工作是各個(gè)學(xué)院檔案室的事情，與自己的工作關(guān)系不大，所以，主動(dòng)搜集檔案的積極性不高。
2、管理模式相對(duì)落后
很多高校圖書館缺乏統(tǒng)一管理檔案的檔案室，同時(shí)圖書館人力資源配備中缺乏專職的檔案干部，某些高校圖書館把文書檔案劃歸至其他各部門，過于分散的管理模式致使圖書館檔案管理工作不力，致使眾多富有價(jià)值的檔案丟失，難以得到有效利用。
3、缺乏相對(duì)完善的檔案結(jié)構(gòu)
檔案的收集與整理對(duì)于高校圖書館管理工作至關(guān)重要，為了實(shí)現(xiàn)高校圖書館檔案管理工作的高效有序進(jìn)行，需建立一套相對(duì)完善的檔案結(jié)構(gòu)，然而，目前大部分檔案分散、零碎，收集及整理工作難以控制，音像及電子檔案等形式檔案的歸檔更加復(fù)雜，直接阻礙優(yōu)質(zhì)檔案結(jié)構(gòu)的形成。
4、檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平普遍不高
各高校圖書館普遍缺乏專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，該工作通常由其他人員兼任，也僅僅應(yīng)付登記、收藏及保管等常規(guī)性管理工作，而難以實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理，越來越不能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求，再加上檔案管理人員經(jīng)常更換，缺乏專門培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，致使檔案管理工作疲于應(yīng)付。
5、對(duì)檔案價(jià)值缺乏必要的鑒定
圖書館檔案管理人員不夠重視檔案的真?zhèn)渭皟r(jià)值大小，通常將所有檔案文獻(xiàn)存放在一起，沒有通過價(jià)值鑒定來確定現(xiàn)有檔案資源的準(zhǔn)確性，致使圖書館檔案文獻(xiàn)日益膨脹，這給管理工作帶來極大不便。
6、檔案管理工作重藏輕用
各高校圖書館檔案的管理工作普遍存在注重管理、輕視利用的現(xiàn)象，這直接影響到檔案的有效利用，不利于圖書館服務(wù)功能的有效發(fā)揮，容易造成圖書館檔案的閑置與浪費(fèi)。此外，檔案管理人員對(duì)檔案資料缺乏深入開發(fā)，尚未實(shí)現(xiàn)圖書資料與檔案的一體化管理，不利于圖書館檔案資源的有效利用。
四、加強(qiáng)高校圖書館檔案管理工作的有效途徑
1、提高圖書館檔案管理人員的服務(wù)理念與水平隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，眾多新型載體檔案及現(xiàn)代化管理手段的出現(xiàn)，給圖書館檔案管理人員提出更高的要求，在此情況下，作為圖書館檔案管理人員要敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，敢于提出新思路，解決新問題，突破傳統(tǒng)管理模式，不僅要熟悉檔案管理工作的各個(gè)步驟，還應(yīng)該認(rèn)真掌握各門類檔案的管理方法，努力成為一專多能的檔案管理工作人員，切實(shí)提升服務(wù)質(zhì)量，從而自如應(yīng)對(duì)高校改革對(duì)檔案管理工作所提出的新要求。
2、努力實(shí)現(xiàn)圖書館檔案資料的開發(fā)與利用檔案資料的開發(fā)利用是檔案管理工作的最終目的，只有開發(fā)利用各種信息資源，檔案才富有生機(jī)與活力。首先，切實(shí)加快圖書館檔案的信息化建設(shè)，隨著用戶對(duì)信息需求的更加快捷與準(zhǔn)確，檔案管理人員需充分利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案資料實(shí)施深層次的開發(fā)；其次，在圖書館日常管理過程中，檔案管理人員需準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書館各項(xiàng)工作提供服務(wù)；第三，切實(shí)做好宣傳工作，提高資料利用率，使大學(xué)生及教師真正認(rèn)識(shí)圖書館檔案資料的價(jià)值。
3、圖書館檔案管理工作始終要以服務(wù)教學(xué)與科研為目的圖書館檔案在高校教學(xué)與科研工作中具有不可替代的作用，特別是目前以知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為基礎(chǔ)的信息時(shí)代，檔案管理工作更要積極、主動(dòng)地為教學(xué)與科研提供服務(wù)，這就需要高校圖書館檔案管理人員需經(jīng)常關(guān)注教育教學(xué)改革新成就、科研新成果，并根據(jù)教學(xué)及科研發(fā)展實(shí)際需求，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而為教學(xué)及科研工作提供必要的檔案資料，充分體現(xiàn)圖書館檔案管理工作的價(jià)值，促使檔案管理工作獲得高校各部門的認(rèn)同與支持。
4、完善高校圖書館檔案管理模式，提高管理能力信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)各個(gè)高校圖書館檔案管理工作來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。首先，要求檔案管理員需順應(yīng)信息時(shí)代要求，完善管理模式，能夠熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，健全檢索工具，提高檔案的利用效率；其次，各高校需進(jìn)一步加大對(duì)圖書館檔案管理工作的投入力度，配備如掃描儀及檔案柜等相關(guān)硬件設(shè)施，切實(shí)做好檔案的防火、防潮、防霉和防盜工作，盡可能延長(zhǎng)檔案使用壽命。
五、結(jié)語
伴隨著圖書館事業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該現(xiàn)代化、規(guī)范化。各高校需加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，努力開發(fā)新模式、新技術(shù)，積極探索數(shù)字檔案管理方式，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化、自動(dòng)化及網(wǎng)絡(luò)化管理，最大限度地提升高校圖書館檔案服務(wù)水平。
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